企業檔案管理信息化建設的思考

黃 瓊

（平頂山市地方煤礦安全技術培訓中心，河南 平頂山 467000）

在進行現代化的信息數據管理是基于管理的背景，企業可以從檔案收集和整理的角度入手，并且做好檔案資源的開發和利用。對于企業來說，企業的目光不可局限于企業的檔案單純管理，更加需要對檔案的利用方法進行合理的分析，使檔案能夠真正意義上的促進企業發展，為企業做出各種決策提供可參考的數據支持。本文中簡單針對數字管理模式進行分析探討了基于知識檔案的企業檔案管理，信息開發和利用方法，旨在為我國現代化的企業管理工作開展相應的指導。

1 企業檔案管理信息開發和利用的主要內容

1）建立完整的檔案數據庫和知識網絡。檔案信息開發和利用想要保證質量，其中的基礎設施建設極為重要，而這也是開展我國管理信息開發和利用的必要條件，其中涉及的內容必不可少。數字化基礎建設是開發利用檔案信息和信息技術應用的基礎，其核心涉及的內容為檔案信息網絡，這也是保障我國企業能夠進行有效的檔案保存與傳輸的必要手段。其中的軟件內容包含現代市場上應用較為廣泛的各種有專業軟件開發商所開發的檔案管理軟件，而硬件內容則包含企業的各種電腦以及數據庫等。

2）收集足夠量的檔案信息。信息資源發展對于我國經濟和社會發展來說，是一個十分重要的戰略組成部分，而在進行檔案管理是其中涉及的內容也較為復雜，這對于我國的檔案信息開發和利用建設來說，也是一項十分重要的任務，是各個管理信息開發和利用能否取得實際效果的關鍵，其中涉及的檔案信息資源包含我國地質管理中的人力資源和物理資源等，涉及的信息也較為復雜，相關工作人員需要意識到其中存在的差異和特點，選擇合適的管理方案，這樣才能有助于使我國企業檔案管理管理信息開發和利用更為完善。

3）建立基于管理的檔案開發標準以及規范標準。檔案標準與規范建設是建立現代化檔案信息建設的一個主要方向，其中涉及的內容較多，包含電子信息的歸檔和電子檔案管理的多項內容，而為了保證其質量相關工作人員需要意識到其中存在的問題。檔案資料的管理包含的步驟較多，而每一個步驟均有可能發生問題，其中包含檔案的資源識別、掃描、儲存以及查詢使用等多個方面。

2 強化企業的檔案管理信息開發和利用的對策

1）做好檔案信息開發和利用的整體規劃工作。想要保證檔案管理信息開發和利用管理工作能夠發揮其應有的作用，工作人員首先需要了解企業在建設與工作時的主要發展方向和目標，并對其進行有效的調查論證，使相關工作能夠符合企業的實際狀況，并且建立可行性的長遠管理計劃，在企業中形成規模化的網絡管理模式。再進行大數字化的應用建設時，一定需要做好相應的管理工作，注重系統的整體實效性考慮系統在開展過程中是否能夠支持運輸部門的信息服務目標。檔案的數字化規劃是一個較為復雜并且繁瑣的過程，涉及的內容與地質有極高的關聯度。這是由于企業中的各個單位在日常工作中都會產生大量的數據，需要相關工作人員對其中存在的問題進行分析，并且在確認檔案的合格性和真實性后方可進行后續的數字化錄入。所以這就需要一整套完整的信息規劃體系，使檔案管理工作符合不同單位的實際工作需求。

2）做好檔案的管理模型轉換。想要有效提高檔案管理信息開發和利用并且與傳統的紙質檔案相交融，就需要將紙質檔案合理轉化為數字化數據，并且在企業內部建立完整的數字數據庫。檔案的數字化主要是指應用先進的技術手段，將企業檔案傳統的物質載體形式。例如在進行管理時，檔案需要以知識資源論來進行分析，將其中的各種無效的資源進行有效地排除，或者是將大量無效的資源進行統計后將其轉化為具有意義的可分析數據。

3）強化檔案管理工作的教育以及認知。在進行管理時，而在進行檔案管理室工作人員的人事檔案管理應當由管理人員直接開展，并不可單純依賴數字化資料，所以需要對管理人員進行進一步的優化管理人員在日常工作中不僅需要具備良好的專業素養，還需要具備高度的責任感，在工作時保持嚴謹的態度，而企業內部也需要對工作人員的綜合素質進行培養，使檔案管理工作成為相關工作人員的重要使命和責任，強化其工作意識。

除此之外，在進行現代人力資源隊伍的建設時，涉及的不僅僅是現有隊伍的管理，更重要的是需要積極在社會上吸納更多的優質人才使具有高度電子化和數字化技術的人才參與到紙質檔案的管理工作中，這樣能夠使紙質檔案的轉化效率得到提升，并且還能有助于保障檔案管理的真實性。檔案管理人員更加需要樹立大數據以及云計算的思維方式使紙質檔案在錄入為電子檔案時通過云管理的方式來進行優化，一方面能夠有助于使檔案的管理以及質量得到提升，另一方面也能夠通過網絡化的方式對其進行管理，這樣能夠有助于保障紙質檔案調用的實時性。

4）建立完善的管理制度。在進行相關的條例和制度建設時，工作人員需要借鑒國內外的先進管理經營業，尤其是需要對已經歸檔的源氏檔案進行管理一系列的管理工作，需要嚴格按照規章制度進行，這樣能夠保障信息的完整性和原始性。如果某一類的電子檔案具有保密需求，并且需要長期保存，需要設置完整內容的紙質文件，作為備份異同進行歸檔，需要設置相應的密碼建立安全的保密體系，只有這樣才能夠使文件的安全性得到保障，同時工作人員和維護人員需要做好定期的計算機系統維護，避免黑客攻擊或者病毒入侵而導致文件丟失或者泄露。

5）注重企業檔案的管理人才培養以及設備升級。大數據背景下管理人才的培養工作十分重要，企業內部的人事檔案管理人員需要不斷更新自身的認知體系和管理理念，接受現代化的大數據信息培訓活動。企業內部需要注重網絡技術人才的專業化培養，檔案在進行管理時，如果需要進行傳統和現代化的轉變，有效的人才支持是必不可少的，并且我國的企業檔案管理部門還需要做好設備的升級，可以在社會上引入網絡專業和計算機專業的優秀人才，并且注重檔案管理設備的進一步提升，這對于檔案管理工作的順利開展來說有積極的效果，檔案管理人員還需要在業余時間做好自身知識與技能的學習。而在開展現代化的檔案管理，是工作人員需要具有十分專業的信息，網絡知識和檔案管理知識，還需要具備二次處理技術、信息挖掘技術以及網絡專業知識。

3 總結

對于檔案管理工作來說，企業在開展一系列的資料應用時，需要了解自身的實際狀況，并且基于管理的要求，開展相應的探索了解，在進行檔案管理時，應當如何強化自身的知識觀念，建議選擇一種合理的方式創建知識共享的企業檔案管理模式，形成一體化的管理體系，使情報和檔案管理能夠得到有機地融合，將企業的信息收藏中心轉變為知識創新中心時，企業在經濟時代以管理的角度不斷發展。