淺談房地產工程項目竣工檔案的管理工作

蔡 東

（福建省永安市建設檔案館，福建 永安 366000）

在房地產工程項目檔案管理中，需將竣工檔案管理作為重點?，F如今，房地產工程項目銷售政策不斷調整，透明度越來越高，開放商在交房時所具備的基本條件透明度比較高，同時，有些部門規定開發商只有在獲得竣工備案證明后，才能夠實施交房，同時竣工備案部門需移交合格的竣工資料。因此，在房地產項目建設管理中，必須加強竣工檔案管理。

1 房地產工程項目竣工檔案管理的特點和難點

房地產工程項目需一次性完成建設，因此，竣工檔案管理也具有一次性特征。房地產工程項目組織具有臨時性特征，通常情況下，項目建設者和使用者不同，二者對于房地產工程項目的關注點也有一定區別，建設者關注工程項目施工質量、安全、工期控制，而使用者則關注房地產工程項目的使用功能以及各類裝置使用性能。對此，在竣工檔案管理中，應高度重視使用者的實際需求，同時還應確保能夠滿足項目建設目標中竣工檔案管理的具體要求。因此，為了提高房地產項目竣工檔案管理水平，必須重點關注上述特點以及難點，高度重視竣工檔案管理的重要環節，制定完善的竣工檔案管理體系，提高房地產項目竣工檔案管理效率，充分發揮竣工檔案的應用價值[1]。

2 房地產工程項目竣工檔案管理的重點

2.1 重點環節

為了保證竣工檔案的完整性，首先需加強檔案資料收集管理，制定完善的檔案收集管理辦法，確定檔案收集責任人以及所需收集的檔案內容。在形成檔案時，對所收集的檔案文件進行整理，保證竣工檔案的完整性。

2.2 重點內容

在房地產工程項目竣工檔案管理中，重點內容主要包括房地產項目初步設計方案、施工圖設計方案、設計驗收記錄、竣工圖紙、設計變更、工程項目可行性研究報告、質量驗收報告、安全分析報告等。

3 房地產工程項目竣工檔案管理中的常見問題

3.1 檔案形成過程管理不當

國務院以及建設部已制定《建設工程質量管理條例》以及《房屋建筑工程和市政基礎設施工程竣工驗收備案管理暫行辦法》，在房地產工程項目建設中，建設單位、施工單位均必須提高竣工檔案管理意識，并采取有效的檔案收集、管理方式。現如今，我國建筑行業發展迅速，但是部分建筑企業缺乏竣工檔案管理意識，部分單位檔案管理人員責任意識比較差，在房地產工程項目竣工時沒有完整竣工檔案收集整理，不利于對項目進行及時驗收，導致檔案移交延后。

3.2 無法保證檔案資料的真實性

在房地產工程項目建設中，部分建設單位在竣工檔案管理方面沒有建立健全完善的管理體系，在檔案資料編制中，沒有全面了解施工現場實際情況，檔案資料不完整。部分檔案資料僅能夠應付交檔，在檔案收集整理中沒有做到與項目建設同步進行，無法保證檔案資料的完整性以及準確性，在竣工驗收過程中，竣工檔案與項目建設成果不符，無法全面的反映出房地產工程項目建設實際情況。

3.3 竣工檔案移交不及時

房地產工程項目建設規模大，資金投入量大，導致部分建設單位、施工單位、建筑材料供應商以及施工技術檢測部門之間出現拖欠工程款的問題，有些單位之間將檔案資料作為交換條件，因此在歸檔中資料不完整，歸檔所需時間比較長，不利于及時對竣工檔案進行立卷以及歸檔。另外，在房地產工程項目竣工檔案收集管理中，如果更換檔案管理人員，則所保存的檔案資料分散，在項目竣工驗收階段，不能在規定時間內收集完善的檔案，導致竣工檔案收集管理難度 增加[2]。

4 房地產工程項目竣工檔案管理問題的產生原因

4.1 檔案管理意識薄弱

在房地產工程項目竣工檔案管理中，部分企業缺乏檔案管理意識，在竣工檔案管理中所投入的人力、物力等資源比較少。另外，檔案管理制度優化速度比較慢，在企業內部對于檔案管理的重視度比較低，無法保證竣工檔案管理水平。

4.2 管理模式較為落后

與發達國家相比，我國在房地產工程項目竣工檔案管理方面有所欠缺，導致房地產工程項目竣工檔案管理模式落后?？⒐n案管理內容與工程建設目標不符，同時與管理體系也不符，而在信息化時代，信息技術對于各行各業的影響較大，在房地產項目竣工檔案管理中，如果沒有合理應用信息化技術，依然采用傳統的管理方式，則不利于促進檔案管理水平的提升。

4.3 竣工檔案管理人員綜合素質偏低

在房地產工程項目建設全過程中，會產生大量檔案資料，因此，在竣工檔案管理中，對于檔案資料嚴謹性以及準確性的要求比較高，對此，檔案管理人員必須提高檔案收集整理意識，提高檔案管理操作技能。然而，部分房地產工程項目竣工檔案管理人員專業技術水平比較低，而在檔案管理團隊中，也缺乏專業的技術型人才，部分檔案工作人員沒有經過專業的培訓教育，無法熟練掌握檔案管理流程，導致在檔案管理中容易出現偏差。另外，部分檔案管理人員職業素養水平偏低，對于竣工檔案管理的重視程度比較低，在檔案管理中，僅對工程項目施工數據信息進行收集和整理分析，無法保證檔案資料的真 實性。

