自然資源檔案的特點(diǎn)及管理工作實(shí)踐路徑思考

宋金偉

（山西省汾陽市自然資源局，山西 汾陽 032200）

自然資源管理部門在開展各項(xiàng)工作的過程中，會(huì)留下很多重要的檔案資料，這些檔案資料包括文字資料以及影像資料等等，對自然資源管理工作具有非常重要的作用，如果這些檔案資料出現(xiàn)缺失、損壞等現(xiàn)象，將會(huì)給自然資源管理工作造成嚴(yán)重不便，因此應(yīng)該針對自然資源檔案的實(shí)際特征進(jìn)行深入分析，進(jìn)而采取針對性地管理措施，保證自然資源檔案的完整性。

1 自然資源檔案的特點(diǎn)

1）長期性。很多自然資源檔案都需要長期進(jìn)行妥善管理，一些檔案資料需要經(jīng)過大量的時(shí)間才能編制完成，而長期性也正是自然資源檔案的主要特點(diǎn)之一。例如在農(nóng)村土地資源管理工作中，工作人員開展工作時(shí)不僅僅要對各項(xiàng)資料進(jìn)行嚴(yán)格審查，同時(shí)由于土地資源管理工作直接關(guān)系到農(nóng)民的實(shí)際利益，因此工作人員在核查資料的基礎(chǔ)上，還需要開展一系列的勘察測量工作，然后還要進(jìn)行準(zhǔn)確的計(jì)算，在此過程中，測量和計(jì)算會(huì)經(jīng)歷很長的時(shí)間，并且會(huì)留下大量的檔案資料，檔案管理人員想要切實(shí)做好檔案整理、歸檔等工作，也需要長時(shí)間對資料進(jìn)行收集整理，由此可見，自然資源檔案具有長期性特點(diǎn)。

2）易變性。在自然資源管理工作中，涉及地籍管理等工作環(huán)節(jié)，地籍管理檔案是國土資源檔案中的重要組成部分，檔案數(shù)量十分龐大，并且這些國土資源檔案涉及的內(nèi)容十分復(fù)雜，具有很強(qiáng)的易變性。例如在國土資源檔案管理工作中，一些地籍檔案與人們的生活和工作存在緊密聯(lián)系，如今社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展較快，人們生活和工作的變動(dòng)也較為頻繁，因此地籍檔案的變化也較多，剛歸檔不久的檔案資料，可能在短時(shí)期內(nèi)就會(huì)出現(xiàn)變化，此時(shí)相關(guān)檔案就要進(jìn)行更新，進(jìn)而保證地籍檔案的準(zhǔn)確性，由此可以看出，自然資源檔案具有易變性特點(diǎn)[1]。

3）重復(fù)性。與原來的國土資源部門相比，目前自然資源部門的職能更加豐富，因此檔案資料數(shù)量也更多，自然資源部門在開展各項(xiàng)工作時(shí)，不同工作項(xiàng)目在工作內(nèi)容方面有時(shí)會(huì)存在重合的現(xiàn)象，在這種情況下，不同工作項(xiàng)目產(chǎn)生的檔案資料會(huì)存在一定的重復(fù)性。例如在土地資源管理工作中，土地審批過程中往往需要查閱該塊土地涉及的各項(xiàng)資料，由于不同工作項(xiàng)目的檔案資料存在重復(fù)性，因此可能有很多工作項(xiàng)目的檔案資料都涉及該塊土地，這樣一來，土地審批過程中就需要廣泛收集該塊土地涉及的各項(xiàng)資料[2]。

4）時(shí)效性。自然資源部門在實(shí)際工作中，需要解決海域資源以及土地資源利用過程中出現(xiàn)的糾紛，在處理海域糾紛、土地糾紛以及礦產(chǎn)糾紛的過程中，自然資源部門需要廣泛查閱各項(xiàng)檔案資料，將檔案資料作為解決糾紛的有力依據(jù)，在此過程中，很多檔案資料都具有一定的時(shí)效性，因此在解決各類糾紛時(shí)，工作人員需要充分考慮到檔案資料時(shí)效性，這樣才能科學(xué)的解決糾紛。

2 自然資源檔案管理工作的現(xiàn)狀

1）創(chuàng)新意識有待提高。自然資源部門組建之后，檔案管理人員面臨的檔案資料數(shù)量更多，并且檔案資料的種類也更加豐富，因此檔案管理人員面臨著很大工作難度。由于受到傳統(tǒng)工作模式的影響，一些檔案管理人員未能及時(shí)創(chuàng)新工作方法和工作理念，這就導(dǎo)致檔案管理人員在開展工作時(shí)效率不高。自然資源檔案與其它一些檔案不同，自然資源檔案所記錄的內(nèi)容十分廣泛，而且需要進(jìn)行長期記錄，因此自然資源檔案管理人員的工作量較大，如果不能積極創(chuàng)新工作思路，自然資源檔案管理工作的效率很難提高[3]。

