基于事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)問題及優(yōu)化方式思考

杜櫻俏

（山東省衛(wèi)健委醫(yī)管中心，山東 濟南 250014）

事業(yè)單位在進行檔案信息化建設(shè)工作中，需要加強資金和設(shè)備的有效投入，結(jié)合實際工作現(xiàn)狀以及工作要求提出有效的管理方案，利用先進的信息技術(shù)進行檔案信息有效整合以及加工，從而方便相關(guān)崗位工作人員對檔案信息進行科學性的處理以及調(diào)配，提高事業(yè)單位檔案信息化管理水平的效率以及質(zhì)量，實現(xiàn)現(xiàn)代化的成功轉(zhuǎn)型。

1 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的必要性分析

為了使事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作能夠得到有序的發(fā)展，需要相關(guān)管理人員明確事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的必要性和重要影響意義，從而為后續(xù)工作奠定堅實的基礎(chǔ)。事業(yè)單位在推動社會和諧穩(wěn)定發(fā)展的戰(zhàn)略中有重要的影響作用，因此需要加強檔案管理信息化的建設(shè)力度，推動事業(yè)單位的穩(wěn)定性發(fā)展。在檔案中不僅記載了時代的進步數(shù)據(jù)，還是促進社會健康發(fā)展的重要信息，在新時期背景下，需要加強對檔案信息化建設(shè)工作的重視程度，通過信息化和數(shù)字化的方式，保證檔案信息化建設(shè)水平的提高[1]。隨著時代的不斷發(fā)展，檔案信息逐漸朝著多樣化和復雜化的方向發(fā)展，如果仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，不僅會在無形中增加相關(guān)工作人員的工作壓力，還會使檔案管理效率無法得到有效地提高。因此，在當前時代下需要充分發(fā)揮現(xiàn)代化和信息技術(shù)的優(yōu)勢，提高檔案信息化建設(shè)的水平和質(zhì)量，從而更加貼合于實際工作需求以及工作要求，提高事業(yè)單位檔案信息化管理的效果。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的問題分析

2.1 基礎(chǔ)設(shè)施不完善

在當前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作中，基礎(chǔ)設(shè)施不完善的問題是比較嚴重的，在進行檔案管理信息化建設(shè)的過程中，需要加強基礎(chǔ)設(shè)施的有效投入，這樣才可以給各項工作提供重要的支撐以及引導。但是由于一些事業(yè)單位的領(lǐng)導層并沒有加強對這一問題的有效認識，在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度方面存在著較大的不足，甚至是一些事業(yè)單位仍然用以往的計算機來進行檔案管理工作，使得先進的信息技術(shù)無法在實際中發(fā)揮其應有的價值和效果，也無法給實際工作起到一個重要的支撐和引導作用[2]。

2.2 信息建設(shè)不健全

在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的工作中，需要加強對信息建設(shè)的重視程度，從而方便各個部門工作人員隨時調(diào)取有關(guān)檔案的信息，提高實際工作的效率。但是由于相關(guān)事業(yè)單位并沒有充分地發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢來構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)庫和交流平臺，所以在信息提取方面是非常困難的，甚至一些程序還非常的繁瑣，不僅給實際工作帶來諸多的困擾，還嚴重影響了事業(yè)單位管理水平的提升。

2.3 檔案管理不合理

在信息化建設(shè)時，需要相關(guān)工作人員對檔案信息化管理模式進行不斷的調(diào)整和優(yōu)化，更加貼合于信息時代的發(fā)展方向以及發(fā)展要求，但是在實際檔案管理工作中，雖然一些工作人員進行了檔案信息化建設(shè)工作，但是所實施的管理模式仍然是以往的檔案管理模式，不符合檔案信息化建設(shè)的要求以及標準，這就會導致在實際制度的實施過程中，存在著不科學和不規(guī)范的問題，堆積在事業(yè)單位檔案管理信息化中的問題越來越多，這嚴重影響了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的有效性發(fā)展。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)優(yōu)化對策

