創新檔案管理理念實現檔案管理信息化

何 偉

（中國資源衛星應用中心，北京 100094）

在信息時代的檔案管理中，使用分析和歸納方法可以更好地滿足檔案管理需求。在經濟的不斷發展中建立創新型檔案管理職能，提高檔案管理的作用大大加強了檔案管理對于政府的重要性。

1 信息時代的檔案管理中的重要作用

在經濟低迷時期，檔案管理除了可以提高經濟效率外，還可以改善和增強組織的競爭力并加快經濟發展速度。除了提高經濟發展效率外，重點還應放在提高整體效率，促進競爭內容與社會工作之間的融合以及確保將先進技術應用于適當的管理中。對于檔案的創新型管理有利于完成工作，樹立積極的政府形象，促進業務發展和可持續發展并提供內在動力。政府的檔案管理對于員工的要求很高，只有合格的員工才能確保良好的檔案管理發展并提供良好的支持。檔案管理滿足這些要求的同時通過最大化經濟利益促進可持續檔案管理發展。

2 檔案管理信息化發展現狀

中國當前檔案管理過程將信息化在實際業務中進行應用以確保檔案管理的質量和效率。因此，檔案管理中心需要開發相關的信息系統來提高數據和文件的管理進程。隨著檔案管理深度的增加，實際的信息化應用程序的開發也取得了長足的發展，并逐漸集中于實際使用和管理。在信息化在檔案管理的應用過程中檔案信息管理系統將改善檔案管理效率。除此之外信息化的實際管理會促進檔案管理的深度發展。目前中國正處于從檔案管理原始化向檔案管理信息化過渡的狀態。但是目前的信息化管理功能較弱，這意味著它的功能尚未充分開發。此外，由于政策和計劃對相關產業的影響，一些檔案管理中心對信息技術還沒有足夠的了解，尤其是如何有效地將信息技術與檔案管理中心管理人員整合需要進一步研究。因此，相關國家，政府和檔案管理中心工作人員應了解先進的信息技術，以迅速區分相關數據，最大程度地改善實踐操作可行性。通過信息化的數據庫搭建，檔案管理中心工作人員可以訪問特定案件和相關文件。數據庫對于建立一支稱職的團隊和改善工作績效非常有幫助。在新時代，基于信息化的檔案管理管理軟件不僅可以改善檔案管理工作績效，而且可以使員工工作效率大幅度提高。

3 中國檔案管理存在的問題

1）資料收集不夠全面。目前，在檔案管理活動中，檔案管理人員通常沒有完全理解文件收集的重要性。儲存數據的過程以及與檔案有關的數據管理過程不被數據收集管理人員理解，在檔案的整理過程中應當意識到具體資料的排序等問題也十分重要。

2）信息化建設存在一定不足。現階段中國各個行業（尤其是檔案管理行政處）的檔案管理通常側重于科學化和規則化研究。另外，在其他檔案管理中產生的各種數據信息也可以為檔案管理中心的正常運轉提供一定的參考數據。當前，我國的信息化建設質量正在逐漸影響檔案管理中心的管理。因此，通常在計算機的幫助下完成檔案管理中心管理過程時，管理功能不僅高效化，而且在信息服務方面也具有非常出色的表現。但是，應用程序本身仍然存在問題，例如文件內容的定義不夠清晰，內容不完整以及復雜的分類。此外，檔案管理系統尚未完全開發，并且存在硬件故障將嚴重破壞信息化管理系統的正常運行。

4 信息時代的檔案管理的新方法

1）提高檔案管理意識。適當的檔案管理職能可以幫助簡化檔案管理的規劃和使用。在檔案管理發展中政府要注意結合現實的信息時代檔案管理環境、建立良好的檔案管理模型并且遵循經濟發展的規則，并在強大的檔案管理環境中高效地建立檔案管理團隊。在發展檔案管理的過程中，重要的是建立基礎設施，擴大檔案資源并建立強有力的檔案管理流程。除控制風險外，還必須準確預測檔案管理項目以確保檔案管理的合理性。此外，必須建立在政府環境內的良性檔案管理模式。在檔案管理領域，需要精心設計檔案管理活動，以確保檔案管理人員使用合理的檔案管理方法來提高檔案管理的質量。

2）構建檔案信息一體化管理模式。由于檔案管理中心的日常管理是復雜多樣的，并且其管理系統非常復雜化，因此，重要的是要注意將片段引入信息管理系統以促進檔案管理發展。為了節省能源和財務資源，我們需要提高收集的數據的質量和數量，以便它們可以創建最佳的信息流，從而幫助建立高效，高質量的數據庫。此外，檔案管理中心需要解決信息技術方面的不足，并對其設計需求進行廣泛的研究。這就要求適當的檔案館繼續促進網絡發展進程，并加強對計算機和其他活動的管理。為了成功建立整合的治理模型，真正的領導者還必須具有最高的素質，并且他們的知識和技能必須不斷提高以順應時代的發展。

3）檔案管理中心各部門整合優化。當前，中國大多數檔案管理中心在開發信息管理系統時，它們通常會分別處理檔案所有者檔案信息管理和其他信息。該系統主要包含一個完整的存檔和一個具有各種功能的數據庫。例如，信息部門負責檔案所有者文件數據的管理和統計，而整個文件系統則控制每個檔案管理中心檔案的檔案管理以及導入和相關描述。他們既獨立又有和諧的關系。因此，經常可能會數據重復，這會消耗大量的能量，金錢和資源，從而大大增加了檔案管理中心信息管理的成本。此外，由于大多數檔案管理中心都設有多個檔案，因此文件數據量極其復雜，其中包括大量的檔案，記錄和財務信息。此類工作在數據構建中是不可避免的。因此，受影響的檔案管理中心應加強根據情況進行規劃和思考的能力，以盡可能改善不同檔案數據之間的合并和擴展文件數據并最大程度地減少流動數據，從而顯著節省費用檔案管理中心收入。

4）檔案創新發展在服務過程中秉持以人為本的理念。我國一貫秉持以人為本的核心理念。檔案創新發展的建設有利于黨在人民群眾中以人為本理念的貫徹和落實。在檔案創新發展工作的開展中，使人民加強對黨和國家的理解，提高黨在人民心中的形象，提高黨與人民一家親的程度。在工作的開展過程中要求檔案創新發展相關工作人員以全心全意為人民服務作為基本的工作原則，為人民群眾在日常工作過程中盡可能提供幫助。無論是基層檔案管理中心居民的內部工作還是由檔案創新發展牽頭組織的相關工作，檔案創新發展檔案管要給予相應資料以及信息。檔案的管理關系到基層檔案管理中心群眾的具體信息采集工作，務必做到高效，準確。

5）加強人才隊伍建設。管理基層檔案的部門應該創建最好的團隊并最大程度地提高工作成功率。邀請學者描述和教授與各個學科相關的科學，并不斷更新和發展知識體系。評估增強了學習和提高團隊建設效率的能力。高質量培訓的效果是可以提高信息化檔案管理的應用。良好的人才隊伍培養效果可以反饋到檔案創新發展建設中去，有效地避免了工作人員因為自身思想落后或者技術能力不達標導致的工作紕漏。

5 結束語

當前，檔案管理和數據建設的改善需要結合檔案管理中心實際環境采取科學的措施，這將為中國檔案產業的發展創造有利條件，同時也將促進檔案業更好的發展下去。