探析人事檔案管理面臨的問題及解決對策

雷宇晶

（齊齊哈爾市新聞傳媒中心，黑龍江 齊齊哈爾 161005）

1 人事檔案管理中存在的問題

1.1 人事檔案管理內容質量較低

隨著互聯網信息的發展與我國人事制度的不斷完善，人事檔案管理工作的重要性日漸突出，面對新時代的人事檔案管理工作，我國不斷提高人事檔案管理工作的有效性，但在人事檔案管理工作不斷提高的過程中，當代企業人事檔案管理工作收集的檔案材料質量不高。許多企業中對干部人群的檔案材料收集較為集中，對普通群眾的檔案材料收集較少。人事管理工作需要豐富企業人力資源的內容，需要對全體員工的資料進行完善的收集，提高人事檔案管理工作的效率。當代大部分企業中人員流動性較強，許多企業的人事檔案管理沒有隨著人員的變動及時進行更新，補充新材料，許多人員的檔案材料只能反映人員過去取得的成績，對最近的工作情況記錄較少，不能為企業篩選優秀的員工提供有效信息，降低企業工作效率。在部分企業中，人事檔案資料的記錄缺乏真實性，對員工的個人資料審查不夠嚴格，導致檔案管理工作的落后與消極。

1.2 人事檔案管理意識落后

隨著社會的進步與科技的發展，當代許多企業將互聯網技術應用在人事檔案管理工作中，但在部分企業中仍然使用較為傳統的手工操作方式，這樣的工作方式效率較低，與社會的發展已經不相適應。在我國部分企業中由于經營利潤有限，人事檔案管理設備不足，信息技術不能與人事檔案管理工作有效結合，提高企業人事檔案管理工作的效率。在部分企業中雖然人事檔案管理工作配備了一些管理設備，但在實際的工作中，許多人事檔案管理者不能很好地利用機器設備，提高人事檔案管理效率。在人事檔案管理工作開展的過程中，信息技術的使用可以有效提高企業的工作效率，完善傳統人事檔案管理工作帶來的不足，只有將人事檔案管理工作的內容不斷與時代相結合，才能進一步提高當代企業人事檔案管理的有效性。人事檔案管理網絡平臺的構建可以有效提高人事檔案的真實性與具體性，為企業進行人才篩選時提供有力幫助。

1.3 人事檔案管理方式不適應時代變化

我國當代就業制度的不斷調整，為人事檔案管理工作的開展帶來了新的挑戰，無論在工作意識還是工作方式上都需要不斷更新。傳統的人事檔案管理大多采用多頭管理制度，人事檔案過于分散，缺乏統一的管理平臺，甚至許多企業中對人事檔案的管理較為松懈，經常出現檔案丟失等情況。多頭檔案管理制度將人事檔案分散化，不利于檔案管理人員明確責任，降低檔案管理工作的效率。社會中職業的多樣性要求當代人事檔案管理工作更加具體，但傳統的人事檔案管理分類較為單一，許多人員的檔案并未形成系統的種類，無法反映不同種類人員的詳細信息，并作為人員分類的參考。許多企業中對人事檔案管理工作的開展按照傳統方式照搬，沒有結合企業的實際情況增添適合員工的內容，檔案管理工作對企業人員的選拔不能產生有利幫助。

2 人事檔案管理中問題的解決對策

2.1 提高人事檔案材料質量

人事檔案管理工作主要為收集相應的人才信息，企業的管理層需要意識到人事檔案管理的重要性，強化檔案管理工作意識。面對當代社會中的人才，企業需要建立良好的人事檔案管理工作制度，提升人事檔案材料的真實性與有效性。人事檔案管理工作人員需要積極宣傳檔案管理工作帶來的優勢與長處，提高企業人事檔案管理工作的地位，將企業員工的檔案材料及時進行更新與補充，促使企業人事檔案的內容為企業的建設提供內在支持。人事檔案材料需要反映出當事人的真實情況與個性化特點，在工作中的成就與事物也需要進行記錄，確保個人資料的完整性。企業中的員工都會對企業的發展貢獻力量，即使職位較低的員工檔案也需要及時記錄與更新，基層員工的工作往往更能體現出企業發展的整體水平，對企業的發展具有重要作用。

2.2 增強人事檔案工作人員工作意識

面對傳統人事檔案管理工作出現的問題與漏洞，當代人事檔案管理需要進行完善，提高自身的工作意識，建立適當的工作思想。多頭式的管理降低了人事檔案管理的責任制度，企業需要將多頭人事檔案管理制度進行轉變，強調人事檔案管理工作者的責任明晰，節省不必要的人力物力。集中的人事檔案管理可以便于企業對人員資格的審查，提高人力資源工作的有效性，實現人事檔案管理工作規范化。人事檔案管理在企業中的劃分需要結合企業的實際情況適當更改，做出最利于企業應用的分類方式，提高人事檔案管理工作有效性。

2.3 建立時代化的檔案管理工作方式

社會的發展與科技的進步促使各企業人事檔案管理一體化，將信息技術與人事檔案管理相結合是時代發展的必然要求，面對新的信息技術，企業中人事檔案管理工作人員需要不斷提高自身的綜合能力與專業能力，將信息技術與人事檔案管理相結合，提高檔案管理工作的有效性。在信息技術與人事檔案管理結合的過程中，工作人員也需要加強對個人檔案的保護，避免個人信息的泄露對當事人造成不良的影響。先進的方法與先進的工作手段都會促使企業人事檔案管理工作的進一步提高，開發更多的人力資源，適應社會的發展需要。