探究提高檔案管理改革科學化水平的路徑

劉莉莉

（天津市救災物資儲備站，天津 300000）

1 檔案管理工作中存在的問題

1）檔案管理制度尚不完善。由于有些企業不夠重視檔案管理工作，缺少專業的檔案管理人員，致使企業并未建立起一個相對完善的檔案管理制度，對于相關工作的開展沒有統一的標準和要求，雖然相關的檔案法規已經出臺，但這些企業并沒有認真的落實。長期下來，檔案管理制度一直得不到有效的完善，致使檔案管理工作效率低質量差。

2）檔案管理人員專業能力弱。在我國，企業的檔案管理工作起步較晚，最開始的絕大部分檔案管理人員也并非專業出身，沒有接受過系統化的培訓，很多都是從其他崗位借調過來的，沒有進行過相關的崗前培訓，所以對檔案管理工作缺少清楚地認識。隨著信息化時代的到來，如果仍然沿用以往的工作方式，不知變通，將無法適應時代發展。與此同時，由于有些企業對于檔案管理工作不夠重視，在人力物力財力方面都未能給予足夠的支持，檔案管理人員大多都是兼職，所以無法全身心地投入到檔案管理工作中，這樣不僅檔案管理人員的專業能力無法得到有效地提升，而且檔案管理質量和效率也會受到影響。

3）檔案管理信息化程度不足。檔案管理工作主要是對繁復的信息等進行歸類匯總，之后對其進行存檔管理，也許這些檔案會擱置很長時間，但需要時要能夠快速地找到所需的檔案信息。然而隨著時間和數量的不斷累積，將會形成海量的數據，如果不能得到妥善地處理，工作效率會極低。隨著計算機的廣泛應用，使得工作效率得到了極大地提升，尤其是近幾年來大數據的出現，可以利用云計算實現信息化檔案管理，這樣不僅能夠提供工作效率，而且還能有效地避免出錯，因此，檔案管理人員應積極學習計算機相關知識，熟練使用檔案管理系統。

2 提高檔案管理科學化水平的有效路徑

1）創建科學合理的檔案管理制度。當前，企業應根據自身的實際情況制定檔案管理制度，在遵循相關法規的基礎上，充分考慮檔案工作的特點，進一步強化檔案資源體系、安全體系以及服務體系等方面的制度創建，并對檔案管理各個環節予以明確的規定，如歸檔、分類及整理等相關要求和細則，應以公文形式分發到各部門。與此同時，管理制度在內容上應以檔案和管理人員為主，制定相應的管理制度。例如規范檔案管理各環節的操作流程，縮短立卷歸檔時間，以條形碼代替檔案編號等措施。明確劃分各崗位具體職責，將責任落實到位，構建一個良好的檔案管理環境。企業的管理人員組建檔案領導機構，以檔案部門和專職的檔案工作人員組成檔案管理網絡，明確各級職責，進一步加強對檔案工作的管理力度和服務水平，確保檔案部門能夠更好地發揮其保管利用和監督指導的雙重職能。另外，將檔案管理工作的質量的檢查納入管理責任制當中，并嚴格按照相關規章制度辦事。

2）強化檔案管理數字化運行模式。這里所說的數字化模式，就是指檔案資源的數字化和信息化，當有人想要查閱所需檔案時，只要輸入關鍵詞就能進行檔案查詢。這種數字化管理模式可以讓檔案管理人員更加快速便捷地對企業檔案進行管理。例如企業檔案管理人員在創建數字檔案館時，要先考察整個企業的互聯網平臺，挑選出適合創建數字檔案館的網絡系統。之后，企業應安排專業的信息人員和檔案管理人員將企業原有的檔案信息錄入到數字檔案館當中，這樣能夠讓企業的檔案管理效率得到整體的提升。與此同時，企業管理人員應當定期查看數字檔案館的運行狀況，這樣一旦發現其存在問題，就能夠及時地進行解決，避免造成不必要的損失。企業通過采用信息化的檔案管理模式，能夠在管理質量和效率上得到有效地提升，并以用戶需求為出發點，提供優質的檔案信息服務。

隨著時代的發展進步，檔案管理也要做到與時俱進，尤其是在人工智能方面，應充分借助信息化技術，對檔案存儲載體進行不斷創新，從而使檔案資源實現數字化。一方面，采用掃描錄入、相機翻拍等方式，將那些珍貴的紙質檔案資源進行妥善地處理，從而使原有的檔案資源可以被更好的存儲和保護起來。另一方面，根據相關的規章制度和規范性文件，對電子文件的形成、辦理以及收集等工作進行規范，從而使電子文件不論是前端控制還是全程管理都能夠得到有效地保障。而作為企業的檔案管理者必須要具有創新意識，緊跟時代發展趨勢，充分利用大數據、云計算等媒介和技術對檔案存儲載體進行創新升級。

而就檔案使用者而言，通過搜索相關的關鍵詞就能夠獲取所需信息的數據處理功能極為的重要。這就需要在創建檔案數據平臺的時候，進一步加強檔案數據編碼的研究開發力度，使其更加的全面化。另外，對于維護檔案數據的工作人員來說，應加強防火墻技術、數字證書及簽名等安全防護技術的使用，有效提升其安全性。

3）加大對檔案管理人員的培養力度。首先，注重素質培養，培養檔案管理人員具有盡職盡責、廉潔奉公等良好的品質，切實提高他們的職業素養，從而營造良好的工作氛圍；其次，培養專業技能，檔案管理人員必須要熟練地運用企業運營系統，確保收集的資料更加的全面，在進行分類時能夠清晰明確；此外，對創新能力進行培養，隨著時代的發展進步，檔案管理人員必須要具備創新思維和能力才能適應檔案管理工作的實際發展需求，尤其是在引進信息化管理系統之后，更加需要他們具備較強的適應力和創新能力，與此同時，還應對檔案管理人員的實操能力進行定期的培訓，強化專業技能，盡最大可能避免出錯；最后，培養法紀意識觀念，為了進一步約束檔案管理人員的行為，避免他們在工作中違反相關法律條文，應著重培養他們的法紀意識。

4）加強對檔案管理工作的監督。在新的發展時期，企業在開展檔案管理工作過程中，相關部門必須要切實加強對檔案編制、流程及操作等方面的監管力度。首先，負責監管的工作人員應結合企業實際情況對檔案編制進行管理，對檔案服務模式進行創新，充分利用計算機等技術創建智能化管理，從而更好地服務于用戶。同時，創建檔案信息監控系統，確保檔案各工作環節進行有效的監管，并能夠在檔案發生丟失、損毀等意外的時候響起預警，切實提升工作效率；其次，隨著各類信息技術的廣泛應用，對于相關的流程應進一步加強監管，確保管理工作能夠萬無一失；由此可見，加強監管力度，嚴格執行監管制度，不僅符合企業發展要求，還能確保工作質量得到有效提升。

3 結語

總之，在社會快速發展的形勢下，企業檔案管理工作要想適應時代發展就必須要不斷提高其自身的科學化水平。而就當前情況而言，部分企業在檔案管理工作過程中仍存在著一些問題，導致其發展相對滯后，在一定程度上影響了企業的運營，因此，必須要采取相應的策略，提升檔案的科學化管理水平，為企業發展提供參考依據。