事業(yè)單位人事檔案管理水平的提升路徑分析

陳 杰

（沂水縣人力資源和社會保障局，山東 臨沂 276400）

人事檔案管理工作在事業(yè)單位所有基礎(chǔ)工作開展過程中占據(jù)著一個重要的位置，它是事業(yè)單位開展工作的一個前提和保障。工作中，我們應(yīng)該給予檔案管理工作足夠的重視，將其上升到應(yīng)有的高度，這樣才可以讓我國檔案管理工作更好地開展。我國現(xiàn)階段的人事檔案管理工作還存在著一些問題，但是只要我們不斷努力就可以很好地解決這些問題。

1 現(xiàn)存的一些問題

我國事業(yè)單位正處于高度發(fā)展的時(shí)期，而人事檔案管理水平是我們關(guān)注的重點(diǎn)，檔案管理工作可以讓我們更加清晰地看到事業(yè)單位的發(fā)展水準(zhǔn)，而且良好的檔案管理會給單位內(nèi)部成員使用提供很多便利之處。事業(yè)單位現(xiàn)階段存在的問題應(yīng)該被我們所熟知，它是我們?nèi)粘９ぷ鏖_展過程中常見的一些現(xiàn)象，比如說事業(yè)單位檔案管理人員在工作的過程中也會出現(xiàn)糊弄的現(xiàn)象，由于對檔案管理存在著錯誤的認(rèn)知，導(dǎo)致他們無法給予檔案管理足夠的重視，認(rèn)為檔案管理工作無法凸顯自身的能力，因此他們會對檔案管理工作更加隨意，對我國檔案管理工作來說是極其不利的。

1.1 管理方式落后

事業(yè)單位在開展日常工作時(shí)，應(yīng)該對應(yīng)其對現(xiàn)有的工作內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)和優(yōu)化，這樣可以讓事業(yè)單位在發(fā)展的過程中更好的前行，我國事業(yè)單位在開展檔案管理工作時(shí)，應(yīng)該定期融入新的思想，就可以為我國事業(yè)單位工作的開展提供一個好的方向。但是我國當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作較為落后，依舊沿用紙質(zhì)版的按管理方式，種管理模式落后于時(shí)代發(fā)展的步伐，而且在保存的過程中容易丟失，且不利于查找，相較于互聯(lián)網(wǎng)模式下的檔案管理模式，這種檔案管理模式的弊端會更加凸顯。而且部分事業(yè)單位在存放檔案時(shí)會出現(xiàn)隨意丟棄的現(xiàn)象，這種現(xiàn)象是我國事業(yè)單位的檔案丟失現(xiàn)象更加嚴(yán)重。

1.2 內(nèi)容不充足

眾所周知，事業(yè)單位人事檔案管理具有較強(qiáng)的隱私性，因此，我國當(dāng)前大部分事業(yè)單位在發(fā)展的過程中依舊是沿用紙質(zhì)版的檔案去記錄一些相關(guān)的事件，紙質(zhì)版的檔案管理給我國事業(yè)單位人事檔案管理工作帶來很多的阻礙。比如說，檔案管理人員無法將紙質(zhì)版的檔案進(jìn)行融合，在進(jìn)行檔案管理過程中可能還會出現(xiàn)檔案重合的現(xiàn)象。而且紙質(zhì)版的檔案在保存的過程中無法進(jìn)行批注，大多數(shù)都是在一個新的檔案袋里再去存放一份兒資料，工作人員在工作的過程中要想快速找到資料是極其困難的。

1.3 檔案管理工作者素質(zhì)較低

檔案管理工作實(shí)質(zhì)上屬于事業(yè)單位幕后工作，因此部分員工在工作的過程中就會缺乏工作積極性，他們認(rèn)為自己的工作在事業(yè)單位發(fā)展的過程中無關(guān)緊要，因此就會慢慢降低對檔案管理的重視程度。而且部分事業(yè)單位在發(fā)展的過程中對檔案管理工作者的要求并不嚴(yán)格，在他們上崗之前并沒有對他們進(jìn)行實(shí)際的考核。據(jù)調(diào)查研究顯示，部分事業(yè)單位在發(fā)展的過程中，為了節(jié)省人力資源，很有可能會從其他部門調(diào)一些人去充當(dāng)檔案管理工作者完成檔案管理工作，這些人員在工作的過程中由于并不是專業(yè)的檔案管理人員，不具備專業(yè)的檔案管理能力，他們在檔案管理的過程中會加大出現(xiàn)錯誤的頻率，上級工作人員的不重視使我國檔案管理工作難以得到全面的發(fā)展與進(jìn)步。

