淺談事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問(wèn)題與解決措施

鞠培利

（臨沂市沂水縣馬站鎮(zhèn)人民政府財(cái)經(jīng)服務(wù)中心，山東 臨沂 276400）

檔案管理工作是事業(yè)單位現(xiàn)代化管理中的重要組成部分，并對(duì)事業(yè)單位工作效率產(chǎn)生重要影響。但在實(shí)際上，受多種因素影響，事業(yè)單位在開(kāi)展單位檔案管理時(shí)存在管理不到位、管理方式落后等問(wèn)題，影響了事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開(kāi)展。

1 事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理工作的重要意義

積極引入運(yùn)用種類多樣的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)形態(tài)，改良優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作的基本實(shí)施流程，確保事業(yè)單位實(shí)際組織開(kāi)展的檔案管理工作，能夠充分支持和滿足實(shí)際需求，是事業(yè)檔案管理工作在具體組織開(kāi)展過(guò)程中順利獲取和實(shí)現(xiàn)最佳預(yù)期效果的重要前提條件。在新時(shí)期背景之下，我國(guó)基層事業(yè)單位想要在檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中順利獲取到最佳效果，應(yīng)當(dāng)積極改善強(qiáng)化檔案管理工作基本思想意識(shí)，建構(gòu)完善檔案管理工作基本規(guī)章制度，培養(yǎng)輸出數(shù)量充足的檔案管理工作人員，更新優(yōu)化檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中運(yùn)用的各類基本設(shè)備設(shè)施，解決處置檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中面對(duì)和遭遇的各類具體問(wèn)題。

2 事業(yè)單位檔案管理中的問(wèn)題

2.1 人事檔案管理意識(shí)淡薄

部分事業(yè)單位的檔案管理者，包含領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案工作的重視程度不足，認(rèn)為這項(xiàng)工作只是簡(jiǎn)單的抄寫或記錄信息，不需要較高技術(shù)方面的支持，難以直接創(chuàng)造相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效益，只需保管好檔案即可。他們并未意識(shí)到做好檔案管理對(duì)員工產(chǎn)生的影響。加之歷史原因，《檔案法》長(zhǎng)時(shí)間擱置，不重視檔案管理方面的學(xué)習(xí)，其在單位中發(fā)揮重要的作用比較模糊。在這樣的背景下，部分事業(yè)單位會(huì)忽視檔案管理工作，普遍出現(xiàn)應(yīng)付檔案管理的情況，導(dǎo)致檔案管理在挑選優(yōu)秀人才方面的作用并未充分顯現(xiàn)出來(lái)。

2.2 檔案管理機(jī)制不健全

就目前來(lái)看，部分管理人員還是以經(jīng)濟(jì)效益發(fā)展為主，所以在檔案管理工作上認(rèn)識(shí)存在不足，而一般規(guī)模較大的在發(fā)展過(guò)程中就能借助于完善的檔案管理機(jī)制來(lái)進(jìn)行檔案管理工作；但是，很多規(guī)模較小的在發(fā)展過(guò)程中，因?yàn)樽陨韺?shí)力等多方面的限制，并不能真正做好這一項(xiàng)工作，從而直接引發(fā)無(wú)檔案管理制度、無(wú)檔案等情況的發(fā)生。

2.3 電子檔案自身的安全性問(wèn)題

檔案信息的安全性主要涉及檔案信息載體安全性和傳輸安全性，載體安全性主要指存儲(chǔ)介質(zhì)對(duì)信息安全因素的影響。電子檔案通常以磁盤、光盤為載體，這類載體成分比較復(fù)雜，性能不穩(wěn)定，可能出現(xiàn)檔案失真的問(wèn)題。而且對(duì)環(huán)境溫度、濕度、防磁、防機(jī)械損傷等條件要求較高，易損壞變質(zhì)，保存年限低于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。傳輸安全性也就是網(wǎng)絡(luò)安全性，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展使電子檔案在更大的范圍內(nèi)得到共享，同時(shí)，無(wú)孔不入的網(wǎng)絡(luò)黑客和防不勝防的計(jì)算機(jī)病毒也給電子檔案的管理帶來(lái)巨大的安全隱患。除此之外，電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計(jì)算機(jī)形成文件材料的過(guò)程中，擬稿者無(wú)法留下自己的筆跡，單位負(fù)責(zé)人也無(wú)法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，日后難以確定該份材料是否具有真實(shí)性和權(quán)威性。如果有人出于自己的目的將磁盤中存的內(nèi)容進(jìn)行了刪改，是難以發(fā)現(xiàn)和確定.

