檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用研究

劉霞云

（山東省曹縣磐石街道辦事處社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心，山東 菏澤 274400）

1 引言

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國(guó)在醫(yī)療事業(yè)上同樣取得了非常重大的進(jìn)步與成績(jī)。同時(shí)，我國(guó)在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)上也不斷引入了許多的方法與相應(yīng)的醫(yī)療設(shè)備，以便于醫(yī)療事業(yè)的蓬勃發(fā)展。醫(yī)院作為一種“服務(wù)類”行業(yè)，并且醫(yī)院各類人員流動(dòng)是非常大的，其與當(dāng)下大多數(shù)企業(yè)一樣：進(jìn)行相應(yīng)的“檔案管理”是一種必要舉措，對(duì)醫(yī)院本身尤其醫(yī)院的管理者而言是非常重要的。而當(dāng)下許多醫(yī)院在檔案管理模式上仍采用的是傳統(tǒng)意義上的檔案管理模式。傳統(tǒng)的檔案管理模式對(duì)醫(yī)院的人員管理等方面雖具有一定的意義，但隨著社會(huì)的發(fā)展與人類社會(huì)的不斷進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理模式中存在的一些問題是不是適宜醫(yī)院在管理模式上繼續(xù)應(yīng)用的。

2 醫(yī)院在檔案管理上所出現(xiàn)的問題

2.1 檔案管理方法趨于落后

首先，醫(yī)院中的檔案管理類型主要有以下三類檔案管理類型：即“人事檔案、病例檔案以及文書檔案”三類。而醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理的過程中需要針對(duì)不同類型的檔案進(jìn)行不同的部門的分類管理：人力資源管理部門主要負(fù)責(zé)對(duì)人事檔案進(jìn)行管理；醫(yī)院的檔案室負(fù)責(zé)文書檔案的管理；關(guān)于病歷檔案的管理工作則主要由醫(yī)務(wù)處的病案室負(fù)責(zé)相應(yīng)的管理。然而，醫(yī)院各類人員有流動(dòng)性大、密度高以及人員復(fù)雜混亂化等特點(diǎn)，再加上當(dāng)許多醫(yī)院會(huì)與許多的醫(yī)學(xué)類院校進(jìn)行相應(yīng)的合作。因而，醫(yī)院的人員檔案更加復(fù)雜。但目前許多醫(yī)院仍采用的是利用人力資源對(duì)檔案進(jìn)行管理。醫(yī)院的各類人員檔案是非常多并且非常復(fù)雜的，采用人工對(duì)檔案進(jìn)行管理容易出現(xiàn)對(duì)檔案整理錯(cuò)亂或者檔案分類不明確的相關(guān)問題。因此，醫(yī)院在檔案管理的方式方法上是需要“另辟蹊徑”的。

2.2 檔案管理人員欠缺專業(yè)能力

醫(yī)院的工作人員是非常豐富的，且許多醫(yī)院在創(chuàng)立之初會(huì)設(shè)立許多部門，相應(yīng)地嗎，也會(huì)招來許多的人力資源。尤其對(duì)于利用傳統(tǒng)模式：即采用人工對(duì)檔案進(jìn)行管理的部門，對(duì)于人力資源的需求更是非常需要的。因而，醫(yī)院對(duì)這類部門會(huì)招聘更多的人力資源。但也因?yàn)檎衅傅娜肆Y源過多，會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院在檔案管理上出現(xiàn)人力資源過剩以及人力資源缺乏相應(yīng)的檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)與專業(yè)素養(yǎng)。因此，致使醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)效率低下，錯(cuò)誤率低的問題出現(xiàn)。因而，醫(yī)院在檔案管理模式的人員的聘用上應(yīng)該提高標(biāo)準(zhǔn)與要求。

2.3 醫(yī)院檔案管理機(jī)制不健全

其實(shí)，當(dāng)下許多醫(yī)院并不重視醫(yī)院在檔案管理方面的相關(guān)工作，因而導(dǎo)致了檔案部門的管理無法得到及時(shí)準(zhǔn)確的相應(yīng)指導(dǎo)，從而也導(dǎo)致檔案管理工作開展時(shí)容易出現(xiàn)相應(yīng)的問題以及一些管理漏洞，以至于醫(yī)院無法有效地將檔案管理應(yīng)用到臨床工作當(dāng)中去。其次，醫(yī)院在監(jiān)督考核工作上缺乏相應(yīng)的機(jī)制，獎(jiǎng)罰機(jī)制也非常欠缺，從而導(dǎo)致檔案管理人員缺乏對(duì)工作的積極性[1]。這些問題導(dǎo)致了醫(yī)院未能建立健全檔案管理制度，影響了醫(yī)院工作的效率與進(jìn)度。