2 改革措施

事業(yè)單位在發(fā)展的過程中應(yīng)該加強(qiáng)對人事檔案管理工作的要求，不但對我國現(xiàn)有的人事檔案管理工作進(jìn)行完善，在發(fā)展的過程中要善于利用新的科學(xué)技術(shù)，這樣可以讓我國檔案管理工作散發(fā)活力，為我國檔案管理工作的開展融入新的發(fā)展道路。

2.1 完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備

事業(yè)單位在開展檔案管理工作時(shí)應(yīng)該配備專門的檔案室去存放檔案，不應(yīng)該把檔案隨意堆放，這樣不利于后續(xù)工作的開展。據(jù)調(diào)查研究顯示，我國部分事業(yè)單位在存放檔案時(shí)存在隨意丟棄檔案的現(xiàn)象，或者把所有的檔案存放到一個屋子里，并不會去進(jìn)行歸類管理。而且上層部門在開展工作時(shí)應(yīng)該給予檔案管理工作足夠的重視，這樣才可以發(fā)現(xiàn)我國檔案管理工作中的不足之處。我們應(yīng)該給我國事業(yè)單位檔案管理不斷融入新的管理方式，就可以讓我國檔案管理工作煥發(fā)新的活力。

2.2 要注重檔案管理電子化的發(fā)展

大數(shù)據(jù)的變革對我國許多行業(yè)的發(fā)展都形成了一種沖擊，人事檔案管理工作在發(fā)展的過程中也應(yīng)該積極與我國現(xiàn)代化科技水平相融合，比如說在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，可以由紙質(zhì)版檔案管理向電子版檔案管理轉(zhuǎn)變，電子版檔案管理有很多積極之處，比如說利于查詢，人們可以在自己辦公的地方。就能查詢到自己想要查詢的資料不受時(shí)間和空間的限制，而且這種檔案管理模式不需要專門的空間用于儲藏，紙質(zhì)版檔案管理最明顯的弊處就在于不利于整理，且管理較為繁瑣，無論是整理還是查找，都需要花費(fèi)大量的時(shí)間，運(yùn)用電子版檔案進(jìn)行資料管理，可以通過關(guān)鍵詞進(jìn)行分類，在查找資料時(shí)只需要輸入關(guān)鍵詞就可以找到自己想要查詢的資料。

2.3 從工作人員專業(yè)水平上看

檔案管理工作者在工作的過程中應(yīng)該學(xué)習(xí)新的思想，要不斷提高自身的專業(yè)水平和綜合素養(yǎng)，這樣對我國事業(yè)單位檔案管理工作來說具有極大的好處。事業(yè)單位應(yīng)該對檔案管理工作者進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，讓他們對檔案管理給予足夠的重視，這樣在開展工作時(shí)因?yàn)橛辛伺嘤?xùn)會更加容易上手。事業(yè)單位要改變工作人員的錯誤思想，讓他們明白檔案管理的重要性，這樣工作人員在工作的過程中才會更好地發(fā)揮自身的能力，對我國現(xiàn)有的檔案管理工作進(jìn)行改革發(fā)展。事業(yè)單位要對檔案管理工作者進(jìn)行定期的考核，不斷給他們普及一些新的檔案管理方式。事業(yè)單位工作者在開展工作過程中也應(yīng)該積極與其他部門的同事進(jìn)行溝通，這樣他們可以在第一時(shí)間知道檔案管理過程中存在的一些問題，并及時(shí)進(jìn)行解決。

3 結(jié)束語

在我國現(xiàn)階段的發(fā)展過程中，我國人民對于事業(yè)單位的關(guān)注力度極大，因此事業(yè)單位在開展任何工作時(shí)都應(yīng)該嚴(yán)要求，只有這樣事業(yè)單位才能經(jīng)得住我國人民的考核。事業(yè)單位在發(fā)展的過程中應(yīng)該給予檔案管理工作足夠的重視力度，讓事業(yè)單位的檔案可以更好地保存。