淺析高校干部人事檔案整理工作存在的問題及改進措施

尹媛媛

（貴州師范大學組織部，貴州 貴陽 550025）

2018年11月，中共中央辦公廳印發了《干部人事檔案工作條例》中指出干部人事檔案是教育培養、選拔任用、管理監督和評鑒人才的重要基礎，是維護干部人才合法權益的重要依據，是社會信用體系的重要組成部分，是黨的重要執政資源。在過去，很多高校對干部人事檔案工作不夠重視，管理體制不明晰，干部人事檔案工作人員素質不高等原因造成高校干部人事檔案管理不規范，檔案材料散亂，并未充分發揮干部人事檔案在建設高素質專業化高校干部隊伍中的重要作用。干部人事檔案整理工作，是干部人事檔案業務建設的基礎工作，也是檔案管理工作的核心。做好干部人事檔案整理工作，對于干部人事檔案數字化以及發揮干部人事檔案的資政作用具有重要意義。

1 干部人事檔案整理工作的概述

干部人事檔案的整理工作是以個人為單位，將收集起來的檔案材料，進行鑒別、分類、排序、編目、技術加工和裝訂成卷，并在此基礎上，不斷對檔案內容進行補充的工作。

2 干部人事檔案整理工作的基本要求

干部人事檔案的整理必須以《干部人事檔案工作條例》為遵循，做到認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理使每卷檔案達到完整、真實、條理、精煉、實用的目的[1]。

3 高校干部人事檔案整理工作中存在的問題

1）高校在編教職工人數多，相應的干部人事檔案整理工作量大，專職檔案工作人員配備不齊，抽調集中整理檔案人員的業務能力參差不齊。

2）在整理檔案過程中，對過去已歸入干部人事檔案的材料仍需要鑒別，一是要鑒別檔案散材料中是否有應裝訂而未裝訂的材料。如在干部人事檔案的散材料中發現未被裝訂的入黨培養教育考察材料、教育實習鑒定表、黨員目標績效考核表等材料，這些材料中記載的信息是有重要參考價值的，是需要整理裝訂的；二是鑒別干部人事檔案材料記載的干部信息是否有誤，在過去，干部人事檔案部門僅僅起到了檔案保管員的作用，只關注檔案材料是否放錯，并未認真審核檔案歸檔材料的內容，在鑒別檔案材料時應注意檢查材料上記載的干部三齡兩歷信息是否有誤，如發現錯誤應立即上報處理。

3）干部人事檔案的整理程序復雜且耗時，整理效率低。整理干部人事檔案主要有鑒別、分類、排序、技術加工、編目和裝訂這六個步驟。每一個步驟都非常重要，需要整理工作人員需要具備較高的業務水平，能夠熟練掌握檔案材料的分類標準、排序方式、技術加工方法、編目和裝訂的注意事項。每一個步驟都必須做到耐心、細致、認真，因此干部人事檔案的整理工作是非常耗時的。一般情況下，整理一本干部人事檔案大約需要兩個小時，對于工作經歷較復雜的干部檔案需要花費的時間就更多了。

4 高校干部人事檔案整理工作的改進措施

4.1 嚴把檔案工作人員入口關

選配黨性原則強、作風品行正的中共黨員從事干部人事檔案工作，并保持人員的相對穩定。建立檔案工作人員的培養教育機制。干部人事檔案工作涉及政策多、業務要求高、要經常開展政策和業務培訓，提高檔案工作人員的業務能力。

4.2 健全完善干部人事檔案材料審核機制

干部人事檔案材料形成部門應按照檔案材料歸檔要求，對形成的檔案材料進行嚴格審核，并在歸檔時嚴格把關。干部人事檔案室對歸檔材料進行復核，凡不符合歸檔要求的材料，及時返回材料形成部門。材料形成部門應按有關規定和要求及時補充完善，確保材料符合要求后再送交歸檔。

4.3 健全完善干部人事檔案材料歸檔機制

干部人事檔案材料形成部門應在材料形成之日起1個月內，按要求主動送交干部人事檔案室，同時每半年對應歸檔材料進行1次自查，及時查缺補漏。干部人事檔案室在收到符合歸檔要求的檔案材料后，一般應在1個月內放入本人檔案，一年內整理歸檔[2]。

4.4 積極穩妥推進干部人事檔案數字化

加快推進干部人事數字檔案建設，提高干部人事檔案整理效率。目前大多數高校干部人事檔案管理主要依托紙質檔案。將傳統紙質檔案數字化，能減少對紙質檔案的人為損害或自然損害發生概率從而保護紙質檔案。實現干部人事檔案數字化，能夠改變傳統干部人事檔案管理模式，可以利用信息技術提高干部人事檔案整理效率。