3 促進(jìn)醫(yī)院檔案管理改革與應(yīng)用的措施

3.1 改進(jìn)檔案管理方式

當(dāng)下是科學(xué)技術(shù)與信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代，現(xiàn)下許多行業(yè)都利用了相應(yīng)的科學(xué)技術(shù)投入到相關(guān)的工作中去。醫(yī)院也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)于醫(yī)院采用的那些傳統(tǒng)的檔案管理模式，如：采用人工收集、整理與檢索檔案等的這些模式在隨著醫(yī)院檔案內(nèi)容的不斷增加，這些模式是不適用的。“電子檔案”具備極大的容量，并且丟失風(fēng)險(xiǎn)比較低，能保存的時(shí)間很長(zhǎng)，最主要的是其在文檔檢索上變得更加容易，有效運(yùn)用電子檔案的是非常有用且有效的。因而，醫(yī)院可以采用“構(gòu)建檔案信息化管理平臺(tái)；其次對(duì)于以往的紙質(zhì)檔案內(nèi)容，可通過掃描的方式保存電子檔案”的方式進(jìn)行檔案管理，這個(gè)方式有利于醫(yī)院做好查詢權(quán)限管理，防止檔案泄露。

3.2 加強(qiáng)檔案管理工作人員的能力提升

首先，對(duì)于醫(yī)院自身與醫(yī)院管理者來說：?jiǎn)T工的專業(yè)能力是非常重要的。員工的專業(yè)能力在很大程度上可以促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)工作的順利開展，有利于提高醫(yī)院相關(guān)工作的效率。其次，對(duì)于工作人員來說：提高自身的專業(yè)能力以及自己的崗位相關(guān)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)是非常重要的，提高自身的專業(yè)素質(zhì)以及專業(yè)素養(yǎng)，對(duì)自己的生活方面以及自己的社會(huì)價(jià)值都有很大的推動(dòng)作用。因此，醫(yī)院自身在招聘相應(yīng)的檔案管理工作人員時(shí)，應(yīng)制定相應(yīng)的高標(biāo)準(zhǔn)，高要求；其次，對(duì)于已在醫(yī)院進(jìn)行檔案管理的工作人員，應(yīng)定期組織相應(yīng)的檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)；再者，檔案管理相關(guān)工作人員也要定期且不斷地積極參與醫(yī)院組織的相關(guān)培訓(xùn)并且要不斷去學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)知識(shí)，以便于檔案管理工作的開展與順利運(yùn)行。

3.3 完善醫(yī)院檔案管理機(jī)制

上文提到“醫(yī)院在監(jiān)督考核工作上缺乏相應(yīng)的機(jī)制，獎(jiǎng)罰機(jī)制也非常欠缺，從而導(dǎo)致檔案管理人員缺乏對(duì)工作的積極性。這些問題導(dǎo)致了醫(yī)院未能建立健全檔案管理制度，影響了醫(yī)院工作的效率與進(jìn)度。”因此，醫(yī)院在檔案管理部門的職責(zé)分配上要做好明確的分工與考核并且建立明確的獎(jiǎng)懲機(jī)制，促使各部門及相關(guān)員工做到各司其職，各盡其職，不斷提高員工對(duì)工作的積極性[2]。

4 結(jié)語

當(dāng)下很多醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)仍采用的是傳統(tǒng)的檔案管理模式，而隨著社會(huì)的進(jìn)步與不斷發(fā)展，一些傳統(tǒng)的管理模式容易導(dǎo)致醫(yī)院出現(xiàn)“檔案管理方法趨于落后；檔案管理人員欠缺專業(yè)能力；醫(yī)院檔案管理機(jī)制不健全。”問題的出現(xiàn)。因此，醫(yī)院應(yīng)采用相應(yīng)的措施比如：“改進(jìn)檔案管理方式；加強(qiáng)檔案管理工作人員的能力提升；對(duì)傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行改革；完善醫(yī)院檔案管理機(jī)制。”來改革醫(yī)院檔案管理模式，以便于醫(yī)院更好地將檔案管理模式應(yīng)用的醫(yī)院工作中。