3.1 健全培訓機制

在進行檔案管理信息化建設(shè)時，需要加強對培訓機制的有效完善，從而使得工作人員的綜合素質(zhì)能夠得到有效地提高，相關(guān)管理人員需要結(jié)合事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容，建立科學且完善的培訓機制。在培訓中需要重點地向工作人員講述有關(guān)先進信息技術(shù)的應用優(yōu)勢，掌握一些信息軟件的操作方法以及操作技巧，提高自身的工作素質(zhì)，使得事業(yè)單位的培訓機制能夠發(fā)揮其應有的價值和效果。

3.2 加強技術(shù)投入

在進行事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的工作中，還需要加強相關(guān)先進技術(shù)的有效投入，相關(guān)管理人員可以適當?shù)亟梃b國外先進的檔案管理模式，選擇正確的信息技術(shù)來保證實際工作的有序進行。另外，還需要加強對安全技術(shù)的有效融入，在事業(yè)單位檔案管理工作中一些機密性文件信息是非常重要的，因此需要加強安全技術(shù)的利用，禁止外來人員讀取和操作事業(yè)單位檔案的信息，系統(tǒng)最大程度的防止信息出現(xiàn)被盜取和破壞的問題，保證檔案的完整性和安全性[3]。在進行技術(shù)投入時，還需要融入各種先進的手段，將紙質(zhì)化的資源轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的資源，構(gòu)建完善的大數(shù)據(jù)庫，在大數(shù)據(jù)庫中要包含有關(guān)檔案目錄和檔案全文數(shù)據(jù)方面的內(nèi)容，從而為事業(yè)單位的員工提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務，也有助于凸顯檔案管理信息化建設(shè)的人性化特征。

3.3 完善信息管理

為了使事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作能夠有序進行，需要相關(guān)工作人員對信息管理系統(tǒng)進行不斷的完善和調(diào)整，從而提高實際工作的效率與質(zhì)量。在進行信息管理制度實施和完善的過程中，需要加強對我國相關(guān)法律法規(guī)的有效解讀和認識，這主要是由于我國相關(guān)法律法規(guī)在事業(yè)單位檔案管理工作方面作出了非常清晰而明確的規(guī)定，因此在進行信息化建設(shè)工作中，需要將我國的相關(guān)法律法規(guī)貫徹落實到所有程序的實施中，從而使得檔案信息化管理能夠有完善的支撐來約束自身的管理行為。事業(yè)單位要結(jié)合自身的發(fā)展情況，制定出科學合理的檔案管理工作制度，以信息化建設(shè)為主要的出發(fā)點，在事業(yè)單位內(nèi)部搭建良好的工作氛圍以及工作環(huán)境，從而使得每一個工作人員可以更加認真地進行檔案信息的有效管理，明確自身的工作職責和工作重點，提高事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量和效率。

3.4 加大監(jiān)督力度

在進行檔案信息化建設(shè)的工作當中，還需要加強對檔案監(jiān)督工作的監(jiān)督力度，從而達到規(guī)范性的工作效果。合理的監(jiān)督制度，不僅可以激發(fā)工作人員的工作熱情，還有助于使工作人員及時地發(fā)現(xiàn)自身在日常檔案信息化管理工作中存在的問題，提出有效的糾正方案，促進工作人員綜合素質(zhì)的提高。在檔案管理信息化建設(shè)的工作當中，需要將外部監(jiān)督和內(nèi)部監(jiān)督進行相互融合，及時地發(fā)現(xiàn)在檔案建設(shè)工作中的一些缺陷，在最短時間內(nèi)提出有效地解決措施，這樣一來可以創(chuàng)建出非常高效便捷的信息化管理平臺。

4 結(jié)語

事業(yè)單位在進行檔案管理信息化建設(shè)工作中，需要明確檔案管理信息化建設(shè)的必要性和重要性，并且還要樹立與時俱進的工作理念，創(chuàng)新傳統(tǒng)的檔案管理方式，加強信息化管理平臺的有效建立，提高相關(guān)工作崗位人員的綜合素質(zhì)，從而使得事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的效率能夠得到充分的保證，更加貼合于當前時代的發(fā)展方向，推動事業(yè)單位的穩(wěn)定性發(fā)展。