4.4 檔案歸檔要求不清晰

在房地產工程項目竣工檔案歸檔工作中，要求嚴格依據國家所指定的規章制度，同時根據房地產工程項目建設實際情況，對歸檔要求進行優化調整。但是，很多企業在房地產工程項目歸檔工作中，沒有制定明確的要求，比如，對于歸檔基本內容、分類、時間等均未作出明確規定，不利于對竣工檔案進行編制管理。

4.5 基礎檔管理工作不扎實

房地產工程項目檔案管理是檔案歸類的基礎工作內容，要求保證真實性以及規范性。但是，很多企業在竣工檔案管理中，缺乏檔案質量控制意識，導致很多資料不能充分發揮其應用價值，同時檔案管理人員工作難度比較大。另外，房地產工程項目竣工檔案中的文字內容比較多，缺乏圖片和視頻資料，這類檔案欠缺真實性以及有效性，因此應用價值比較低。除此以外，在房地產工程項目施工過程中，所收集的工程資料不完整，在對檔案資料進行后續檢查時，很難保證檔案資料質量與實際工程施工質量的一致性。

5 房地產工程項目竣工檔案管理優化對策

5.1 樹立正確的案管理意識

為了提高房地產工程項目竣工檔案管理水平，首先需提高對于竣工檔案管理的重視度。在竣工檔案收集管理中，適當增加人力資源和物資，為檔案管理的順利進行奠定基礎。另外，還應以可持續發展眼光，將檔案管理滲透至企業內部管理中，加強竣工檔案管理宣傳教育，提高員工對于檔案管理的重視度，積極配合檔案資料收集和整理工作，促進竣工檔案管理水平的提升。

5.2 創新檔案管理模式

現如今，現代化經濟體系不斷發展，在房地產工程項目竣工檔案管理中，以往的管理模式已逐漸暴露出很多弊端，無法適應企業管理創新實際需要。對此，可學習并借鑒國外先進的竣工檔案管理模式，并綜合考慮企業發展方向、房地產項目建設要求、竣工檔案管理人員專業技術等因素，對檔案管理模式進行優化調整，確保竣工檔案管理模式符合實際需要。另外，在房地產工程項目竣工檔案管理中，還應積極應用先進的信息技術、網絡技術、計算機技術等制作電子檔案，提升竣工檔案信息化管理水平，為企業穩定發展奠定基礎。

5.3 提升管理人員能力水平

在房地產工程項目竣工檔案管理中，必須不斷提高檔案管理人員專業技術水平，根據崗位要求選擇適宜的檔案管理人才，確定檔案管理團隊中各項人才缺少種類以及數量，據此進行針對性招聘，另外，還可與各大高校、政府人力資源部門加強人才培養體系建設。另外，定期組織竣工檔案管理人員參加專業技術培訓以及思想意識培訓教育活動，使其能夠明確自身工作職責和任務，提高對于竣工檔案管理的重視度，要求其在日常工作中不斷學習新型檔案管理技術，掌握竣工檔案管理流程，提高檔案管理高效性。

5.4 歸檔流程規范化管理

為了提高房地產項目竣工檔案管理效率，要求制定完善的規范化管理流程。在房地產工程項目建設中，部分建筑企業沒有高度關注竣工檔案收集管理工作，在檔案編制中，沒有對檔案信息的全面性和準確性進行檢查，導致部分檔案資料不符合相關標準，檔案交付時間延長。因此，在房地產項目建設中，建筑企業必須提高檔案管理意識，制定完善的歸檔流程，同時確定檔案管理人員具體的工作職責，根據相關規章制度以及檔案管理流程，做好檔案資料收集、整理、分類以及保存管理。

5.5 做好基礎的案管理工作

為了充分發揮房地產工程項目竣工檔案的應用價值，必須嚴格依據相關標準和規范做好基礎檔案管理工作。首先，在竣工檔案收集、整理以及保存中，必須嚴格依據規范化管理制度和流程，確定施工單位的施工職責，在不同施工階段，均需組織專門的檔案管理人員負責檔案資料收集以及保管工作。其次，在檔案管理中，不僅需收集紙質檔案，同時還應收集附屬電子檔案圖片檔案以及影像資料，在房地產工程項目建設中，在對部分隱蔽工程進行質量驗收時，需將圖像資料作為依據。另外，在竣工檔案的編制過程中，需保證檔案有2份以上，在項目竣工驗收階段，即可將工程檔案資料作為重要依據。最后，在檔案文件管理中，在收集原始文件后，需簽字確認，檔案管理人員需明確自身工作職責、法律責任，保證檔案資料的完整性以及真實性[3]。

6 總結

綜上所述，本文主要對房地產工程項目竣工檔案管理工作優化對策進行了詳細探究。在房地產工程項目質量控制、成本造價管控中，竣工檔案資料均是十分重要的管理內容，因此，建筑企業必須高度重視竣工檔案管理工作，對傳統的檔案管理模式進行優化調整，組織檔案管理人員加強技術培訓，掌握歸檔流程，促進房地產工程項目竣工檔案管理水平的提升。