新形勢下事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理策略探究

白紀(jì)梅

（南充市烈士陵園服務(wù)中心，四川 南充 637000）

事業(yè)單位要想發(fā)揮出檔案的參考作用，需要在檔案管理工作方面提出嚴(yán)格要求，思想上也需要引起高度重視。在事業(yè)單位日常業(yè)務(wù)開展和人員流動過程中，都將形成各類檔案資料，很多數(shù)據(jù)信息極具保存與利用價值，涉及工作資料和人員信息等內(nèi)容，在單位歷史與發(fā)展中占有重要地位。對事業(yè)單位來說需要意識到檔案的重要性，不僅要建立完善的規(guī)章制度，也要配置齊全現(xiàn)代化設(shè)備，提高檔案管理人員綜合素養(yǎng)，才能達(dá)到檔案規(guī)范化管理的目標(biāo)。

1 事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的意義

在事業(yè)單位發(fā)展過程中每天都會形成大量文件資料，通過加強(qiáng)檔案管理工作，能夠?qū)崿F(xiàn)對各類檔案的高效收集、整理、檢定和保管，為今后檔案檢索、統(tǒng)計、編研和利用等創(chuàng)造有利條件。事業(yè)單位要想提高檔案管理規(guī)范化水平，需要遵循一定原則，結(jié)合各種形式與內(nèi)容的檔案實(shí)體特點(diǎn)，采取有針對性的分類與組合方式，并考慮到使用需求完成編號、編目排列等工作，從而快速檢索檔案信息，將檔案的價值真正體現(xiàn)出來。

基于此新形勢下做好檔案規(guī)范化管理工作意義重大，具體來說表現(xiàn)在兩點(diǎn)：第一，檔案對事業(yè)單位發(fā)展有參考作用。檔案中能夠?qū)⑹聵I(yè)單位各項(xiàng)工作開展情況如實(shí)反映出來，包含了準(zhǔn)確、可靠的數(shù)據(jù)信息，便于事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)制定科學(xué)合理的發(fā)展規(guī)劃；第二，檔案在事業(yè)單位中發(fā)揮著借鑒依據(jù)的作用。相比于其他文獻(xiàn)資料，檔案中的內(nèi)容更加客觀，公正性較強(qiáng)，并具備較強(qiáng)法律效力，且檔案形成過程非常客觀與公正，權(quán)威性與說服力很強(qiáng)，能夠發(fā)揮借鑒依據(jù)的功能。

2 事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的策略

2.1 完善檔案管理制度

事業(yè)單位要結(jié)合工作實(shí)際與發(fā)展要求，不斷優(yōu)化檔案管理制度，讓檔案分類管理有章可循，能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化水平的提升。事業(yè)單位要結(jié)合相關(guān)規(guī)定，做好檔案收集、整理、編目和保存等工作，讓檔案資料齊全性、有效性和真實(shí)性得到保障[1]。為推動事業(yè)單位檔案管理工作高效進(jìn)行，需要在檔案歸檔、保密、保管、利用等環(huán)節(jié)形成完善的制度，并嚴(yán)格落實(shí)檔案室管理制度、檔案鑒定與銷毀制度，實(shí)行規(guī)范化管理措施，這樣檔案在管理與利用等方面都能做到科學(xué)性與規(guī)范性。事業(yè)單位要提高對檔案管理工作的重視程度，逐步優(yōu)化檔案管理工作各個流程，要建立專門的檔案管理網(wǎng)絡(luò)機(jī)構(gòu)，以單位領(lǐng)導(dǎo)牽頭，各部門負(fù)責(zé)人參與其中，將具體的職責(zé)明確到位，督促各部門管理好檔案，并及時上交材料。事業(yè)單位各部門要安排專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，并形成檔案工作階段性規(guī)劃，將檔案管理年度目標(biāo)與任務(wù)確定下來，保證各部門在檔案收集與移交等環(huán)節(jié)做到規(guī)范化。

2.2 注重檔案信息化建設(shè)

