淺談高職院校招標采購檔案規范化管理

汪 敬

（達州職業技術學院，四川 達州 635000）

隨著高職教育的快速發展和采購工作的逐漸規范化，高職院校在教學儀器、辦公家具、圖書采購、系統維護、物業管理等方面的招標采購越來越多，在招標活動中形成了大量的具有保存價值的招標采購檔案。作為反映招標采購活動的原始記錄，招標采購檔案有著重要的憑證作用和參考價值，因此，做好招標采購檔案的收集、整理、分類和組卷歸檔，對招標采購檔案實行規范化管理，不僅是檔案管理工作的重要內容，也是招標采購工作的重要內容之一。

1 招標采購檔案的重要性

1）招標采購檔案是對招標采購活動的客觀記錄，是招標采購活動全過程的歷史見證，有著重要的憑證作用和參考價值，可以為日后的經濟糾紛、法律訴訟以及接受紀委、巡查組的監督檢查提供佐證材料。

2）招標采購檔案對招標活動起著重要的監督作用，有利于督促招標采購工作公平公開公正進行，促使招標采購行為規范化和透明化。一套完整的招標采購檔案包括從立項、審批、詢價、論證、開標、評標到簽訂合同、組織驗收以及結算支付等整個過程的所有有保存價值的各種載體的資料，由此可見，招標采購活動中的每一個環節都會被真實的記錄在案，因此，招標采購檔案有利于督促招標活動公平公開公正進行，促使招標工作更加規范化和透明化。

3）招標采購檔案是高職院校檔案內容的重要組成部分，在高職院校，除了科研、教學、人事、財會、基建、設備等檔案以外，招標采購檔案也是學院檔案內容里不可或缺的一部分。隨著高職院校的不斷發展，招標采購工作日益常態化，各類招標采購項目越來越多，招標采購檔案數量逐年增加，因此，招標采購檔案管理工作也日益成為學院檔案管理工作的重要內容之一。

2 當前我院招標采購檔案管理工作存在的問題

2.1 對招標采購檔案的重要性意識不到位

實踐決定認識，認識指導實踐。由于學院招標職能部門以及相關人員對檔案的不了解和對招標采購檔案的重要性缺乏足夠的認識，使得招標采購過程中的各種材料收集不及時、不齊全、簽字蓋章等手續不完善，導致部分招標采購項目的檔案不齊全，不完整。

2.2 招標采購檔案管理制度不健全

之前，我院的招標采購工作由國資基建處國資科負責，招標采購檔案相應就由國資基建處的兼職檔案人員整理歸檔并向學院檔案科移交。我院檔案的分類依據是《高等學校檔案實體分類法》，根據高等學校檔案產生的領域范疇，高校檔案設置有十個一級類目，它們分別是：DQ，XZ，JX，KY，CP，JJ，SB，CB，WS，CK；二級類目是對一級類目的細分。按照此分類法，我院國資基建處的檔案歸在XZ15，SB11，SB12，其中有關設施設備采購的檔案資料歸在SB11/SB12，物資采購招投標檔案歸在XZ15。這種分類方法不利于招標采購檔案的集中管理，也不利于檔案資料的查找和利用。隨著學院的發展，招標采購工作從國資科獨立，新成立了公共資源交易中心，招標采購的方式、種類和金額都發生了變化，采購方式分為政府采購、院內公開招標、院內詢價采購和部門自行采購；種類有工程建設、教學設備、辦公設備、辦公家具、信息服務、實驗動物、物業安保等；采購金額有大也有小。由于缺乏招標采購檔案管理相關規章制度，有關招標采購檔案的收集整理、分類編號、組卷歸檔等沒有明確的規定，使得招標采購檔案分類不明確，歸檔不規范，招標采購檔案管理工作缺乏科學的理論指導、嚴格的制度規范和明確的分類方案。

2.3 只注重紙質而忽視電子檔案的收集和歸檔

隨著互聯網信息技術的發展以及OA辦公軟件的廣泛運用，電子檔案已成為高職院校檔案內容的重要組成部分，然而，由于主客觀原因，很多高校的電子檔案仍處于分散狀態。從主觀層面講，由于受到傳統思維模式以及工作習慣的影響，人們仍偏愛于紙質檔案。從客觀層面講，一是缺乏相關的電子檔案管理制度，二是電子文件存在被刪改，泄露，甚至丟失的可能，因此，大家更愿意對紙質檔案進行收集歸檔，對電子檔案更多的是參考利用，并不對其進行歸檔保管。

