淺析縣級(jí)財(cái)政電子檔案管理與維護(hù)

李合英

（梁山縣財(cái)政局，山東 濟(jì)寧 272600）

1 引言

信息時(shí)代的到來，相關(guān)領(lǐng)域和之前相比存在有較大的突破，檔案亦是如此，之前是紙質(zhì)，現(xiàn)今主要是電子檔案。而且，縣級(jí)財(cái)政檔案也轉(zhuǎn)變成了電子檔案，緩解了檔案的難度，工作效率明顯提升，節(jié)省了諸多人力的投入。但是，過程中還是需要對(duì)縣級(jí)財(cái)政電子檔案的管理和維護(hù)工作加以重視，提升效率，從根本上保證電子檔案信息的完整性和安全性。

2 財(cái)政電子檔案的特點(diǎn)

2.1 存儲(chǔ)量大

小的DVD 光盤就能儲(chǔ)存10G的信息量，不僅可以存儲(chǔ)當(dāng)年的財(cái)政補(bǔ)貼、會(huì)計(jì)等文件和材料，而且未來的工作內(nèi)容都能夠進(jìn)行存儲(chǔ)。基層財(cái)務(wù)工作中重點(diǎn)部分是每年的惠農(nóng)補(bǔ)貼，這項(xiàng)工作的資料比較多，通常包括以下幾個(gè)方面：糧食直補(bǔ)農(nóng)作物種植面積統(tǒng)計(jì)表、農(nóng)民補(bǔ)貼以及農(nóng)戶基本信息資料。

2.2 保存和查找方便

每年在完成工作之后，檔案員需要將信息導(dǎo)出，保存三份，預(yù)算、惠農(nóng)補(bǔ)貼會(huì)計(jì)將導(dǎo)出的數(shù)據(jù)中自己需要的部分進(jìn)行刻錄，存留在會(huì)計(jì)手中做好保存工作，然后會(huì)計(jì)手中的其他數(shù)據(jù)需要進(jìn)行整合，在光盤中刻錄，將其放置在縣財(cái)政局和財(cái)政所檔案室中保存。

3 縣級(jí)財(cái)政電子檔案的優(yōu)勢(shì)

3.1 工作效率高

縣級(jí)財(cái)政檔案中，之前一直都是紙質(zhì)版，所以，很多檔案工作都需要人工完成，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，縣級(jí)財(cái)政檔案的內(nèi)容明顯增加，單純的依靠紙質(zhì)檔案的方式已經(jīng)不能滿足縣級(jí)財(cái)政檔案工作的需要。人為的管理方式效率比較低，也很容易出現(xiàn)失誤，在時(shí)代淘汰是必然趨勢(shì)。現(xiàn)今，電子檔案開始代替了傳統(tǒng)的檔案管理方式，成為主流。電子檔案主要是指通過電子信息的形式將需要保存和歸檔的資料錄入到計(jì)算機(jī)信息數(shù)據(jù)庫中，和紙質(zhì)檔案錄入相比，工作量明顯減少，工作效率極大的提升，錯(cuò)誤的概率也明顯減少。

3.2 信息儲(chǔ)存量大

縣級(jí)城市的發(fā)展，檔案資料明顯增加，縣級(jí)財(cái)政檔案需要錄入的信息明顯增加，巨大的工作量，如果還是使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，會(huì)出現(xiàn)疏漏，進(jìn)一步造成信息不完整，但是電子檔案的出現(xiàn)巧妙的解決了該問題。不管是文字亦或是影像等都可以在電子檔案數(shù)據(jù)中存儲(chǔ)，一個(gè)計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)庫軟件就能實(shí)現(xiàn)，確保了財(cái)政檔案的完整性，也減少了資源的浪費(fèi)。

3.3 操作便捷

處理電子檔案通過一個(gè)計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)庫軟件就能實(shí)現(xiàn)，兩者的功能較為全面，不管是增減、修改資料，亦或是查找等，都能夠使用計(jì)算機(jī)中的功能，簡(jiǎn)單快捷，這樣不只是提升了工作效率，而且節(jié)省了時(shí)間。

