建立家庭檔案的幾點做法和體會

陳洪花

（濰坊市濰城區檔案館，山東 濰坊 261021）

如何建立家庭檔案，家庭檔案的保存技巧，充分發揮家庭檔案應有的作用，是我們當前需要認真研究的課題。筆者結合平時業務指導和個人實踐，就家庭檔案的建立談幾點看法。

1 高度重視家庭檔案

將建立家庭檔案作為家庭平時的一項任務確認下來，要對建立家庭檔案的意義有一個深刻的認識：這是記錄歷史、保存美好生活瞬間、促進人文交流、維護家庭權益的重要方法。

1）通過建立家庭檔案，有利于培養良好的生活習慣。在家庭檔案的編制過程中，要求人們詳細記錄日常生活中的各項細節內容，督促自己形成健康的生活習慣以及生活作風。根據家庭檔案進行家庭環境管理，能夠有效促進家庭生活管理質量的提升。

2）通過建立家庭檔案，有利于增強家庭文化氛圍。有助于家庭成員相互教育，相互激勵，培養有所作為，奮發向上的精神，可以提高人們的維權意識，增強保護法律憑證的自覺性，可以為家庭注入文化氣息，提升家庭文化品位，讓家庭更文明、更和諧，生活更溫馨，在家庭環境中營造良好的文化氛圍，提高家庭成員文化水平。

3）通過建立家庭檔案，有利于保障合法權益。家庭檔案中包含的重要憑證資料和文字材料，比如收款收據、醫療資料、房產證明、借款借據等等。其中，對疾病等方面的記載，不僅對疾病治療、心理的調適有一處，且為下一代避免父輩的疾病提供相應的參考依據。另外，通過對各類資料進行收集和整理，能夠證明維護家庭成員的合法權益。

2 具體做法

家庭檔案是在家庭環境中，所有成員在日常生活中所不斷積累的，能夠反映出家庭中各個成員的日常工作、生活、成長過程等，是十分關鍵的憑證，因此，在家庭檔案的建立過程中，需將家庭作為基本單位，將家庭中的所有成員作為組成元素。家庭檔案大體可以分成綜合類、相互交往類、證件類、房屋設備類、健康心理類、榮譽類、理財類、照片（音像）類等等，鑒于這種建檔思想，我們對文檔人員進行業務培訓的同時，并就家庭檔案的建立進行了試點嘗試，現就區文化局陳老師一家建檔做法介紹如下：

陳老師是濰城區文化局兼職文檔人員，今年39歲，丈夫就職于濰坊市奎文區政府，女兒13歲，在濰坊中學就讀，婆婆在一集體企業退休，公公在區教育局退休，全家五口生活在一起，只有一套房，我們選擇這個家庭進行試點，其一，陳老師工作認真細致，熟悉文檔知識；其二，家庭成員齊全，三世同堂且成員各有特點，有一定代 表性。

1）收集材料。材料收集齊全是我們檔案工作者經常提到的，也是建立家庭檔案成敗的關鍵，對此，陳老師憑著家庭主婦的優勢，把存放在家庭里的文字、實物、照片等都進行了大清理，收集了大量的零散的家庭檔案。問題的關鍵是一些重要的、涉及個人隱私的材料就難以收集，如婆婆關于家庭存款情況，女兒的書信。一貫支持檔案工作的丈夫也起了疑問，在陳老師工作難以進行，甚至不想建檔的情況下，我們及時與陳老師溝通，把收集材料集中到公共的、有益的、平時起作用的，如個人的各種獎狀，全家都愿意往外拿，詳細介紹在獲得各個獎狀時的場景，據此開展教育活動，提高教育質量，關注生活中的細小事件，全家對建檔認識有了很大的提高，都自覺的把能存的依據憑證放好，等陳老師來拿。目前，陳老師已收集反應財產檔案5份，證件檔案20件，說明書檔案35件，個人履歷檔案5份，健康檔案5份，照片檔案230張，榮譽檔案13份，成果實物檔案6件。

2）分類歸檔。根據以家庭為全宗，家庭成員為類別，按不同載體，方便保管利用的原則進行了分類。

家庭綜合類。與各個家庭相關的各類載體均具有較高的保存管理價值，屬于綜合類型，包括族譜、家譜、家電、家庭戶口本等，對于在某個家庭成員明顯，但是屬于全家所有的房產、汽車等，也可歸入至綜合類中。

個人檔案類。陳老師的個人檔案包括陳老師的個人簡歷、工資條、個人榮譽、學歷證書、醫院體檢表格、與朋友同學間的往來信函等，再如丈夫的個人檔案，包括他的個人簡歷，任職情況，個人身體情況，交友活動記錄等。婆婆、公公、女兒的個人檔案，都按照每個人的情況收集材料，記錄其每個人的各種活動情況，比如女兒從小就有照片，陳老師就單獨建了女兒照片冊，從照片就直觀的看到女兒的13年來的成長。

3）整理編目。在對各類材料進行詳細分析后，可對不同材料進行分類處理，同時還需根據不同材料的形成時間進行排序，對于形成時間比較早的材料，可排列在前面。在對各類檔案進行編號時，陳老師應用文書蓋章形式，首先對所有文件材料進行排列，然后在所有材料的固定位置蓋章，并據此做好編號。然后，根據檔案分類形式進行排列，制定完善的檔案目錄，檔案目錄中需記錄材料的類別、題目、頁碼等，并增加備注。對于盒號，可采用鉛筆進行填寫，并根據件號順序進行分類，將所有檔案裝入至檔案盒中統一管理。

4）電子歸檔。將以上的卷宗資料在保存完整的同時，利用掃描設備，將圖片、紙質資料、學歷證書、戶口資料等等，按照順序全部掃描成電子檔案，對所有檔案進行分類儲存，讓實物資料和電子檔案相互印證，強化了檔案的完整性和查閱檔案的便利性。另外，對家庭中的電子照片、視頻資料、語音信息等資料進行歸類整理，分別儲存，讓家庭的美好記憶成為檔案，隨時瀏覽、翻看。

3 幾點體會

1）根據實際情況建立家庭檔案宜。在業務指導中我們發現，建立家庭檔案并非像指導機關文書檔案那樣容易，有的家庭接受有的不接受，機關單位不建檔，我們可依法處理，但建立家庭檔案屬于自愿，而且在一個家庭中有的成員接受，有的則反對。因此，建立家庭檔案要把一些成功的案例制作成范本，進行廣泛的宣傳，包括急停檔案建立的必要性，建立家庭檔案收到的良好效果等，提高全民的檔案意識，認識提高了，建檔的自覺性就有了，隨著社會的發展，文化的提高進步，建立檔案的家庭就會越來越多。

2）建立家庭檔案重在利用。建檔的作用在于保存原始憑證、記錄歷史，家庭檔案更著重現實的利用上，比如我們到一個家庭最喜歡看的就是全家及每個人的照片，這就是照片檔案，平時聯系業務，最需要的是現在和過去的業務關系，因此，經常看業務往來的檔案，老人們想知道的是這個月水電氣花了多少錢，上個月花了多少錢，只有家庭檔案得到充分利用，家庭檔案的內容才更充實，作用發揮的就更大。

3）加強家庭檔案收集和保管。平時家里應該有一名成員具體負責檔案的收集、整理、保管和利用，家庭檔案盡量做到定期更新和整理。家庭檔案的保存上，應采取相應的安全保護措施，防止人為或自然損毀。對于家庭檔案中的特殊檔案，包括隱私檔案、貴重物品檔案等，需獨立存放。另外，還應根據檔案管理規章制度，加強防護管理，包括防火、防潮、防蟲等。