3 提高事業(yè)單位檔案管理工作的措施

3.1 提高工作人員職業(yè)素質(zhì)

事業(yè)單位在招聘檔案管理人員時(shí)，應(yīng)該選用具有檔案管理有關(guān)專業(yè)技術(shù)人員，同時(shí)對(duì)人員的責(zé)任感、積極進(jìn)取的工作態(tài)度等職業(yè)素養(yǎng)提出更為嚴(yán)格的要求，進(jìn)而保證所聘用的檔案管理人員具備基礎(chǔ)的管理能力。第二，加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)工作。對(duì)于新入職人員，要對(duì)檔案工作的操作流程、基本情況及執(zhí)行過(guò)程中的注意事項(xiàng)等進(jìn)行培訓(xùn)，以此保證新人員能夠快速掌握檔案管理工作的內(nèi)容；針對(duì)在職人員，事業(yè)單位要定期組織檔案管理人員的培訓(xùn)，進(jìn)而提升檔案管理人員的專業(yè)技能，保證事業(yè)單位工作順利開(kāi)展。

3.2 及時(shí)更新檔案管理設(shè)備

檔案管理設(shè)備包括硬件設(shè)備和軟件設(shè)備，檔案管理的設(shè)備影響檔案管理工作的進(jìn)度，好的設(shè)備可以提高工作進(jìn)度，省時(shí)省力，節(jié)約工作成本。檔案管理的設(shè)備應(yīng)包括：檔案柜、檔案架、電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等，這些都是收集檔案、記錄檔案所必需的硬件設(shè)備。除此之外，進(jìn)行檔案管理的辦公室應(yīng)還配有滅火器、除濕器、溫度測(cè)控儀、保險(xiǎn)箱等一系列保證檔案材料和檔案管理人員安全的一系列軟設(shè)備。以上提到的這些軟件和硬件都是一個(gè)檔案管理室基本應(yīng)配備的，在信息化爆炸的今天，檔案管理需要注重與時(shí)代接軌，將原本的紙筆記錄更新?lián)Q代到自動(dòng)化管理檔案，引入相關(guān)的管理系統(tǒng)，利用數(shù)字化平臺(tái)減輕工作人員的負(fù)擔(dān)，在相同的時(shí)間內(nèi)能夠完成更大的工作量，有效地提高檔案管理的工作效率。

3.3 不斷完善人性化管理制度

目前已經(jīng)具備完善的歸檔制度、借閱制度及保密制度，當(dāng)前這些制度對(duì)于檔案管理工作的開(kāi)展至關(guān)重要，鑒于當(dāng)前這些制度來(lái)講，是否具備人性化的理念，還待于對(duì)其進(jìn)行考究。通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理制度研究發(fā)現(xiàn)，雖然在檔案管理方面起到一定的作用，但部分條例的設(shè)定相對(duì)較為生硬，并沒(méi)有體現(xiàn)出人性化管理理念，沒(méi)有達(dá)到尊重人的目的。基于此，事業(yè)單位要改善原有制度，根據(jù)檔案管理的實(shí)際需要，在傳統(tǒng)管理制度的基礎(chǔ)上，對(duì)其管理內(nèi)容作出適當(dāng)?shù)男抻喓屯晟疲⒅貙⑷诵曰芾韮?nèi)容滲透到各項(xiàng)規(guī)章制度當(dāng)中，不斷完善人性化的檔案管理制度，突出人性化管理的要點(diǎn)，尤其要對(duì)借閱、查閱等環(huán)節(jié)加以完善，使得事業(yè)單位員工身心愉悅，從而獲取到更多新觀點(diǎn)、新思路，為檔案管理工作的提供重要的保障基礎(chǔ)。在當(dāng)前工作的基礎(chǔ)上，還需要完善學(xué)習(xí)制度、獎(jiǎng)懲制度等，為事業(yè)單位員工提供自我能力提升的機(jī)會(huì)，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)檔案管理工作的順利開(kāi)展。

3.4 強(qiáng)化資金支持，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理

我們要使用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)以及設(shè)備，使檔案管理人員有足夠的時(shí)間和機(jī)會(huì)學(xué)習(xí)，保證檔案局檔案管理工作全面推進(jìn)。要積極使用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)信息設(shè)備，使檔案管理更加自動(dòng)化、智能化。充分發(fā)揮多種管理手段的優(yōu)勢(shì)作用，結(jié)合檔案的復(fù)雜程度科學(xué)建檔，由專門的工作人員備份檔案，使檔案鑒定更加便利。做好檔案的保密工作，科學(xué)的開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，將檔案管理放在重要位置上，使檔案信息更加真實(shí)、可靠。

4 結(jié)束語(yǔ)

事業(yè)單位的檔案管理工作是系統(tǒng)且復(fù)雜的一項(xiàng)工作，有一定的專業(yè)性且內(nèi)容比較豐富，而從當(dāng)前我國(guó)檔案管理現(xiàn)狀而言，仍有許多不足之處存在，給事業(yè)單位的正常發(fā)展造成一定影響，那么事業(yè)單位首先需要結(jié)合本單位的特點(diǎn)，給予檔案管理工作高度關(guān)注，使該工作向信息化發(fā)展，并不斷使檔案管理制度更加完善，對(duì)人員加強(qiáng)培訓(xùn)，從而合理保管以及使用檔案資料，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作，使其能夠標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，推動(dòng)各項(xiàng)工作順利開(kāi)展，并促進(jìn)事業(yè)單位良好發(fā)展。