如何提高廣電基建檔案管理水平研究

侯麗紅

（承德廣通信息網絡有限公司，河北 承德 067000）

檔案是記錄人們的歷史和經歷的真實資料，通過閱讀檔案，可以了解一個人的過往經歷和當前實際情況，還能夠了解未來發展方向。而廣電基建檔案指的是對工程設計、施工以及工程管理等方案的記錄，通過廣電基建檔案能夠了解工程建設的詳細過程。所以，廣電基建檔案對于工程項目的創新和發展有著極其重要的作用和影響。但是，在當前廣電基建檔案管理過程中存在諸多問題，需要我們將其解決，才能夠有效提高廣電基建檔案的管理質量和管理水平。

1 廣電基建檔案管理的作用和重要性

1.1 提高基建工程的管理質量

廣電基建檔案是在基建工程項目管理和活動當中直接形成的圖表、文字以聲音視頻等材料，這也是對工程建設最真實、最全面的記錄，是廣電工程日后改建、維修、擴建和使用等方面的重要參考依據[1]。在廣電基建檔案當中包括施工的準備、施工的管理和監督以及施工結束后的驗收等內容。在施工的準備階段需要有土地勘察設計文件、建設用地文件、工程造價文件、工程招標文件、工程投標文件以及工程施工合同等；在施工的管理和監督當中需要包含監督管理計劃；質量檢測記錄以及監督管理報告等；在施工過程當中，需要有裝修工程資料、設備設施安裝工程資料、施工檢測報告、工程質量保證資料以及土建工程資料等；在施工結束的驗收階段，需要有竣工驗收報告、竣工驗收圖紙、工程結算以及各個環節當中的工程照片等。廣電行業具有專業性較強，技術含量較高等一系列特點，所以通過廣電基建檔案能夠充分反映出工程質量和工程管理水平。

1.2 促進廣電行業的可持續發展

在廣電基建工程建設過程中涉及諸多相關管理部門和工作人員，同時這項工程還具有工期長、耗資大以及專業面廣等一系列特點，這是一項極其復雜且龐大的工程，需要多個部門和相關工作人員的相互配合、相互協調[2]。在廣電基建工程建設過程中，忽略檔案資料的重要性是檔案管理過程當中極其嚴重的問題，單資料的隨意擺放容易導致檔案丟失和缺損，丟失以后再去補救會浪費大量的物力和人力，而且補救過程也極其繁瑣。在廣電基建工程使用過程中，一定會遇到修整、改造和重建等一系列問題，而原來的工作人員也不會一直在同一個崗位工作，新上任的工作人員對廣電基建工程了解不夠充足，這時就能夠充分發揮出廣電基建檔案的作用和重要性。因此，提高基建檔案管理水平，能夠有效促進廣電行業的進一步發展。

2 當前廣電基建檔案管理當中存在的問題

2.1 忽略了廣電基建檔案管理的重要性

在廣電基建工程建設過程中，相關管理人員更加注重工程的施工進度和施工質量，對廣電基建檔案和資料沒有充足的認識，忽略了廣電基建檔案的重要性，從而導致檔案資料損壞和丟失，這給檔案資料整理工作帶來了巨大的困難。例如，某地區的廣電專用樓是由當地政府部門與其共同建設的，但是由于在建設過程中忽略了檔案資料的重要性，而且在工程施工過程中，各個部門沒有進行主動溝通和交流，導致工程結束后才發現缺少大量的工程檔案資料，此時再去尋找資料，需要耗費大量的物力和人力，而且有些資料也難以彌補，從而造成工程交工時間延后，影響基建工程的使用。

2.2 廣電基建檔案管理人員專業能力不足

當前大部分廣電檔案管理工作人員都較為年輕，沒有充足的檔案管理經驗，在收集檔案資料時，不知道哪些資料應該及時收集，通常都是采用坐等收集的方法，對于一些未及時上交的資料，也沒有進行積極催促[3]。在廣電基建工程建設過程中，由于人員的流動性較大，所以在發現問題時想要解決已經非常困難，這種情況容易導致廣電基建檔案資料缺失，嚴重影響廣電基建檔案管理水平和管理質量。

2.3 廣電基建檔案管理標準存在差異

由于廣電基建工程較為龐大，施工過程極其復雜，各個部門的管理制度和管理理念都各不相同，而且基建工程和基建檔案管理都具有較強的專業性，檔案管理人員和工作人員對企業專業知識和專業技能互相不夠了解，直接導致檔案管理工作的標準存在一定差異，而且檔案的內容格式和質量等都不夠規范，從而給廣電基建檔案管理工作帶來較大的困難。

3 提高廣電基建檔案管理水平的措施

3.1 加強對廣電基建檔案管理制度的重視

廣電基建檔案管理工作當中涉及諸多部門，其中包括設計單位、監督管理單位、施工單位以及建設單位等，由于部門眾多，所以管理起來較為困難。首先需要提高各個部門對檔案管理的重視程度，大力宣傳檔案管理的重要作用和重要性，而且還需要派專門的工作人員到施工現場進行廣電基建檔案資料的收集。而且還要建立科學合理的答案管理體系和管理制度，通過這一制度對相關施工人員、檔案管理人員和施工單位等進行統一管理。除此之外，如果出現提交檔案資料不全面的情況，那么，相關管理人員可以采用不結算、不簽字等處理方式，要求提交全面的檔案資料，以此來確保廣電基建檔案的完整性，從而提高廣電基建檔案管理水平。

3.2 提高廣電基建檔案管理人員的綜合能力

近些年來，我國社會經濟和科技發展迅速，使我國檔案管理工作也變得逐漸現代化，對檔案管理工作人員也提出了新的標準，這就要求檔案管理工作人員不斷學習，提高自身的專業能力和專業水平[4]。因此，檔案管理工作人員需要定期參加相關培訓和講座，提高對我國相關政策的認識和了解，而且還要根據培訓和講座內容及時與公司員工進行交流和溝通。除此之外，檔案管理工作人員也需要切身投入到工程建設當中，參與工程設計的每個環節，與其共同討論，準確掌握工程的進度和工程建設的質量，只有這樣才能夠做好廣電基建檔案資料收集和整理工作，從而有效提高廣電基建檔案管理水平。

3.3 采用信息化管理

隨著我國科技的發展和進步，信息技術已經應用于各個行業當中，其中廣電基建檔案管理行業也不例外。將信息技術應用于廣電基建檔案管理當中，能夠運用數字信息資料代替紙質資料，大大降低了檔案資料的丟失概率。除此之外，將信息技術應用于廣電基建檔案管理當中，還能夠有效提高檔案的查找效率和使用效率，降低檔案管理工作人員的工作難度，從而有效提高廣電基建檔案管理水平和管理 質量。

4 結束語

總體而言，檔案是記錄一個人歷史經歷的重要載體，在人們的生產和生活過程中具有極其重要的作用和意義。而廣電基建檔案能夠有效記載廣電行業從創立到發展的整個過程，對廣電行業來說具有重大價值。所以要提高廣電基建檔案的管理水平和管理質量，以此來確保檔案的準確性和完整性，從而促進廣電行業進一步發展。