對基層地勘事業單位文書與檔案工作的認識

吳 軍

（山東省煤田地質局第二勘探隊，山東 濟寧 272100）

文書與檔案工作是檔案建立的基礎，黨的十八大以來黨中央提出了全面依法治國方略，事業單位文書與檔案工作日顯重要，事業單位尤其是生產性事業單位業務領域多、檔案種類多，但在日常工作中存在重視程度不夠等問題，只有不斷加強文書與檔案工作的制度建設，從人力、物力上予以保證，才能更好地促進單位的發展。

1 基層地勘事業單位文書與檔案工作的重要性

黨的十八大以來，黨中央提出了全面依法治國總方略，黨的十八屆四中全會提出了“建設中國特色社會主義法治體系，建設社會主義法治國家”這一全面推進依法治國的總目標，法律法規建設日趨完善，黨和政府對事業單位及國有企業的管理更加規范。

《中國共產黨巡視工作條例》于2017年7月1日修改后頒布實施，《條例》規定中央及省市地方黨委，要在一個任期內完成包括所管轄的事業單位黨委（黨組）等領導班子及班子成員的巡視（巡察）。巡視（巡察）的內容包括違反政治紀律和政治規矩問題，違反廉潔紀律、以權謀私、貪污賄賂、腐化墮落等問題，違反組織紀律問題，違反工作紀律、生活紀律問題等，而且每一類問題又包括很多具體內容，涵蓋班子及每一位班子成員日常履職情況。巡視（巡察）方式有多種，其中包括調閱、復制有關文件、檔案、會議記錄等。《中華人民共和國審計法》第二十條規定，審計機關要對國家事業組織和使用財政資金的其他事業組織的財政收支進行審計監督。《審計法實施條例》第二條，審計是指審計機關依法獨立檢查被審計單位的會計憑證、會計賬簿、財務會計報告以及其他與財政收支、財務收支有關的資料和資產，監督財政收支、財務收支真實、合法和效益的行為。由此可見，巡視（巡察）、審計是事業單位運行中必須要接受的具有一定周期性的法律監督。除此以外，政府主管部門每年要對其分管的事業單位進行績效考核，基層事業單位要接受主管單位的專業性檢查考核。在巡視（巡察）、審計及績效考核、專業性檢查考核中，檔案是重要的證明材料，文書與檔案工作的好壞直接影響相關部門做出的巡視（巡察）、監督考核結果，所以基層事業單位文書與檔案工作極其重要。

2 基層地勘事業單位文書與檔案工作特點

地勘行業工作性質特別，文書與檔案工作具有復雜性的特點。

1）管理類檔案類型多。基層地勘事業單位多是差額事業單位，不僅承擔著政府賦予的相關職能，而且還有市場創收方面的任務，業務種類多樣。如黨的建設工作、人事勞動工作、審計工作、科技工作、工會工作、團委工作、財務管理、安全生產管理、資產管理、質量管理以及經營管理等。而且一個業務種類又包括很多分項工作，如黨的建設就包括本級黨的代表大會、重大事項會議研究、黨委理論中心組學習、監督執紀、黨員學習教育、支部建設等。目前雖然反對留痕主義，但每一種業務及其分項工作建立必要的檔案是完全需要的。

2）專項工作多。基層地勘事業單位從事固體、氣體、液體礦產勘查，從事地質鉆探施工、水工環地質調查、地質災害防治、測繪等工作，需要相應的資質做支撐，雖然目前已經取消了礦產勘查類、地質鉆探類資質審批，但仍然是承攬項目的有利條件，地質災害防治、測繪等業務繼續執行資質審批，資質審批涉及人員、設備（儀器）、管理制度、業績等檔案的收集整理，并且主管單位每年都要開展相應的審核檢查，也需要相關檔案作為支撐。

測繪是涉密工作，需要建立相關的管理制度進行存檔，如檔案員崗位責任制、測繪成果歸檔制度、測繪檔案管理制度、測繪檔案保密制度、測繪檔案借閱制度、測繪檔案計算機房管理制度、測繪底圖管理制度等，用于測繪業務涉密檢查及資質升級、延續。

