淺談畢業生人事檔案管理問題與對策

王 燕

（湖南省永州市寧遠縣人力資源和社會保障局，湖南 永州 425600）

現階段，我國畢業生人事檔案管理體系并不完善，還存在很多的管理問題，在高校大學生畢業以后，原籍檔案只能調入到市教育局，而不是回到戶口所在地的縣區人力資源中心，這就需要學校開具調檔函，才能從學校有機到人力資源中心，這就引起很多不必要的矛盾問題，為此需要考慮到畢業生的實際需求，改進人事檔案管理流程，逐步建立完善的管理制度，才能避免上述問題，保證畢業生人事檔案管理質量。

1 畢業生人事檔案現實作用概述

較國有經濟時代改革前，現階段畢業生檔案重要性有著一定程序減輕，大部分單位通過面試確定畢業生是否符合錄用要求，但是人事檔案仍然發揮極為重要的作用，需要按照國家要求保存管理。畢業生人事檔案主要有以下方面：第一，站在國家層面來講，人事檔案是國家管理規劃人才資源的重要資料，也是人才戰略實施的核心，為現代化人才隊伍建設奠定基礎。第二，站在企事業單位角度來講，人事檔案可以提供畢業生的各方面資料，了解畢業生人生軌跡，掌握學生在校期間成績等方面，通過對人事檔案的合理利用，可以更好地篩選出適合的人才，為企事業單位今后的運營發展提供充足人才支持。第三，站在畢業生角度來講，人事檔案反映出自己上學到工作的各階段經歷，是一筆寶貴的財富，擁有法律效應，特別是剛步入社會的畢業生，選擇讀研、公考、參與工作時，都需要人事檔案出具證明。

2 畢業生人事檔案管理問題

2.1 高校畢業生缺乏對人事檔案的重視

由于缺少社會經驗、社會宣傳度較低等因素，很多高校畢業生都不了解人事檔案的重要性，甚至出現棄檔的現象，阻礙人事檔案管理工作正常開展。近些年社會發展迅速，高校畢業生數量持續增加，導致競爭越來越激烈，為了獲取一份工作機會，很多畢業生都是先隨便找到一份臨時工作，一邊工作一邊尋求性的機會，這種情況下，檔案調取、檔案轉移較為麻煩，這就出現了棄檔的現象，就調查發現，國家相關部門經常保存大量遺棄檔案，沒有繳納足額管理費用。

2.2 檔案調取手續較為繁瑣

現階段，在高校大學生畢業以后，檔案一般會發往原籍，但是只能先調回市教育局，無法直接返回到戶口所在地的縣區人力資源中心，這種情況下，就需要高校開具調檔函，依靠出具的材料通過學校郵回縣區人力資源中心，這就增加了人事檔案的調取難度，需要經歷復雜繁瑣的手續。很多高校畢業生缺乏對人事檔案的重視，認為手續過于繁瑣，甚至直接棄檔。

2.3 高校缺乏對畢業生檔案管理工作的重視

一些高校同樣缺乏重視，沒有做好宣傳工作，導致畢業生沒有意識到人事檔案的重要性。在高校人事檔案管理過程中，將所有注意力放在學籍檔案構建管理，但是沒有在人事檔案管理工作上投入過多的關注度，應付式的記錄一些內容，導致檔案不夠完善。在保管、轉移環節，也沒有履行應有的責任，甚至直接將人事檔案轉交人才管理部門，導致畢業生和人事檔案直接分離，無法及時繳納費用。

2.4 缺乏對人才市場需求的重視

經過一段時間的發展建設，目前檔案管理已經基本實現數字化信息化，采用信息化管理手段，但是管理人員缺乏人才信息的接受意識，仍然將檔案管理、保存、記錄等工作放在核心位置上，沒有切實考慮到人才市場的實質需求，無法契合人才市場的需求。

3 畢業生人事檔案管理問題解決對策

3.1 健全高校人事檔案管理體系

在大學生畢業前，就要做好檔案功能教育工作，當今市場競爭較為激勵，在企事業單位聘用人才時，通常將人事檔案作為重要的參考資料，高校要持續加強宣傳工作，讓高校畢業生意識到人事檔案的重要性，才能更好地完成調檔、轉移等工作。同時，高校也要構建完善的檔案管理體系，遵循一定的管理原則，制定完善的保存、轉移、管理制度，檔案管理部門要履行好自身使命，才能為人事檔案今后的管理應用奠定基礎。

3.2 檔案管理單位切實履行好服務職能

作為人事檔案的主管部門，要持續提高服務質量，激發存檔意識，履行自身的管理、保存的職責，配合社會需求開展檔案管理工作。根據上述研究可知，當前人事檔案畢業后返回原籍的程序較為復雜，一方面可以從國家政策入手，逐漸優化改善檔案返回原籍的流程，另一方面提升服務質量，積極配合畢業生的調檔工作，提高服務意識及精神，才能讓畢業生按照要求完成調檔、歸檔等工作，減少棄檔的現象。

3.3 滿足人才市場需求

在人才市場中，人事檔案發揮重要作用，在管理過程中就要考慮到人才市場的實際需求，做好前期管理工作，才能為人才市場提供高質量的人事檔案資料，為畢業生就業提供參考資料，提供更多對口的就業機會，同時為企事業單位輸送對口的人才。

3.4 規范畢業生人事檔案管理工作

第一，加強管理人才的培養工作。樹立人才戰略思想理念，培養高素質人才隊伍，既要擁有較高的政治素質，又要保證業務能力，逐漸落實好崗位責任制度。第二，加深數字化檔案規范管理。目前檔案管理部門已經基本完成數字化建設，后續要依據數字化檔案特點，持續完善優化規范管理制度，實現對管理行為的約束，考慮畢業生人事檔案的特殊性，提供專項檔案服務。

4 結語

在新時期下，更要突出畢業生人事檔案管理的重要性，找到不同層次檔案管理存在的弊病，逐漸解決困境難題，才能完善畢業生人事檔案管理制度，賦予新的管理內涵，抓住管理的重點內容，引入一些高科技的現代化手段，考慮到人才市場需求，充分利用畢業生人事檔案資源。未來還可以加強對個人誠信檔案的構建，強化人事檔案，為畢業生今后的工作生活奠定基礎，為企事業單位提供對口的人才，充分利用人才資源，推動社會健康可持續發展。