行政事業單位檔案管理科學化分析

高建秀

（河南省南召縣城關鎮政府，河南 南陽 474650）

行政單位的檔案部門需要記錄的材料和信息涉獵范圍很廣，如政治、經濟、文化、社會等相關材料都需記錄在案，這些檔案對我國的各方面發展都具有重要的意義。在信息化廣泛普及之前，廣泛使用的是紙質檔案，在保存和檢索等方面都有諸多不便，因此，當互聯網技術運用在檔案管理中時，將為其帶來翻天覆地的改變，但同時也對檔案工作人員提出了新的要求，唯有改變思維方式、提高技能水平，才能實現檔案管理的高效化、科學化。

1 行政事業單位檔案管理科學化的意義

事業單位是由政府利用國有資產設立的社會服務組織，想要做好服務、適應社會發展，就要進行改革創新，將科學化、信息化的工作思想和方法付諸實踐，提出傳統工作模式中過時、復雜、低效的做法。從目前行政事業單位檔案管理工作的現狀來看，依然是存在著各種各樣的問題和不足之處的，想要將科學化徹底落實到位，還有很長的一段路要走，中間涉及很多繁雜的工作和需要學習的理論和技能，這就要求相關工作人員要解放思想、積極探索，將科學化管理理論與實際工作相結合，制定并執行符合時代要求的、規范的、符合本單位情況的管理方法，并在實踐的過程中不斷發現、思考和解決期間出現的種種問題，逐步完成檔案管理工作的科學化。因此，行政事業單位看重檔案科學化管理的意義在于，這既是社會發展的大勢所需和根本要求，也是行政事業單位改革和發展的重要保障和有效途徑[1]。

2 行政事業單位信息化檔案管理中存在的問題

我國行政事業單位目前的檔案管理現狀相較于其他做得好的發達國家仍有一些不足，尋其根本原因還是因為經驗不足、重視不夠、制度不健全，再加之檔案管理工作內容較多較雜，所以管理起來難度較大，主要存在的問題如下：

1）檔案管理制度不健全。在當下的行政事業單位的檔案管理工作中，還是有很多單位和工作人員沒有意識到科學化管理的重要性，因此對相關制度的革新和擬定不加重視，致使檔案管理體系無法建立，制度不貼合日常工作，管理流于形式化。與此同時，監管部門也無法發揮其有效的監管作用，對于出現的問題和錯誤無規可依，導致檔案管理工作不到位。檔案管理工作不受重視，究其原因是因為這是一項不創收的基礎工作，因此行政事業單位從領導到基層工作人員都輕視這項工作，認為就是簡單的資料整理和保管，從上到下都缺乏深入鉆研和認真對待的積極性。

2）檔案管理人員綜合素質較低。行政事業單位檔案管理科學化必將對相關工作人員的工作技能與水平提出更高更新的要求，否則將無法完成轉型與發展。但就目前的情況來看，我國行政事業單位的檔案管理人員普遍專業水平和學習能力較弱，再加之行政事業單位改制導致的人員流動，和全員上下對檔案管理工作的不重視，導致相關工作人員積極性較差。部分年齡較長和學歷較低的人員對于新事物的接受程度較低，進度較慢，學習信息化設備的操作較困難。另外，大部分行政事業單位出檔案管理工作人員在上崗前未經過專業培訓，也是影響其專業程度的原因之一。

3）檔案管理現代化水平不高。隨著先進的科技逐漸進入到各行各業，行政事業單位的檔案管理部門也會引進各種各樣的相關設備，但還是由于不能進行充分的功能開發和利用，導致實際工作的現代化水平較低。再加之缺乏與實際工作情況總結出來的系統性管理模式，無法充分開發已有的檔案資料，檔案管理結構也盲目而混亂，沒有科學有效的管理手段，這樣的現狀就導致行政事業單位的檔案管理水平一直沒有得到提高和改善[2]。

4）信息化水平低。信息時代的科學化管理意味著一定會融合信息化的元素，但目前很多行政事業單位還是沒有自己的內部網絡系統和管理平臺，大部分工作還是依賴人工完成，在檔案材料的保管上，仍然沒有借助計算機和網絡的強大儲備能力，紙質版材料不進行電子化歸檔，導致保管起來費時費力、容易丟失破損，檢索和使用起來不便利、效率低，影響一系列工作的有序進行。也沒有配備相關的專業操作人員，導致信息化水平一直得不到應有的提高。

5）得不到應有的資金支持。由于很多行政事業單位不重視檔案管理工作，因此在這方面的投資也相對較少，這就導致管理設備得不到應有的更新和維護，無法滿足科學化管理的訴求。人工進行登記和管理的紙張在保管上有諸多不便，可能存在丟失、破損、錯漏等情況，從而對行政事業單位造成損失，影響其快速發展的進程。

3 行政事業單位實現檔案管理科學化的措施

1）建立規范化制度。要想實現檔案管理的科學化，就要先將制度規范化起來，讓所有相關工作人員和監督人員的工作有規可依，從而改變原先散漫的工作態度和混亂的工作狀態，獎罰分明的激勵制度也可以對工作人員的行為產生鼓舞和約束。同時，也要改變行政事業單位對檔案管理工作的認知，加強學習和培訓，讓相關人員了解檔案工作的必要性，從而加強重視。

2）加強人才培養與引進。行政事業單位中檔案管理人才的缺失是導致其發展不利的主要原因之一，想要改變這一現狀，就要加強對工作人員的培訓和教育。可以邀請專業講師對檔案管理工作人員進行宣講和培訓，定期組織講座和實踐教學等，幫助他們正確認識檔案管理工作的重要性，學習相關理論知識，學習網絡信息技術在檔案工作中的運用，并學會熟練使用相關信息化設備，提高科學化檔案管理水平。在招聘新員工時，可適當設置相應的門檻，保障新入職人員的專業素質，為檔案管理部門注入新鮮的、有活力的血液。

3）增加管理投資，升級專業設備與工作環境。在行政事業單位檔案管理部門以往的工作中，由于單位的重視不足，因此沒有獲得足夠的資金支持，專業設備陳舊，工作環境不佳，必要的培訓和教學也沒有得到設置，導致工作效率低下，人心渙散。要想實現檔案管理的科學化，就要加大投資力度，更新技術設備，優化工作環境，加強培訓，讓工作人員在現代化的工作環境里工作，也能提高積極性，促進行政事業單位檔案管理工作的活力發展。

4）提高信息技術的引入程度。行政事業單位想要實現檔案管理的科學化，就必須要實現其現代化和信息化，這就要求硬件設備到位的同時，工作人員也要會操作、勤鉆研，建立起完整的信息化網絡結構，及時更新技術，保障檔案管理工作的全面性和及時性，才能促進行政事業單位的不斷發展[3]。

4 結語

如今，行政事業單位的檔案管理工作依然存在很多問題，管理制度不健全、工作人員不專業、現代化和信息化水平不高、投資力度較小等都是阻礙其科學化發展路上的絆腳石。但信息時代的來臨、科學技術的不斷發展，對檔案管理工作提出了更高的要求，這就促使行政事業單位檔案管理部門要不斷轉變思想、健全制度、克服困難，讓檔案管理工作走上科學化、信息化、現代化的臺階，緊跟時代的發展步伐，為行政事業單位的發展和進步提供推動力。