3 做好高職院校招標采購檔案管理的措施

3.1 深刻認識招標采購檔案的重要性

招標采購檔案是招標采購活動的真實記錄，它記載著我們在招標采購活動中嚴格貫徹落實《招投標法》、《政府采購法》等法律法規的真實情況，記載著我們在招標采購活動中嚴格遵循公開、公平、公正原則的真實情況，不僅對招標活動起著重要的監督作用，更為我們日后解決經濟糾紛、法律訴訟以及接受各級紀委、巡查組的監督檢查提供佐證材料。因此，招標采購部門的領導及相關人員必須高度重視招標采購檔案，確保招標采購檔案收集齊全，手續完善，歸檔規范。

3.2 建立健全招標采購檔案管理制度

學院檔案管理部門應加強制度建設，建立健全招標采購項目檔案管理規章制度，從制度上規范招標采購項目檔案管理工作，明確管理職責和分工，學院綜合檔案室應對資料的收集、分類、立卷、歸檔、保存、利用、移交等做出明確的規定，做到歸檔有范圍，立卷有標準，移交有記錄，保管有期限，實現招標采購檔案的規范化和制度化管理。如今，學院實行采管分離，新成立了公共資源交易中心，專門負責學院的招標采購工作，招標采購檔案管理工作就不再由國資基建處的兼職檔案人員負責，而應由交易中心負責組卷歸檔。因此，學院檔案管理部門應完善相關的制度，明確規定學院公共資源交易中心負責除新建工程項目以外的所有招標采購檔案的收集、整理、立卷并向綜合檔案室移交。招標采購過程中所產生的各類原始資料（紙質和電子檔）由項目承辦人及時收集和保存，并在項目驗收結束且結算支付后移交給交易中心兼職檔案人員，兼職檔案人員再按照學院的招標采購檔案分類方案進行組卷歸檔，在次年3月底前移交給綜合檔案室并做好移交手續。學院綜合檔案室負責招標采購檔案的立卷歸檔指導和接收保管工作，并按照規定提供查詢和利用服務。

3.3 編制科學合理的分類方案，做好招標采購檔案的整理與分類

招標采購檔案的整理與分類，是指將招標采購歸檔材料以“件”為單位進行裝訂、分類、排列、編號、裝盒。因此，學院檔案管理部門應編制招標采購檔案的分類方案并對保管期限做出明確的規定，這是做好招標采購檔案整理與分類工作的重要基礎。首先，分類可以按照年度-問題分類法進行，按年度-問題分類法就是指把同一年度內驗收并支付完成的招標采購資料按項目集中歸在一起（即同一個項目的檔案資料集中組卷），這樣既保持了項目內部的有機聯系，又便于按招標時間查閱資料。也可以按照項目執行方式組卷歸檔。比如，根據我院實際情況，政府采購項目集中歸檔，院內公開招標的項目集中歸檔，院內詢價采購的項目集中歸檔。當然，也可以兩種方法并用。其次，編制檔號，招標采購檔案可單獨設置檔號（一級類目XZ下可增設二級類目XZ17）,或在XZ15里增加招標采購檔案（檔案拿號易與后勤和國資混淆，因為XZ15是總務，包括后勤和國資檔案）。最后，確定保管期限。歸檔材料的保管期限可分為長期和短期兩種，金額在50萬元（含50萬元）以上的可為長期，金額在50萬元以下的可為短期，以上招標項目的檔案均要移交給綜合檔案室。院內詢價采購和部門自行采購的（10萬元及以下），可由采購中心辦公室自行存檔，每年向綜合檔案室歸檔一份分室存檔清單。

招標采購檔案管理工作是高職院校檔案管理工作的重要內容，也是學院管理工作不可或缺的一部分，檔案工作水平反映了高職院校的整體管理水平，因此，學院相關領導和檔案工作者應充分重視，提高檔案管理工作水平，創新開展檔案工作，實現檔案管理的制度化和現代化，更好地為全院師生和學院的建設與發展服務。