辦公自動化環境下企業應如何加強文書檔案管理

黃華華

（福州新區交通建設有限責任公司，福建 福州 350008）

隨著信息技術和自動化管理水平不斷提高，檔案管理工作進入了新的階段。現階段，企業所需要考慮的問題便是如何采取有效措施推動文書檔案工作朝著自動化管理的方向前進。本文就此展開討論 研究。

1 辦公自動化下檔案管理工作的重要意義

同傳統的檔案管理工作相比，辦公自動化技術的應用簡化了檔案管理復雜的程序，通過計算機技術等手段完成信息的傳遞，提高了工作效率。傳統的檔案管理工作一般都是借助手工復制檔案的方法，以此來優化降低工作人員的工作負擔。但是在這個過程中，極有可能由于工作人員的個人原因或者是傳輸環節出現障礙，從而造成出現信息記錄出現偏差，影響檔案管理的效果。而將信息技術應用到檔案管理工作當中，工作人員只需要操作鼠標就能夠輕松復制文件，很大程度上降低了失誤率。

另外，方便信息的傳播。管理人員可以保存原始文件，將有用的信息分享出去，滿足大眾對信息的需求。使用辦公自動化工具除了方便檔案存儲之外，還能夠全方位統計文件當中的數據信息并進行綜合分析，從而有效整合信息數據，為下一步工作提供數據支撐。而且信息能夠快捷的查閱，只需要在計算機當中輸入關鍵詞便能夠檢索所需要的文件資料，節省時間。

2 辦公自動化過程文書檔案管理存在的問題

1）管理過于形式化。現階段工作人員在進行檔案管理工作時，存在的最大問題便是管理過于形式化。為此這就要求管理人員工作中實際情況，制定切實可行的制度來規范日常檔案工作。但是從當前來看，一些單位在開展此項工作過程中，并沒有引進辦公自動化系統，再加上管理目標過于模糊，以至于文書檔案管理工作存在諸多問題。另外存在工作過程中過度依靠辦公自動化系統的情況，從而造成文書檔案歸檔、整理相對滯后，質量無法滿足檔案管理的需求。此外，工作人員缺乏嚴謹的工作態度，在工作過程中沒有發揮主觀能動性，只是機械的完成領導布置下來的任務，自身對于檔案管理缺乏正確的認識，這也是管理形式化的原因之一。

2）管理人員自身問題居多。現階段，負責檔案管理工作人員仍然存在身兼數職的情況，他們不能夠將自己全部的精力用于檔案管理工作。這是因為大部分的時間他們還需要處理其他的瑣碎事情，這就造成文件檔案管理體系遲遲沒有完善，專門負責文件檔案工作的人才更是寥寥無幾。這其中與工作職責不明確，崗位調動大，有著直接 聯系。

3）檔案管理同文書工作之間銜接風險較大。因為文書和檔案管理兩者處在一個辦公系統當中，這也就意味著兩者之間存在較大的關聯性。只有兩者有機結合到一起，才能夠有效優化辦公室工作的效果。但是在實際工作當中，管理人員對于文書檔案缺乏足夠的關注度，檔案管理意識薄弱，以至于在處理文書的過程中失誤現象頻繁發生，公文格式、內容等與現實要求不符。

3 文書檔案自動化管理的具體措施

1）配備專業化的硬件設施。為了能夠推動文書檔案管理實現自動化的目標，首要條件便是在企業內部配置互聯網、電腦等設備，這是推動自動化進程的必要條件。所以就需要企業分撥專門購買硬件設施的款項，根據企業自身發展需求選擇質量優良的硬件設施，從而為檔案管理人員做好文書檔案管理工作提供堅實的物質基礎，有助于企業向現代化辦公轉型。

2）完善自動化系統網絡建設。為了提高文書檔案管理工作的安全性，避免檔案信息內容泄露，需要管理人員采取有效措施完善自動化系統網絡建設，避免遭到外網的襲擊，從而保障網絡安全。一方面，借助路由器設置準許進入文書檔案自動化系統的IP地址，對其他的網址進行屏蔽。另一方面，充分利用計算機系統當中的防火墻功能，有效隔絕一些不良信息。強化防火墻安全性能，及時檢測至非法入侵從而進行屏蔽及優化控制，增強文書檔案的保密性能，確保管理的及時性、有效性。

3）加強文書檔案管理人員的專業技能培訓。雖然說當前文書檔案工作正朝著自動化的方向前進，但是這份工作的進行仍然離不開人工的操作，傳統檔案工作在轉型升級的過程中，對工作人員的技術操作能力以及管理能力提出了更高的要求，檔案管理人員務必采取有效措施加強專業技能培訓。因此，需要定期組織管理人員進行知識再教育工作，有助于其熟悉自動化操作方法，同時掌握電子文件歸檔的相關程序。此外，文書檔案管理人員之間應當加強彼此之間的溝通交流，互相交流分享學習經驗，從而方便及時解決工作過程中遇到的問題，提高管理工作的質量和效率。

4）落實安全管理工作。現階段網絡安全問題不容小覷，為了能夠進一步確保檔案信息安全，需要管理人員立足于管理現狀采取必要行動。比如，可以將一些珍貴的帶有公司印章以及手跡的文件，借助微縮技術將其轉化為圖像文件，便于存儲。這樣也能夠避免文件遭到損壞或者是被人惡意篡改，方便保管原始文件。而且微縮技術的應用在一定程度上節省檔案儲存空間，能夠長時間的保存文檔，強化文檔的保密效果。另外，還需要強化備份技術的應用，謹防在存儲過程中文件丟失。

5）實現電子文檔和紙質資料的統一。對于企業當中關鍵且需要長期甚至是永久保存的文檔資料而言，應當進行紙質資料歸檔處理。同時利用計算機技術將文件按照類別進行分類之后，制作電子目錄，既能夠確保文件保存質量，又方便工作人員查找使用，從而減輕了管理人員的工作負擔。對于企業內部需要互相傳遞的文件資料或者是帶有通知、總結字眼的文件資料，一般提倡使用文件自動化管理系統進行流轉，節省簡化工作程序的同時方便工作人員明確文件去向，避免在文件傳遞過程中不小心流失或者是泄露出去，給公司帶來不可挽回的損失。如果這些文件需要提供紙質資料的話，可以借助掃描機器進行掃描，并將其存儲在電腦里。

6）確定文書檔案數據的標準。企業在生產活動過程中有著數量豐富且繁多的文書檔案，為確保文書檔案管理符合一定標準，便于管理，在紙質檔案管理當中，早已形成了一整套管理制度。但是當前辦公自動化管理處于初始階段，管理人員的工作能力有待提高，再加上管理系統正在不斷的更新升級當中，不同類型的文件資料的存儲管理方式存在一定的差異性，以至于在管理工作進行過程中，很容易造成文件檔案的遺失或者重復。所以，當前管理人員所需要考慮的問題便是如何制定適用于紙質版和電子版儲存方式的管理標準另外。同時要考慮辦公自動化技術一直在升級當中，以至于原有的數據記錄手段已經無法讀取信息，因此就需要管理人員及時更新電子版文件的存儲方式，避免造成文件失效的后果。

4 結束語

總而言之，科技改變了我們的生活，同樣也改變了文件檔案管理的模式，文書檔案自動化管理已經成為時代的必然選擇。為了能夠盡快完成文書檔案工作從紙質版到電子版的轉變，就需要檔案管理人員立足于檔案管理工作的實際情況，采取切實可行的措施，提高自身文化素質，制定全新的檔案管理標準，從而為企業提供更為優質的服務。