新形勢下事業(yè)單位在發(fā)展中也遇到了很多挑戰(zhàn)與考驗(yàn)，尤其是檔案信息量與日俱增，如何做好檔案規(guī)范化管理工作是需要重點(diǎn)關(guān)注問題。對傳統(tǒng)檔案管理模式來說，不僅效率低下，人工方式管理檔案時容易出現(xiàn)錯誤，影響了重要檔案資料的完整性，與當(dāng)前事業(yè)單位工作要求不符，為檔案管理規(guī)范化水平的提升帶來了限制。針對這種情況，事業(yè)單位也要積極引入現(xiàn)代化手段，加快檔案信息化建設(shè)步伐，不斷推動檔案管理模式的創(chuàng)新。對事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)與檔案人員來說，都要盡快轉(zhuǎn)變思想觀念，在檔案管理模式與方法上加強(qiáng)創(chuàng)新，為檔案管理工作提供更多人力與資金的支持。事業(yè)單位只有將掃描儀、計算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印件、除濕柜等設(shè)備設(shè)施配置齊全，才能保證檔案信息的有效調(diào)用、存儲和記錄，加快檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，保證檔案利用率實(shí)現(xiàn)提升。

2.3 加強(qiáng)檔案安全管理工作

事業(yè)單位通過將各類檔案資料保存下來，可以發(fā)揮其較強(qiáng)的法律效力，而做好安全工作是前提。事業(yè)單位需要將檔案資料保密工作做到位，對檔案實(shí)行統(tǒng)一化管理措施，對各環(huán)節(jié)工作進(jìn)行規(guī)范，以制度的方式約束檔案管理人員，增強(qiáng)他們的安全管理意識。事業(yè)單位要定期開展對檔案管理人員的教育培訓(xùn)工作，促使其提高防火、防水、防霉變、防蟲和防盜意識，并獲取各項(xiàng)技能。在事業(yè)單位檔案信息化管理過程中，也要重視不法分子和黑客入侵網(wǎng)絡(luò)的行為，將檔案原始資料保管工作做到位[2]。在檔案檢索與查閱過程中，需要將具體的檔案資料權(quán)限確定下來，若是未得到相關(guān)批準(zhǔn)，則不能查閱相關(guān)檔案信息。對檔案管理人員，需要在日常工作中注意安全，才能保證檔案管理效率不斷提升，將檔案在事業(yè)單位發(fā)展中的價值真正體現(xiàn)出來。

2.4 提升人員能力，明確工作職責(zé)

事業(yè)單位為提升檔案管理工作規(guī)范化水平，需要確保檔案管理人員有較高的綜合素質(zhì)與專業(yè)能力。對此事業(yè)單位要積極引進(jìn)人才，特別是懂檔案業(yè)務(wù)和豐富計算機(jī)知識的人才，才能勝任新形勢下檔案管理工作要求，達(dá)到規(guī)范化要求。事業(yè)單位在安排檔案管理人員的過程中，不能由其他部門人員兼任，維持其獨(dú)立性，并建立系統(tǒng)化培訓(xùn)體系，讓每個檔案管理人員掌握信息收集、分類、歸檔、存儲和調(diào)用等知識點(diǎn)[3]。此外，事業(yè)單位要將個人責(zé)任制落到實(shí)處，確保責(zé)任進(jìn)行細(xì)化，形成較強(qiáng)的約束力，從整體上提高檔案管理人才隊(duì)伍的工作水平，事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理目標(biāo)才能真正實(shí)現(xiàn)。

3 結(jié)語

總之，新時期事業(yè)單位加強(qiáng)檔案管理工作意義重大，無論是單位領(lǐng)導(dǎo)還是檔案工作者都需要引起足夠重視，采取規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化管理措施。為了保證檔案管理工作的順利開展，事業(yè)單位需要盡快配置有較高性能的計算機(jī)和專業(yè)管理軟件系統(tǒng)，定期開展對檔案管理者的教育培訓(xùn)工作。唯有如此，才能在檔案收集、整理、存儲和利用等環(huán)節(jié)做到規(guī)范化，為事業(yè)單位的建設(shè)與發(fā)展打牢基礎(chǔ)。