如何加強住房公積金業務檔案規范化管理

張維紅

（住房公積金穆棱辦事處，黑龍江 穆棱 157599）

隨著住房公積金業務的持續發展、完善與延展，怎樣提升增進住房公積金檔案管理工作的規范性，已經成為現階段檔案管理工作人員需要深刻思考的問題。基于此，下文將對住房公積金業務檔案管理存在的缺陷之處進行說明，并提出相應的解決措施，旨在為相關管理工作人員提供些許建議與思路。

1 住房公積金業務檔案概念以及存在缺陷

住房公積金檔案包含著初繳存住房公積金到員工退休這一進程之中的所有信息，具備著創設建立、提取、應用等能力。隨著住房公積金業務范圍的持續開拓，也使得住房公積金的檔案管理工作面對著一定的困境：首先是檔案管理工作基礎設備落后，我國住房公積金管理組織創設的時間相對較晚，因此很多基礎設備都處于一種缺失的狀態，使得應用在檔案管理的檔案室條件較差，無法滿足檔案保存放置的要求，十分容易使得住房公積金檔案的丟失與破壞。

二是缺少一致的檔案管理制度。因為住房公積金管理在我國的開展進行時間比較晚，因此現階段還不具備一個統一一致的檔案管理標準制度，使得在實際的檔案管理工作進程中無據可依。雖然一部分地區的住房公積金管理機構依據自身的實際狀況設定規劃了相應的檔案管理制度，但是因為缺少參照以及宏觀指導引領，使得這些管理制度無法切實實現全方位以及體系性。

2 住房公積金業務檔案規范化管理措施

住房公積金業務檔案的規范化管理是一項具備體系性的工作，為了可以切實達成管理工作的合理性與科學性，應該在住房公積金業務工作的實際情況入手，在業務內容、業務流程等進行深刻完善的調查探索，在這一前提之下，依照國際檔案管理規定、行政規章等進行住房公積金業務檔案管理工作規范化探索實踐，在住房公積金業務檔案規范化管理工作進程中，可以在以下幾個方面進行實踐：

2.1 住房公積金業務檔案規范化管理工作計劃與制定

對于管理規范化工作的進行來說，應該在管理工作的實際內容、業務檔案所具備的特性等方面進行探索研究，經由對實際狀況的精確完善把控，理順各個業務的特性以及流程，依據檔案管理工作的相關標準要求，為住房公積金業務檔案管理的規范化提供有力的工作制度設定參考支撐。在這一前提下，設定規劃可以推進并提高住房公積金業務的檔案管理規范化工作計劃，通過工作計劃推進相應工作的進行。

2.2 住房公積金檔案管理工作制度完善健全

住房公積金業務工作具備屬于其自身的管理規范以及管理制度，這就需要在住房公積金業務檔案規范性管理工作的基礎階段中，將住房公積金業務管理制度以及檔案管理制度相互融合，實現住房公積金業務檔案的本地化，可以更加有效地提升并推進住房公積金業務檔案規范化管理的達成，使得各項工作都可以進行有根據、操作有標準[1]。

2.3 強化收集，保障住房公積金檔案完善

依據住房公積金管理工作的獨特性，可以在以下四個方面提升收集工作：住房公積金繳存、提取類：首先是單位以及員工個人住房公積金賬戶的開戶材料，包含單位開設創立批準文件、營業執照等，職工住房公積金匯繳清冊、預留印鑒卡等。其次是單位以及員工個人住房公積金繳納儲存登記材料，包含銀行的進賬單據、現金支票、職工住房公積金匯款繳納清冊等。再次是員工個人住房公積金提取材料，包含住房公積金個人提取申請表、員工身份證戶口本復印件等材料[2]。如購買房子需要提供的合同、契稅繳稅發票等。最后是變更資料，包含單位名稱變更文件、單位印鑒更換材料、單位欠繳資金報告等。

2.4 提升復核，保障住房公積金真實性

首先應該增進提升內部重復核查，保障賬單證明相符合，對前臺操作人員根據單位或者客戶的材料，所開展的業務操作以及所生成的業務流水，后臺財務工作人員應該逐筆進行核查證實，保障業務操作的實際性以及數據信息的完善性，避免操作失誤或者憑證缺失，造成賬證不符。其次應該提升外部重復核查工作，保障賬實相符。住房公積金管理中心對于住房公積金經辦人員應該定時進行培訓，促使其可以高效把控應用電子表格以及文檔進行交互形式的對賬手段，減短對賬所需要的時間以及周期，切實達成適時對賬，保障賬目的精確性[3]。對于對賬成果，雙方應該在對賬賬單等文件上進行簽字蓋章，將此作為對賬憑證，并進行歸檔。除此以外，為了提升資金上賬分配成效，降低業務出現錯誤的概率，應該對住房公積金匯款繳費行為進行更進一步規范，實現按月足額繳存，除了工作人員進行增加減少以外，這一階段中一律不允許改變匯繳金額。

2.5 統一標準，保障住房公積金檔案分類合理性

住房公積金經辦組織的檔案部門應該設定規劃統一的住房公積金檔案類型方式以及統一分類手段，從而便于住房公積金檔案的保存以及應用。管理類業務檔案可以參考文書檔案歸檔模式，依照問題、作者等立卷[4]。貸款類型的業務檔案可以依照保險檔案進行立卷，應用年度分類法，也就是依照放款的現貨次序排列，一年一個編號。住房公積金繳存、提取類型的業務可以依照醫院病歷檔案存放形式，應用年度——單位分類方法，也就是同一個單位不同工作人員所有業務列為一起，之后依照時間排列。一年一個編號，從而確保每一個單位的住房公積金業務持續性與完善性。

2.6 分級管理，保障住房公積金檔案規范性

切實達成實物檔案以及數字檔案的分級管理控制，應用現代化科學信息手段，通過應用數碼相機、高分辨率掃描設備等，將與住房公積金檔案業務相關聯的一部分關鍵票據以及憑證等實際物體，依照一比一的比例來制作成為圖像，同時標注原始檔案目錄以及編碼等。依照單位以及業務時間進行類別劃分，統一編輯成為只讀性的電子檔案，確保其與原本的檔案對照性[5]。

3 結束語

綜上所述，本文對提升加強住房公積金業務檔案管理工作的規范化措施進行了說明與闡述，在進行檔案管理工作時，首先應該設定規劃相應的制度依據，并合理應用電子信息技術，制作規范文檔表格，同時加強相應工作者的重視程度，實現住房公積金檔案管理工作的規范性以及合理性，也希望通過本文論述，為我國檔案管理工作作出貢獻。