2）信息化程度有待提高。目前信息化技術(shù)的普及和應(yīng)用，給自然資源檔案管理工作帶來了很大便利，同時(shí)也對檔案管理人員的專業(yè)水平提出了更高要求，就目前來看，一些自然資源檔案管理人員在信息化技術(shù)操作方面還存在不足，不能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)設(shè)備以及現(xiàn)代化辦公軟件，這就在很大程度上降低了自然資源檔案管理工作的質(zhì)量和效率。除了工作人員專業(yè)水平的原因之外，導(dǎo)致自然資源檔案管理工作信息化程度偏低的另一個(gè)主要原因，就是自然資源部門信息化設(shè)備不夠完善，如今信息化、智能化設(shè)備的應(yīng)用越來越廣泛，但是在自然資源檔案管理工作中，信息化設(shè)備尚且不夠完善，這不僅影響檔案管理工作的信息化程度，同時(shí)也降低了自然資源檔案管理工作的實(shí)際效率。

3 自然資源檔案管理工作的措施策略

1）創(chuàng)新工作思路。自然資源部門日常工作中涉及的檔案資料數(shù)量很多，檔案種類也比較復(fù)雜，檔案管理人員的工作量較大，因此想要切實(shí)做好自然資源檔案管理工作，就一定要積極創(chuàng)新工作思路和工作方式。例如，應(yīng)該將人工收集整理資料的模式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊占@樣可以提升自然資源檔案管理工作的效率和質(zhì)量。還可以將影像多媒體檔案于文字檔案相互結(jié)合，從而代替單一的文字檔案，降低檔案管理人員的工作強(qiáng)度，提高工作效率，節(jié)約檔案管理人員的時(shí)間和精力。此外自然資源部門內(nèi)部各部門之間應(yīng)該保持信息通暢，各部門之間應(yīng)該積極進(jìn)行溝通，這樣有利于確保檔案資料的完整性，也可以促進(jìn)檔案管理工作的工作效率。

2）加強(qiáng)工作人員的教育培訓(xùn)。自然資源部門要加強(qiáng)檔案管理人員的教育培訓(xùn)，幫助檔案管理人員掌握現(xiàn)代化工作方法，通過定期開展培訓(xùn)活動(dòng)，不斷提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，一些自然資源檔案的保密級別較高，因此要增強(qiáng)檔案管理人員的保密意識以及自律意識、責(zé)任意識。另外自然資源檔案管理工作的工作量較大，因此要增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)能力，提高檔案管理人員分析鑒定、立卷、著錄等工作的質(zhì)量和效率。

3）加強(qiáng)信息化建設(shè)。自然資源部門應(yīng)該通過技術(shù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員信息化技術(shù)操作能力，使檔案管理人員能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)設(shè)備以及各類辦公軟件，同時(shí)應(yīng)該努力完善信息化設(shè)備，從硬件條件以及軟實(shí)力方面增強(qiáng)檔案管理工作的信息化程度，實(shí)現(xiàn)部門之間、地區(qū)之間的信息共享，強(qiáng)化資源整合，這樣一來，就能夠在很大程度上提高檔案信息查詢的速度，提高自然資源部門檔案管理工作的實(shí)際效率。主要注意的是，在信息化建設(shè)過程中，一定要高度重視網(wǎng)絡(luò)完全等問題，自然資源檔案具有保密性，因此要合理運(yùn)用各種網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，確保檔案信息的安全性。

4）完善管理體系。自然資源檔案管理工作離不開體制保障，只有建立完善的管理體制，才能使自然資源檔案管理工作有據(jù)可依。然而就現(xiàn)階段來看，我國的自然資源檔案管理工作還缺乏完善的制度標(biāo)準(zhǔn)，這就導(dǎo)致檔案資料在數(shù)量和內(nèi)容方面存在一定的隨意性和盲目性，也使得檔案管理工作中容易出現(xiàn)遺漏等現(xiàn)象，因此以后要加強(qiáng)體制建設(shè)，明確各部門的職責(zé)，建立各部門合作機(jī)制、責(zé)任機(jī)制，建立統(tǒng)一的制度標(biāo)準(zhǔn)，為檔案管理工作提供保障。

4 總結(jié)

自然資源管理工作中涉及的檔案資料非常多，因此檔案管理工作面臨著很大的工作量，在檔案整理、歸檔等環(huán)節(jié)中，檔案管理人員往往需要投入大量的時(shí)間和精力，如果不能高質(zhì)、高效完成檔案管理工作，將會(huì)影響自然資源部門其他工作的順利進(jìn)行。本文在此分析了自然資源檔案的特點(diǎn)及管理措施，希望對相關(guān)工作有所啟示。