安全是生產經營單位最為關鍵的一項工作，習近平總書記提出了生命重于泰山的安全理念，除法律法規、管理制度、安全運行紀律需要建立檔案外，各級安全主管部門安排的專項工作也需要建立單獨的檔案，如安全生產月活動、安全生產專項整治三年行動及夏季安全生產、冬春季安全生產等。

3）技術檔案多。基層地勘事業單位從事施工類業務多種多樣，每種業務每年都有很多的項目，每個項目都要建立技術檔案，包括文字、圖件、附表、附件等。技術檔案有其獨立的管理制度，除向業務主管部門的檔案館匯交、提供給委托方外，還需向單位檔案室匯交保存。

4）常有階段性重大工作。基層地勘事業單位從事施工類業務需要各類設備儀器，使用一定年限后將予以報廢，采購更新所需設備儀器。設備儀器的采購涉及立項申請、批準、實施等環節，而實施包括調研、考察、比價、會議研究、招標、簽訂合同（含技術協議）、供貨驗收入庫等環節，每一個環節都需要建立相應的檔案并保存。

3 基層地勘事業單位文書與檔案工作存在的問題

1）重視程度不夠，缺乏統一的領導。檔案工作與其他工作相比，眼前的社會經濟效益不明顯，這往往導致部門和領導對檔案工作的認識有所偏見，認為檔案工作不重要[1]。另外，也有的認為檔案工作就是收集整理歸檔的簡單工作，技術含量不高，也不屬于工作業績考核的內容，只要做到差不多就行。正是對檔案工作的不重視，導致檔案工作缺乏統一領導，沒有建立起自上而下的領導體系，檔案工作人員按照自己對檔案的理解各自處理各自的檔案。

2）人員配備不足，檔案管理機構不健全。受歷史原因影響，基層地勘事業單位往往只側重對技術檔案而忽視文書檔案，在人才隊伍建設中不考慮文秘、檔案專業人員的引進，檔案管理由自考人員擔任，配備人員極少并且多為兼任。在部門設置上，缺少檔案工作專門部門，檔案工作由辦公室負責。人員配備少、缺少專門部門，導致檔案工作責任制難以得到全面落實，也影響了檔案工作質量。

3）文書類檔案質量有待提高。文書檔案中的會議記錄，它是基層地勘事業單位“三重一大”研究過程的反映，在文書類檔案中居于舉足輕重的地位，但由于記錄人員多出身于工程技術專業，缺乏文秘、檔案專業知識，導致記錄不規范問題出現，如不需記錄的內容進行了記錄等。

4）職責界限不明晰，造成檔案缺失。基層地勘事業單位檔案種類多，并且都分散在各業務部門中，由于沒有設立統一的檔案管理部門，檔案管理制度不健全，導致部門對檔案的整理不及時、存放零散，有時發生丟失，尤其是崗位變動又沒有檔案交接規定更易發生丟失。部門工作人員缺乏檔案意識，不主動向檔案管理人員移交檔案，使檔案長期滯留在部門。

4 基層地勘事業單位文書與檔案工作改進建議

1）加強培訓，提高各級領導對檔案的重視程度。檔案工作不僅是工作成果的反映，更是單位各級領導干部及文書檔案工作人員履職情況的反映，是確保單位健康發展的基礎之一，要重視檔案工作，加強培訓，聘請紀檢監察、審計部門的專家結合巡視（巡察）、審計業務的開展，有針對性的講授事業單位領導干部履職需要注意的問題，以及檔案在巡視（巡察）、審計業務開展中的作用。向檔案工作人員講授文書檔案特別是會議記錄的記錄方法，檔案的建立方法等。

2）建立檔案工作管理體系。管理體系是維持工作運行和取得效益的一系列管理辦法、管理機構、管理理念、管理人員的總稱。為提高檔案工作水平，包括基層地勘事業單位在內的各組織，都需要建立適合自身特點的檔案工作管理體系，建立檔案管理辦法，宣傳貫徹檔案管理理念，增設專業部門并配備充足的人員，明確各業務部門在檔案管理中的職責，提出檔案建立目錄，并加以實施，確保檔案工作順利運行。