試論事業單位檔案管理存在的問題及對策

李玉萍

（鄆城縣丁里長街道辦事處退役軍人服務站，山東 菏澤 274700）

事業單位作為一個服務單位，應當承擔更多的社會責任，因此保證事業單位的穩定發展十分重要。事業單位的檔案管理工作直接影響著其發展，因此事業單位必須認識到檔案管理工作的重要性，認識到當前工作存在的問題和難點，并結合實際制定有效的解決辦法，保證檔案管理的規范化發展，充分發揮檔案管理工作在事業單位發展中的積極作用。

1 事業單位檔案管理存在的問題

1）檔案管理人員素質不高。由于受到傳統思想以及客觀歷史因素的影響，當前事業單位檔案管理在工作中存在著較多的不足，并影響檔案管理的質量。首先，事業單位檔案管理中的人員素質普遍較低，許多單位在人員配置上不夠充足，導致當前檔案管理工作質量得不到有效提升。事業單位檔案管理人員工作素質不高主要體現在三個方面：第一，缺乏對檔案管理工作的重視。該項工作一般都是由年紀較大或者專業水平不高的人員擔任，不僅業務能力低下，學習能力也比較差，且思想較為落后，不利于提高工作效率。第二，缺乏完善的人才培訓制度。關于檔案管理人員的專業培訓，大多是流于形式，培訓作用得不到有效發揮，人員素質無法提升。第三，人才引進制度不夠完善，人才引進數量和質量無法滿足檔案管理發展的需求。

2）人事檔案管理信息化建設嚴重滯后。在信息技術快速發展的背景下，信息化時代對人事檔案的管理工作產生了重要影響，傳統的人事檔案監管設備已很難符合社會的要求，限制了人事檔案監管工作的推進。部分事業單位沒有落實檔案管理工作的信息化建設，依然采用傳統的手工操作，阻礙了檔案管理工作的開展。大部分管理人員在工作中依靠傳統的經驗進行，缺乏技術性和科學性，增加了人事檔案的保存和管理難度，降低了工作效率和工作質量。

3）缺乏現代化檔案管理方法。在信息化檔案管理的實踐過程中，不僅需要有相關的信息設備作為基礎，還需要有先進的現代化檔案管理方法。信息化建設雖然能夠簡化檔案管理流程，但不少事業單位依舊會采用傳統的檔案管理方法展開對事業單位內部檔案的管理，實際效率不言而喻。之所以會出現這一狀況，主要原因在于許多事業單位并沒有現代化檔案管理方法，缺乏對檔案管理的準確認識。一些單位雖然配套了現代化管理方式，但信息化建設的進度較為緩慢，實際的檔案管理效率并不是很高。如果事業單位能夠在提高檔案管理信息化程度的基礎上，逐步優化檔案管理工作方法，不僅能夠提高檔案管理質量，還能夠綜合挖掘檔案信息中的潛在價值，從而加強對各類檔案信息的合理應用，進而推動事業單位的科學發展。

2 加強事業單位檔案管理的對策

1）加強電子檔案的建設。要提高檔案管理的工作質量，促進其規范化發展，事業單位要重視實現檔案管理的信息化發展，加強電子檔案的建設。只有實現了電子化檔案，才能對檔案信息進行批量處理，提升工作效率，保證檔案信息的傳遞效率。因此，事業單位要重視檔案管理的電子化管理，結合當前信息技術的應用水平制定新的管理目標，重新構建內部組織結構，從而更好地提高檔案的標準化和信息化水平。在進行電子檔案管理過程中，事業單位要重視對管理方法和理念的引入，加強對專業軟件的應用，完善內部檔案管理系統，保證檔案信息的共享效果。此外，事業單位要重視辦公自動化系統的構建，結合當前檔案管理工作的需求，加強對辦公軟件的調整，加強對系統功能的拓展，進而提高檔案文書的處理效率，為建立電子檔案奠定堅實的信息基礎。

2）提高檔案管理人員的素質。由于檔案管理人員的素質會對檔案管理產生直接影響，因而提高檔案管理人員素質便顯得尤為重要。事業單位在新時期的檔案管理工作中，應當主動加強對檔案管理人員的綜合培訓，邀請專家開辦檔案管理講座，為檔案管理人員提供先進的管理理念和方法，促進其不斷提高檔案管理能力。同時，還應積極引進高素質的檔案管理人員，尤其是信息技術實踐能力較強的復合型人才。通過對這些管理人才的合理引進，能夠迅速彌補檔案管理的不足之處，持續提高檔案管理水平。此外，事業單位還應當建立檔案管理責任制，確保所有的工作流程都有對應的人負責，不會出現檔案資源丟失或者損壞的狀況。

3）將信息化建設應用在人事檔案管理工作中。隨著信息技術的發展，科技的廣泛使用改變了我國傳統落后的工作方式，事業單位的人事檔案管理也應引進信息技術，根據工作的具體情況，改善工作條件和工作方法。首先，在進行檔案管理工作時，可以利用信息化檔案管理系統將傳統的文字圖像等具體信息轉化為數字信息資料，方便工作人員對檔案的調取，促進人事檔案管理工作順利開展。其次，工作人員在開展工作時，盡可能大范圍地使用計算機軟件、云盤、虛擬儲存空間和大數據處理技術對人事檔案進行保存，保證檔案工作的安全性和保密性，信息技術的應用為人事檔案的儲存節省了空間，同時也提高了檔案管理工作的效率。

4）與各個部門做好協調工作，共同推進檔案管理現代化建設。在推進檔案管理現代化的具體措施中，有兩個方案可以參考：首先，公布檔案信息管理現代化建設相關方案，將各個部門都納入其中，這樣讓檔案信息管理現代化建設變成每個部門必須完成的工程，從而有效提升檔案信息管理現代化建設的速度和質量，這是非常重要的。其次，面對檔案管理工作中的實際困難，對各個部門的人員進行檔案信息管理現代化建設相關思想教育，讓這些人從根本上支持檔案信息管理現代化建設，這樣才能保證這項工作是每個部門人員都發自內心完成的，檔案信息管理現代化建設能夠起到最大的效果，保障企業的發展。

5）優化檔案管理基礎設施。事業單位檔案管理質量之所以不高，主要是因為長期以來都是采用使用人工方式進行紙質檔案的收集和整理，這樣不僅不能提升工作效率，也無法保證管理質量。而實現檔案的信息化管理可以大大提升工作效率，所以事業單位要加強對信息化管理的設備投入、資金投入，保證檔案管理工作設備的齊全性，輔助檔案管理人員更好地建立電子檔案。此外，事業單位也要加強對檔案管理網絡平臺的建設，以便于檔案管理人員在平臺上進行檔案信息的查找、修改、更新等操作，保證檔案管理工作的高效開展，也有利于提高對檔案信息的利用效率。

3 結束語

綜上所述，隨著我國社會經濟與信息技術的提升與進步，檔案管理現代化勢在必行，也是未來的主要發展趨勢，在當今信息化時代，若想全面提升基層事業單位的檔案管理工作，務必需要加強檔案管理人員綜合素養的培訓，以及他們對現代化檔案管理的認知與了解，管理層需要高度重視現代化檔案管理工作的重要性以及在單位發展進程中的重要意義，檔案管理現代化是當前事業單位發展的一項重要任務，檔案管理現代化發展應該放在首位，不但可以推進事業單位的健康可持續發展，還可以在很大程度上促進社會穩定發展進程。