鄉鎮檔案管理信息化建設途徑研究

李 燕

（山東省泰安市寧陽縣磁窯鎮人民政府，山東 泰安 271400）

隨著信息技術的發展、通信技術、信息化和數字技術的進步，人民的生活也得到了改善。并帶來了前所未有的快速經驗的人的生活。然而，我們也必須認識到，在向信息社會過渡的過程中，信息管理主體已成為社會中最重要的信息角色，并已成為信息社會中最重要的行動者。因此，必須加快建立信息系統，管理鄉鎮機構檔案的步伐，通過互聯網技術加深對鄉鎮機構檔案信息資源的了解，更好地利用檔案資源并提高其價值。

1 鄉鎮機構檔案管理進行信息化建設的必要性分析

1）檔案管理信息化建設具有其特殊優點。在傳統的企業檔案管理中，很多企業的管理思想比較陳舊，并且企業沒有嚴格審核檔案管理，導致檔案管理工作中不僅會消耗大量的時間，同時也會導致檔案管理的效率低下。在信息化的時代背景下，利用信息化技術對檔案工作進行管理，有利于提高檔案管理工作的效率。真實可靠的檔案在企業的建設與發展中具有重要作用，在檔案管理中加強對信息技術的應用，能夠提高工作效率，為檔案管理人員進行檔案真實性和準確性的查證工作提供時間，促進檔案的優化，保障檔案的真實可靠。

2）檔案管理信息化內容。管理信息化涉及內容比較多，歸納起來主要包含三個方面：（1）將檔案信息資源朝著數字化方向進行調整。（2）加強檔案信息的接收、整理、存儲、使用以及管理各方面信息化程度，讓檔案資料形成電子檔案。（3）構建信息共享機制，提高檔案資源的利用率。

2 現階段我國檔案管理中存在的問題

1）管理設備與管理方式落后。目前，我們的城鎮檔案管理系統在管理和管理方面存在著明顯的缺陷。管理設備的使用主要取決于人工操作，效率和質量沒有得到充分保證。關于管理做法，傳統的檔案管理在很大程度上取決于工作人員的分類、編輯和檢索能力。在查詢過程中，適當的授權和查詢程序是一個負擔，一個小的錯誤可能會造成信息方面的空白，所獲得的信息可能不符合實際需要。

2）檔案管理理念相悖。檔案管理機構工作的主要目的，是將所需要的檔案信息集中保存，以此為企業的日常工作提供便利。而現階段很多檔案管理組織的工作理念與實際相悖，檔案管理類別單一，忽視了檔案管理的系統性和完整性，因此檔案管理的價值得不到體現，檔案管理成為說說而已的無效工作，難以向有關單位提供有用的信息和檔案。

3）管理制度有待完善。目前，缺乏有效的檔案管理系統也是檔案管理電腦化程度無法有效運作的主要原因之一。特別是由于對檔案管理的重視有限，這導致了以下情況：許多政府部門在基層沒有建立系統的檔案管理系統，沒有對檔案管理進行有效的監督和控制。第二，目前，許多基層市鎮的檔案管理系統是以傳統的管理模式為基礎的。隨著檔案管理的信息化程度的提高，這種管理系統已經不能發揮應有的作用，必須進行改革和創新。

3 鄉鎮檔案管理信息化建設途徑

1）加強信息化檔案管理理念。鄉鎮政府要加強對檔案信息化建設的重視，提高檔案信息化建設意識，不斷地進行深入探究，挖掘出更多的信息化資源，加快信息化檔案建設的步伐。鄉鎮政府要本著為人民服務的精神，以百姓的需要為工作準繩，制定在檔案信息化建設當中的目標，增加檔案信息化建設的資金投入，并且成立檔案信息管理人以及相關部門，指派專人負責這項建設工作，從而實現檔案信息化管理建設的目標。鄉鎮政府當中的各個部門還要根據發展的需要，對信息化檔案進行優化，加強檔案的登記以及整理歸納工作，提升檔案資源利用率。

2）建設鄉鎮政府網絡檔案。在城市信息化過程中，首先要系統整理鄉鎮政府檔案，使他們能夠對城鎮檔案進行信息管理。因此，市政當局必須首先建立和及時更新一個城市網站，其內容應與城市政策相聯系。保證信息的準確性，在該網站上創建檔案管理網頁，掃描紙張檔案文件，將其存儲在電腦上，并為其設定類型，這使用戶能夠迅速和準確地在網站上找到相關文件，并使檔案文件更完整。

3）引進專業技術人員。高級技術人員的部署是在城市檔案和檔案管理方面更新信息的一個必要工具，以充分完成任務。檔案管理信息化系統，政府和有關機構應利用一切資源加強建設和培訓檔案信息管理人員，對檔案信息化管理人員進行選拔。為檔案干事提供專門的職業培訓，使他們能夠在日常工作和學習中不斷積累經驗，豐富自己的知識結構，適應新的管理技術和做法，提高自己的專業素質和實際工作技能。在引進技術人員的同時，應綜合利用各種手段留住技術人員，提高檔案管理人員的工資和福利，確保有效和高效的專業人員能夠在地方政府檔案部長期工作，同時避免人才流失。

4）完善檔案信息管理制度。鄉鎮政府檔案資源的管理信息化，對管理環境與管理防范提出新要求，促使檔案管理模式及防范發生新改變。完善檔案管理的制度，是實現管理信息化的基礎保障；在建設檔案管理信息化時，檔案管理要將建設信息化管理作為一項重點工作來抓，結合信息化管理的特征與規律，對管理相關的規章制度進行完善，建立完善的管理制度、考核制度、崗位責任制、監督機制以及激勵機制，明確各個部門及有關人員在信息化建設中的作用與職責，制定信息化管理的標準與要求，促使管理工作朝信息化方向發展。建立完善的制度基礎上，相關部門還需要緊抓落實，并在落實過程中有針對性地進行修繕與補充，確保信息化管理的先進性和科學性，發揮檔案管理在鄉鎮政府管理的作用。

5）落實現代化管理手段。維護管理標準，落實資源共享理念，確保管理方式也能實現有效轉型，圍繞管理項目的重點和關注熱點展開系統化管控，充分踐行網絡化管理以及數據化檔案管理工作的方針政策，滿足信息共享以及共建的管理目標，確保數據管控效果的最優化。另外，在系統化管理工作開展的過程中，也要制定有效的管理策略和準則，保證管理實效性。而在管理軟件的選擇方面，要對軟件自身的規范化運行機制以及通用化管理水平進行集中分析，選擇包容性較好的軟件，提高現代化管理水平。

4 結語

總之，在檔案信息化建設和管理工作中，完善管理體系和管理框架結構十分關鍵，雖然鄉鎮機構檔案管理工作目前正在朝著信息化方向發展，并取得了一些進展。然而，我們也必須認識到，我們在檔案管理方面的工作存在一些缺陷，因此，必須要結合鄉鎮政府自身實況，采取合理有效的建設途徑，從而真正實現信息化管理的目標和要求。