3.4 拓寬服務(wù)領(lǐng)域

縣級(jí)財(cái)政電子檔案記錄著縣級(jí)財(cái)政部門收集的財(cái)政信息，目前，社會(huì)的迅猛發(fā)展，檔案工作也需要滿足時(shí)代發(fā)展的需要，拓寬范圍，電子檔案的運(yùn)用，能夠有效的拓寬范圍，收集財(cái)政資料的速度明顯加快，而且也能夠?qū)崟r(shí)做好共享和查詢工作，之前單一和被動(dòng)的查詢已經(jīng)開始朝著多元和主動(dòng)的方向發(fā)展。

4 縣級(jí)財(cái)政電子檔案管理和維護(hù)的舉措

4.1 規(guī)范電子檔案管理機(jī)制

不管是何種管理機(jī)制下，要想促進(jìn)管理工作的有序開展，都和管理機(jī)制的合理和規(guī)范有著密切的聯(lián)系，電子檔案管理亦是如此。事業(yè)單位建立電子檔案管理機(jī)制可以聯(lián)系單位的工作內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行調(diào)整，在過程中，作為管理者可以學(xué)習(xí)單位對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的具體規(guī)定，制定針對(duì)性的管理手段。需要注意的是，電子檔案的管理機(jī)制需要詳細(xì)說明檔案錄入和保存方式，形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)需要嚴(yán)格的落實(shí)到位。另外，作為事業(yè)單位還需要建立起完善的監(jiān)督機(jī)制對(duì)管理人員的日常工作加強(qiáng)監(jiān)督，制定完善的獎(jiǎng)懲機(jī)制，這樣不僅能夠建立起完善的約束機(jī)制，減少互相推諉情況的發(fā)生，而且檔案管理中處理問題的速度還會(huì)明顯加快。

4.2 加強(qiáng)電子檔案全程化管理

電子檔案全程化管理是在無紙化辦公的基礎(chǔ)之上形成的，信息時(shí)代，加強(qiáng)電子檔案的全程化管理如果只是想將傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)勢(shì)保存下來是不夠的，作為管理者還需要不斷創(chuàng)新，探索出新的電子檔案的管理方式，希望能夠更好的促進(jìn)檔案管理工作的有序開展。為了能夠?qū)崿F(xiàn)這一目標(biāo)，作為檔案管理人員需要對(duì)電子檔案的管理加深了解，明確其具體的定義。在電子文件形成初期，要加強(qiáng)管控，盡可能的保障原始材料的完整性，避免在加強(qiáng)電子檔案管理過程中出現(xiàn)不利于單位發(fā)展的不良影響；其次，雖然電子檔案是檔案部門管理的，但是在過程中，所使用的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不應(yīng)該是檔案部門選擇，應(yīng)該是檔案部門從技術(shù)部門選擇的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)中找到較為成熟的部分，然后再由使用單位負(fù)責(zé)甄選，過程中，存在有缺陷的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，作為檔案管理部門嚴(yán)禁使用，這樣才能提升電子檔案的管理水平。

4.3 電子和紙質(zhì)檔案三備份制

電子信息技術(shù)的發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化技術(shù)也有了較快的發(fā)展，對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息的要求也明顯提升。會(huì)計(jì)電子檔案的出現(xiàn)，極大的便利了檔案的使用和管理，但是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)存在有病毒和信息被盜取的情況，這些都不利于檔案管理工作的開展，為了能夠?qū)⒉涣加绊懡档阶畹停M可能的保證電子檔案的安全性，作為工作人員在實(shí)際的工作中，需要實(shí)現(xiàn)電子和紙質(zhì)檔案同時(shí)保管的形式。單位內(nèi)部每個(gè)會(huì)計(jì)都要拷貝出每個(gè)月的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，復(fù)制到移動(dòng)硬盤中，進(jìn)行備份，年底需要將比較重要的電子文件進(jìn)行整理，將重要部分刻錄成光盤，形成電子檔案，電子文件還需要形成紙質(zhì)版，紙質(zhì)版需要做好分類保管，刻錄好的光盤也需要上交一份到市里的財(cái)務(wù)局保管，這種屬于多重保險(xiǎn)，減少了檔案資料丟失的可能性。

5 結(jié)束語

綜上所述，建立在時(shí)間的基礎(chǔ)之上，本文深層次的分析了管理和維護(hù)縣級(jí)財(cái)政電子檔案的有效舉措，有關(guān)工作人員，需要建立在此基礎(chǔ)之上，加深認(rèn)識(shí)，提升電子檔案管理水平，提升電子檔案的管理質(zhì)量，為縣級(jí)財(cái)政部門更好的開展工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。