檔案管理在企業內部控制中的應用

符朝妮

（中海石油（中國）有限公司湛江/海南分公司，廣東 湛江 524057）

檔案管理是一個現代化名詞，每個人自來到世上的一刻起，就有了自己的檔案，并且會終身伴隨他的一生。企業也會有自己的內部檔案，所以檔案管理工作是十分重要的管理工作。檔案管理對企業運營也起到了重要作用，也是重要的內部管理工作。為了有效進行企業的檔案管理工作，要選用具有專業能力的工作人員。檔案管理可以為企業的內部信息管理提供技術支持。檔案管理系統在企業內部控制中的應用范圍較為廣泛，可以實現更為周全的檔案管理工作，一個企業的檔案管理工作?？梢杂行н\行，對企業的整體經營有著重要影響，也會提供極大的推動力。

1 現代企業的檔案管理工作

現代企業需要規范化的檔案管理系統，具有條理性的檔案管理，能夠為企業內部控制提供有效支持。在企業運轉的過程中，在任何發展階段，都需要以有秩序的檔案管理?，F代企業要求進行規范的檔案管理工作。在企業的任一經營方面，都有完善檔案管理體系的必要性。進行檔案管理體系的完善工作，可以合理掌控企業的內部控制工作，協調管理外部運營，對創建良好的企業形象有極大幫助。但由于歷史的不可抗力因素，部分企業管理人員不注重檔案管理工作。但現代化企業在不斷進行體制改革，現代觀念也帶來了極大程度的影響。企業之間的競爭變得更加激烈，大部分企業的管理人員對檔案管理工作更加注重，并且規律建設具有專業職能的檔案管理部門。

我們列舉簡單的例子，來探究檔案管理的重要性。在21世紀初某世界聞名的能源服務公司，曝光了一則內部丑聞，財務管理部門涉嫌假造財務數據。該公司領導為了獲取超額的經濟利潤，欺騙了各位股東，銷毀證據，并且隱藏了對外債務。為了避免股東發現，制造了財務假賬偽造財務報告，這里一系列違法行為使該公司的基本形象破滅。從發展角度來看，該公司最終導致如此嚴重的后果，將內部資產消磨殆盡，也失去了社會公眾的基本信任，根本原因是內部控制工作進展不到位，沒有較為完善的檔案管理體系。安然公司的檔案管理問題，也體現在多個方面，不止影響該公司的基本經營，也會造成其他方面的不良影響。銷毀財務報告是非常嚴重的違法行為，如果該公司的檔案管理體系較為完善，有嚴格規定，那么不能輕易銷毀財務報告。這也體現了該公司在檔案管理方面的疏漏，為了促進企業的良好發展，要有效解決企業的運營管理問題，提升內部管理水平，解決企業的檔案管理問題，提升企業的內部控制效率。

2 企業的內部控制力

從企業的內部管理角度來說，檔案管理系統的工作水平也體現了企業的內部控制力。企業的內部控制情況體現在其工作流程。企業的工作流程較為繁雜，董事會和企業管理人員以及企業的整體員工作為工作對象，共同參與到企業的內部控制工作中。通過這種聯系，可以形成較為完善的企業內部控制體系。完善的企業內部控制體系，可以形成極為高效的控制局面。企業在發展進步的過程中，也要實現更為完善的內部控制工作。從我國發展層面來看，我國企業管理水平相較于西方國家，有較大程度的差異。為了實現更為完善的內部控制工作，要針對企業的內部管理進行有效探討。不但要進行人力資源的合理規劃，還要實現更為完善的內部信息管理工作。通過優化整合企業的信息資源，實現更為完善的內部控制。

從大部分企業的管理狀態來看，我國企業內部控制框架由COSO報告和《企業內部控制基本規范》的內部控制框架所組成的。COSO提出了五大核心要素和三大管理目標。本文在下文開展簡單介紹，企業內部控制體系所說的是一套具體管理流程，也是開展企業內部控制工作的主要依據。這是根據實際情況提出的戰略性管理方案。

主要根據內部信息和經營狀態，來進行企業經營風險的預估工作。要針對內部控制信息和人員管理情況來實際開展，通過掌控內部管理信息，達到企業信息資源的合理控制。同時采用信息交流模式，進行企業經營狀態的有效掌控。信息交流是基于企業信息管理開展的實際工作，包括內部控制信息和外部經營信息，只要是有利于企業管理的信息資源，都可以應用到實際工作中，它主要是進行企業經營狀態的有效監控，篩選合理信息，進行運營要素的風險評估工作。該報告中還包括了三大經營目標，分別為報告目標，運營目標和臺規目標。報告部目標是針對企業內部信息管理的，要確保企業內部信息的真實性和時效性，從而方便開展公開透明的企業管理工作，運營目標是根據企業經營情況和企業的協調管理能力來實際制定的。臺規目標，主要要求企業嚴格按照合法規定和管理制度，來進行企業的運營管理。

3 檔案管理在企業內部控制中的合理應用

上文簡單介紹了在企業經營管理過程中的檔案管理工作和內部控制的實際聯系，也體現了檔案管理的重要性。我們在日常生活中，經?？梢钥吹接嘘P新聞，比如知名度較高的某企業，因為一些內部管理問題，出現丑聞。上文所提出的企業丑聞，就是例子之一。另一家我國較為知名的實業股份公司，也被曝出造假新聞，在短短三年之間累計造假，收入高達10億元。通過檔案管理工作，來進行企業內部管理機制的有效調整，也是一種有效的實際工作。

檔案管理對企業內部信息的有效整理，可以調動企業內部控制的有效性，提供積極影響。在進行企業檔案管理的過程中，要充分落實企業各個階段的內部控制策略，也就是要將整個企業的信息資源都進行有效管理。這樣不論是進行企業的內部控制管理，還是企業員工的人員調動，都能夠實現更為高效的信息交流企業在進行內部信息調整工作的過程中，要采取有效的管理機制，進行內部信息的協調管理，這對提升企業的內部控制力有十分重要的作用。要針對企業相關部門的有效改革樹立明確目標進行人員資源的有效調整。

通過完善檔案管理體系，進行有效的施工調整和內部改革。為了提升企業的內部控制能力，要進行更為全面的信息管理。要針對各個部門的應用情況進行目標改革。要進行企業經營策略的有效調整，體現檔案管理工作的實際作用。實現更為高效的檔案管理工作，能夠起到實際監督的作用，進行各個工作部門進展情況的有效考核，有利于提升企業的經營實力和競爭力。營造良性經營環境，有利于企業的奮斗發展，也有利于提升工作效率。為了實現更為全面的檔案管理，為企業經營提供可靠控制，為企業的內部控制工作提供更好的服務，從而進行更為高效的科學管理。

4 結語

經過上述內容的有效分析，可以充分了解到，檔案管理系統在企業內部的控制作用。這可以體現檔案管理工作在企業內部的重要意義，也能體現檔案管理工作的重要性。檔案管理工作可以為內部控制提供有效支持，內部控制也可以完善檔案管理體系。要針對實際情況進行有效的調整改革，使二者共同實現發展作用。

為了實現更為完善的內部控制，減少內部管理問題，要積極進行高效的檔案管理工作，促進企業發展。