大數據分析方法在企業檔案管理中的應用

孫晶晶

（秦皇島排水有限責任公司，河北 秦皇島 066000）

企業檔案主要是對企業的發展和各項實踐工作進行如實記錄，通過企業檔案管理工作，可以對這些檔案進行有效的分類、整理和保存。為了保證檔案完整，就要充分利用大數據分析技術，這樣才能進一步提高檔案質量和價值。

1 大數據分析方法在企業檔案管理中存在的問題

1.1 應用成本高

在企業檔案管理中應用大數據分析法時，要構建完善的信息化管理平臺，這樣就會增大投入成本。為了提高大數據的分析質量，保證分析結果更加真實可靠，還要嚴格控制運算時間。由此可見，將大數據分析法應用在檔案管理之中會存在一定的推廣難度，而且成本高，這是各大企業要面臨的主要問題。

1.2 數據比較滯后

大數據分析法的主要依據是最新的信息，如果信息時間滯后，就會影響大數據分析結果的準確性和應用價值。進行建模時，由于模型不能與企業的發展同步，就會影響到分析結果，降低數據的可參考 價值。

1.3 不重視檔案管理

隨著企業的不斷發展，企業所面臨的競爭越來越大，為了提高企業的競爭力，就要不斷提高檔案管理質量，使其能夠為決策提供參考依據。一部分企業領導認為大數據分析技術對檔案管理的作用有限，也不重視檔案管理建設，沒有進一步加大投入力度，因此，大數據分析法很難在檔案管理中進一步發揮作用。

1.4 檔案管理人員素質有限

目前，企業檔案管理人員的素質還有待進一步提升，對待檔案管理工作缺乏責任感，不能意識到自身崗位的重要性，這就會影響到檔案管理水平的提升。這些檔案管理人員不能充分掌握大數據分析方法，使得這一方法難以進一步發揮優勢。

1.5 檔案信息化管理不完善

許多企業開始重視檔案管理信息化建設，應用先進的技術提高檔案管理效率。不過，大多數檔案管理信息化建設水平不足，不能滿足企業的發展需求。雖然檔案管理信息化技術已經日益完善，并在市場上得到大力推廣，不過，一些企業領導并不認為檔案管理信息化建設很重要，對先進技術的引進和投入不夠重視，從而影響到大數據分析方法的應用。大多數企業依然采用傳統的思路和方法進行檔案管理，難以提高檔案的利用率。

2 大數據分析方法在企業檔案管理中的應用

應用大數據分析法時，要結合企業的檔案管理實際情況，確保檔案管理能夠得到進一步創新。許多企業的領導人需要利用各種檔案開展相應的決策，而這離不開大數據分析方法的支持。要依據與時俱進的數據，保證分析定量化，為企業的各項工作提供參考依據。

2.1 對數據進行分析和挖掘

由于企業檔案管理中包含的內容比較多，需要對檔案進行合理分類和整理，這樣才能保證檔案成為領導決策的重要依據，這就需要利用大數據分析方法進行檔案信息分析和挖掘，實現對數據的有效處理。大數據分析法能夠對各項數據進行全面的收集和整理，并對數據進行格式化處理。通過大數據分析法可以構建模型，并運用強大的計算方式，保證數據能夠得到充分地利用。企業根據檔案管理的實際情況應用大數據分析法，保證各項資源以更加直觀的方式呈現。大數據技術中的可視化技術能夠幫助相關人員對數據進行分析，并使其能夠結合工作的情況利用數據。大數據分析方法可以提高數據的品質，實現資源的充分利用，并在逐漸挖掘和分析的過程中了解數據的價值，亦為企業的進一步發展提供相應參考。

2.2 優化工作流程

利用大數據分析方法，可以進一步優化企業檔案管理的流程，使檔案管理工作更有效率。傳統的檔案管理工作通常十分繁瑣，而且大多是以紙質檔案文件為主，這樣不僅會導致檔案丟失，還難以提高工作效率。利用大數據分析技術實現檔案管理信息化建設，就可以進一步減少時間耗費，保證各個流程之間的銜接更加緊密，使工作能夠得到統一高效的開展。大數據分析技術可以減少不必要的操作流程，通過先進的信息化平臺對檔案進行收集和整理，使各項信息和數據得到高效正確的處理，這樣就可以及時滿足相關人員的需求，還可以保證信息的完整性和真實性。

2.3 創新檔案管理方式

大數據分析技術可以保證企業的檔案從傳統的紙質文件變成電子檔案形式，這樣可以保證檔案得到更加安全的保管，同時還可以對檔案進行加密，采用先進的防火墻等技術實現系統正常運行，進一步保障檔案的安全。同時還會采取備份技術，使檔案獲得備份，不會輕易遺失。

3 結束語

總之，企業檔案管理水平的提升離不開大數據分析技術的支持。大數據分析技術可以保證數據得到全面的收集整理和分析，實現檔案的安全保管，滿足各個部門的需求。應用大數據分析技術還可以促進企業檔案管理信息化建設更上一層樓，積極解決現階段檔案管理中存在的問題，保證檔案管理工作不斷創新，還可以進一步提高廣大檔案管理人員的素質，使其能夠充分運用新技術開展檔案管理工作，提高安全管理意識，為企業的發展保駕護航。