加強科技檔案收集整理工作的探討

王君飛

（河北省水利水電勘測設(shè)計研究院，天津 300250）

1 科技檔案管理水平滯后的原因

1）缺乏對科技檔案管理重要性的意識。近年來，隨著管理水平的整體上升，對檔案管理越來越重視，但科技檔案與一般檔案相比，具有更高的社會價值、經(jīng)濟價值等。因此需要建立更加完善的、專業(yè)的管理體系。但目前對于各行業(yè)來說，對于科技檔案的管理仍采取一般的管理方式，由于對管理工作不夠重視，導(dǎo)致對科技檔案的價值認(rèn)識不夠，從而不能將科技檔案的價值充分體現(xiàn)，這也無形中影響了科技的發(fā)展。

2）科技檔案管理人員的素質(zhì)不高。由于檔案管理工作整體難度不大，所需人才要求不高，因此大多數(shù)檔案管理人員由兼職人員或是臨近退休人員完成。從工作安排的角度來看就削弱了對科技檔案管理工作重要性的意識，因而在具體工作中由于缺乏監(jiān)督機制的情況下，管理人員容易出現(xiàn)麻痹思想，懈怠工作，對繁瑣工作能簡則簡，得過且過，檔案的收集、分類、編目的不細(xì)致，造成科技檔案管理的混亂。而管理人員是與檔案接觸最為密切的人員，安全意識的疏忽更是造成了科技檔案的直接損失，其中包括網(wǎng)絡(luò)意識的不夠，導(dǎo)致信息泄露。由此可見，管理人員工作意識的淡薄可以直接影響管理工作的態(tài)度，進而阻礙科技檔案管理工作的開展。

3）科技檔案資料收集不完整?？萍紮n案材料復(fù)雜，需要在收集過程中耐心、細(xì)致地進行梳理，由于資料繁雜，往往管理人員在收集資料后沒有認(rèn)真地核對盤查，或未能及時交接全部材料，以及交接后未能及時歸檔，造成資料收集不完整或收集資料丟失，同時在資料收集過程中所形成的檔案保存混亂現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了檔案的真實性和完整性，對科技檔案管理工作的良性發(fā)展存在不利影響。

4）科技檔案管理規(guī)范性不足。檔案的保存是為了今后得到更好利用，科技檔案資料繁多，歸檔時操作具有規(guī)范性，往往導(dǎo)致錯歸檔、亂歸檔現(xiàn)象，對材料的索引帶來了一定難度。由此可見，管理體系不健全，科技檔案管理工作缺乏科學(xué)性、規(guī)范性、時效性，都是造成了檔案不能夠被充分利用的重要原因。而科技檔案的編錄問題是一個十分細(xì)致的工作，需要管理人員具備一定的科學(xué)素養(yǎng)，不斷提升索引方式，提高索引效率。

2 實現(xiàn)企業(yè)檔案管理創(chuàng)新及檔案數(shù)字化的有效策略

1）樹立正確的管理理念。企業(yè)檔案管理工作的開展和完善，對于企業(yè)發(fā)展有著非常重要的意義。因此，相關(guān)的部門和領(lǐng)導(dǎo)必須要充分認(rèn)識到檔案管理創(chuàng)新以及數(shù)字化建設(shè)的重要性，樹立正確的管理理念和創(chuàng)新意識。一方面，要制定相應(yīng)的政策，投入充足的資金為檔案管理工作的創(chuàng)新和優(yōu)化提供大力的支持，另一方面要加強對檔案管理人員的管理和規(guī)范，構(gòu)建企業(yè)的人員管理機制，加強責(zé)任分工，為檔案管理工作水平的提升奠定基礎(chǔ)。

2）加強對檔案管理方法及模式的完善和創(chuàng)新。隨著社會的進步和科技的發(fā)展，大量先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機技術(shù)被應(yīng)用到了檔案管理工作之中。企業(yè)在開展檔案管理創(chuàng)新和數(shù)字化建設(shè)的過程中也要充分認(rèn)識到先進管理模式以及先進技術(shù)對于檔案管理工作的重要性。企業(yè)的檔案管理部門和管理人員應(yīng)該積極地學(xué)習(xí)先進的檔案管理知識和管理模式，加強對信息技術(shù)和計算機技術(shù)的應(yīng)用，結(jié)合企業(yè)工作的實際情況和需求，建立一個高效的檔案信息管理平臺，從而提升檔案管理以及檔案查閱的效率，為企業(yè)工作的順利開展提供助力。

