企業檔案管理社會化問題探究

何小君

（廣州城投住房租賃發展投資有限公司，廣東 廣州 510000）

在互聯網時代的快速發展下，企業也需要不斷的創新來完善企業檔案管理。因此，在現代化科技的便利下，社會化管理制度已經逐漸運用到了企業檔案管理中，為企業檔案管理提供便利服務，并且通過專業的技術人員進行檔案劃分整合，讓整個企業檔案管理變得更加合理化，更加精細化，以此來推動企業更加長久穩定的發展。

1 檔案管理社會化的概述

檔案管理社會化就是企業將自身的檔案管理整個提出來，在檔案管理工作的落實過程中，將整個檔案交由社會中專門負責管理檔案的機構，進行檔案管理。這樣能夠有效降低企業檔案管理的工作壓力，還能憑借專業的管理技術積極響應企業的整體決策以及管理工作的需求，增加企業對檔案的整體管理。總體來說，企業檔案管理社會化不僅能夠為企業提供更加專業的數據響應，為企業檔案管理提供更加完善的管理服務，同時，還可以招收更多的社會人才，來完善企業檔案管理的工作效率[1]。此外，檔案管理從安全的角度出發，我國對社會化檔案管理有著非常嚴格的法律約束，同樣的檔案機構也必須為企業檔案提供保密服務，確保資料的整體安全性，并且通過專業化的檔案管理不僅能夠使檔案得到全面的保護，還能有效提升檔案管理的有效性，從而解決檔案管理所存在的不安全隱患。

2 企業檔案管理社會化的現象

在企業的整體發展過程中，企業更加注重經濟效益，對企業檔案管理的工作并不重視，也沒有制定完善的相關制度。因此，在企業中，檔案管理工作仍舊存在諸多問題，也沒有發揮出檔案管理的工作優勢，導致企業在發展的過程中存在許多阻礙。

1）不重視企業檔案管理。很多企業內部在進行檔案管理的時候，都沒有專業的技術人員去進行檔案管理，很多檔案管理人員對電子檔案的設備都沒有具體的操作，這會嚴重影響企業檔案管理的整體工作效率以及工作質量。這就表明，檔案管理工作對于企業而言并不重要，從而嚴重影響了企業的整體發展。而企業也沒有重視檔案社會化管理，更沒有教會企業檔案交給社會中專業的管理機構進行整合管理。

2）檔案機構沒有嚴格管控。企業在管理的過程中，因為對檔案管理的不重視，導致檔案管理工作在企業中沒有發揮出它應有的優勢，也沒有為企業的發展帶來任何貢獻，導致很多企業都逐漸忽視了檔案管理工作。也更別說將企業檔案管理交由社會專業檔案管理機構。這也導致社會中出現了很多不合理的檔案管理機構，導致檔案管理機構缺乏嚴格的管控，最后不僅沒有起到一定的作用，還為企業帶來了一定的損失，為企業的經濟收益帶來了巨大的損失。

3）企業檔案管理缺乏安全性。企業在檔案管理的過程中，社會組織因為缺乏獨立健全的檔案管理機構以及電子檔案管理庫，這就導致社會專業檔案管理機構沒有獨立的檔案管理庫進行檔案管理，缺乏一定的安全性，但是所托管的檔案都出現混淆的情況，并且還會出現混合管理的現象，如果這時候企業檔案出現不同的電子格式或者軟件不一致的情況下，就會導致檔案在管理的過程中出現問題。因此，在這種混合管理檔案的情況下，就會出現嚴重安全隱患，導致檔案出現篡改的現象，嚴重影響企業的經濟收益[2]。

3 社會化檔案管理的必要性

1）提升檔案利用率。在企業發展的整體過程中，企業將檔案管理委托給社會化檔案管理機構，能夠T通過專業的管理平臺進行檔案管理，實現檔案管理規范化的目的。但是，在此期間，檔案管理機構在進行社會化檔案管理時，能夠有效降低企業的管理工作壓力，同時還能為企業提供多樣化的服務，滿足企業發展的整體需求。同時經過合理有效的檔案管理能夠為企業的發展帶來一定的經濟收益，全面推動企業的穩定發展。同時，因為檔案管理的工作制度，社會化檔案管理機構必須要嚴格遵守國家的法律法規，為每一個企業的檔案都要進行嚴格的保密措施，確保不會出現泄漏商業機密現象，為企業提供更加專業的服務平臺。

2）優化配置資源。檔案管理機構需要具備更加專業，完善的檔案管理制度以及檔案分類和儲存機制，這樣才能在企業檔案管理中起到一定的作用，并且將檔案根據信息進行合理的分類，這樣在進行檔案查找時只需要根據檢索進行搜索就能找到自己想要的檔案內容，通過精準的檢索系統能夠為企業帶來便利工作的服務，這樣不僅能夠提升檔案管理的工作效率，還能提升檔案資料的利用率。此外，在檔案管理的過程中，檔案管理機構也會引入更加專業的管理人員進行資料管理，這樣不僅為社會提供了更多的職業崗位，還幫很多的社會人才解決了工作問題，充實了社會中各個企業的人才儲備。

4 社會化檔案管理問題的解決措施

企業想要保持更加長久穩定的發展，就必須要對企業檔案管理工作進行合理的管理以及完善，讓檔案管理能夠更加規范科學。

1）加大宣傳力度。為了讓企業檔案得到更加完善，科學化的管理，企業社會化檔案管理機構就必須要加大宣傳力度，讓每個企業都能夠了解社會化檔案管理機構的工作效率以及工作機制。此外，企業還要根據企業的實際發展情況將檔案管理進行合理的規劃，社會化檔案管理機構也要制定相關的宣傳制度，針對每一個企業進行合理的宣傳，提升企業檔案管理的重要性。

2）統一集中管理。社會化企業檔案管理機構也要順應時代的發展進行不斷的改革以及完善，讓企業檔案管理不僅具備科學化，規范化，同時還要根據時代的發展逐步將企業檔案管理進行統一集中管理，加強檔案管理系統的有效化。企業內部的檔案管理雖然也有一定的優勢，但是缺乏規范化，科學化，導致檔案管理工作總是存在一定的問題，因此相對于社會化檔案管理機構而言，缺乏一定的安全性與有效性。而社會化檔案管理機構所開展的管理范圍更加廣泛，也更具科學性和規范性。因此在企業將檔案委托給社會化檔案管理機構時，是一個很好的空檔期，這段期間企業可以組織相關管理人員進行檔案管理工作進行統一，科學，規范的培訓學習。參考社會化檔案管理機構的工作制度進行合理的培訓制定，組織管理人員積極參與到培訓學習中，提高企業管理人員的整體專業素養以及專業水平，將企業檔案管理工作逐漸進行完善，從而有效節約社會化檔案管理的成本，提高企業自身的檔案管理水平，最終確保企業能夠得到更加全面穩定的發展[3]。

5 結語

企業的穩定發展離不開科學有效的企業檔案管理工作，優秀的檔案管理工作能夠為企業帶來更多的優秀人才，并且能夠根據企業的發展需求制定合理的發展目標以及發展規劃。因此，企業要培養管理人員專業的管理能力，提升管理人員的工作水平，全面提升企業自身的檔案管理能力。通過合理有效的檔案管理工作能夠為企業的經濟收益帶來穩定的收益，為企業的穩定發展提供穩定的保障，將企業檔案管理工作利益最大化，同時根據合理的管理模式能夠有效降低企業檔案機密泄漏的風險，為企業的穩定發展保駕護航。