3）認(rèn)識到檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的重要性。我國大部分企業(yè)中從事檔案管理的工作人員都存在學(xué)歷較低、專業(yè)不對口等問題，在實際的檔案管理過程中缺乏專業(yè)的知識和技能作為支撐，無法將先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)與檔案管理工作充分結(jié)合起來。因此，在今后的發(fā)展和建設(shè)過程中，必須要充分認(rèn)識到檔案管理人員素質(zhì)的重要性。一方面要吸納更多的高素質(zhì)檔案管理人才到檔案管理工作中，另一方面要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，通過開展專業(yè)知識和技術(shù)的培訓(xùn)班，提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，為檔案管理工作水平的提升奠定堅實的基礎(chǔ)。除此之外，還應(yīng)該通過開辦講座的方式加強對檔案管理人員責(zé)任意識以及管理意識的教育，促使他們在實際的檔案管理工作中，能夠自覺規(guī)范自身的行為，提升工作效率。鼓勵管理人員進行自主學(xué)習(xí)，不斷提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，從而推動檔案管理工作水平的提升以及自身的發(fā)展。

4）進一步規(guī)范電子文件檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和體系。與我國不同，西方發(fā)達(dá)國家的電子文件檔案管理體系大多采用分散制，并以國家的法律、法規(guī)及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和政策等為基礎(chǔ)實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。因此，在今后的發(fā)展和建設(shè)過程中，借鑒發(fā)達(dá)國家電子文件檔案管理經(jīng)驗和方法，結(jié)合我國電子文件檔案管理的實際情況，進行規(guī)范和優(yōu)化，構(gòu)建電子文件檔案管理利用的標(biāo)準(zhǔn)化體系。

5）做好開發(fā)利用。一是企業(yè)科技檔案管理人員應(yīng)該及時對自身的觀念和認(rèn)識進行更新，創(chuàng)新工作模式，深入到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中，了解企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，隨時關(guān)注企業(yè)的發(fā)展動態(tài)，從企業(yè)發(fā)展的實際情況出發(fā)，提供各個生產(chǎn)運營環(huán)節(jié)所需要的檔案資料，將科技檔案在指導(dǎo)企業(yè)經(jīng)營活動和科研活動方面的價值真正發(fā)揮出來；二是應(yīng)該以先進的信息技術(shù)為支撐，提高科技檔案利用服務(wù)的質(zhì)量和效果。信息化時代背景下，企業(yè)想要實現(xiàn)自身的長遠(yuǎn)發(fā)展，必須掌握先進的信息技術(shù)，并且將其有效地應(yīng)用到實踐中去。從這個角度分析，檔案管理部門可以通過對信息技術(shù)和信息平臺的合理應(yīng)用。促進科技檔案管理信息化水平的提高。例如，企業(yè)可以適當(dāng)加大資金投入，購置相應(yīng)的計算機設(shè)備、激光掃描設(shè)備等，對一些比較重要，需要長久保存的科技檔案進行整理，以數(shù)字化檔案的形式存儲到計算機數(shù)據(jù)庫中，檔案管理人員可以借助數(shù)據(jù)庫提供的數(shù)據(jù)檢索功能，迅速對需要的檔案資料進行查找和調(diào)取，也可以在保證檔案資料安全性的前提下，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)各部門之間的信息共享，逐步構(gòu)建起更加完善、更加規(guī)范的科技檔案管理體系；三是應(yīng)該重視對于科技檔案信息的整理和編研。現(xiàn)階段，計算機已經(jīng)被廣泛地應(yīng)用到了企業(yè)科技檔案管理中，并且發(fā)揮出了不容忽視的作用，科技檔案管理人員必須能夠?qū)τ嬎銠C設(shè)備和相應(yīng)的管理軟件進行熟練操作，做好專題資料的整理和編制工作，以此來促進科技檔案管理效率及水平的提高。不僅如此，企業(yè)還應(yīng)該結(jié)合自身的生產(chǎn)經(jīng)營活動以及科研活動的實際需求，從更深的層次，做好科技檔案資源的開發(fā)和利用，為企業(yè)經(jīng)營管理決策的制定提供可供參考的依據(jù)。

3 結(jié)語

科技檔案是企業(yè)檔案的一個重要組成部分，是對包含科研成果在內(nèi)的有價值的材料、文件的統(tǒng)稱，能夠為企業(yè)生產(chǎn)活動提供科技支持，關(guān)系著企業(yè)的長遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展。知識經(jīng)濟時代背景下，科技檔案的重要性越發(fā)凸顯，要求企業(yè)必須切實做好檔案管理工作，但是對于專業(yè)性較強的科技檔案，管理難度較大，為了保證檔案的完整性和安全性，企業(yè)檔案管理人員應(yīng)該從實際出發(fā)，做好工作思路和工作方案的調(diào)整，切實提高科技檔案管理的效果。