信息化技術在工程項目檔案的應用
——以齊魯石化工程建設數字化交付系統為例

路鐵硯

（中國石化齊魯石化信息中心（檔案館），山東 淄博 255400）

在建設工程項目資料收集和管理過程中不完整、不規范、不及時的情況較為突出，致使后續項目文件整理、審查花費大量人力、物力，嚴重影響了項目竣工驗收進度。隨著信息技術的不斷發展和應用，以及電子文件在工程項目建設過程中的普遍應用，建設一套既能將設計、施工、監理、項目管理等單位納入其中又能滿足工程項目檔案完整性、系統系和準確性的工程文檔數字化管理系統很有必要。

1 建設目標及內容

齊魯石化工程項目文檔數字化交付系統（以下簡稱“文檔數字化交付系統”）的建設目標是：通過對建設工程項目資料全過程、全范圍、全對象的電子化管理，實現建設工程項目資料收集和管理的規范、完整和及時，全面提升齊魯石化建設工程項目數字化交付水平。

基于齊魯石化建設工程項目文檔數字化交付系統項目的建設目標，項目建設內容主要包含了以下幾個方面：

一是，實現建設工程項目資料從生成、流轉、簽章到終版、整編以及歸檔全過程的管理。

二是，實現通過資料模板提供、資料內容規范性檢查、資料信息自動生成等多技術手段，實現項目資料收集的規范性管理。

三是，實現系統具備設計、施工、監理、管理等各參建單位均可使用的條件，實現項目資料收集的完整性。

四是，實現各參見單位的資料管理人員根據項目實際進展情況隨時對資料進行業務處置，實現項目資料的實時收集和管理。

2 項目建設方案說明

文檔數字化交付系統主要業務功能包含過程資料中心、終版資料中心、資料整編中心、歸檔中心、項目管理中心、統計中心、資料模板中心等模塊。現結合齊魯石化建設工程項目資料的收集管理工作與系統的應用情況說明如下：

外部參建單位資料的收集和管理。建設工程項目外部參建單位的資料收集和管理工作一直是建設工程項目資料收集的重點和難點。主要問題：一是，參建單位對資料管理普遍重視程度不高，過程管理不嚴謹，人員配備不到位；二是，參建單位對建設工程項目資料相關的標準規范掌握不透徹，資料人員水平參差不齊，提交的資料存在不規范、不完整、不準確的現象；三是，人員更換頻繁，資料遺失的情況時有發生等。

針對以上情況，文檔數字化交付系統具有針對性的開發了過程資料中心、終版資料中心、資料模板中心和項目管理中心等模塊。結合建設工程項目建設的過程，業務應用情況說明如下：

1）項目前期階段。在項目前期階段，齊魯石化公司項目資料收集的管理人員會根據項目的實際情況在系統中創建并初始化好項目參建單位資料收集對象的權限（包含單位、人員等）、資料收集模板（包含資料關鍵元數據、資料模板以及注意事項信息等）、資料審核流程、各參建單位的電子簽章、電子簽名等相關內容。除此之外，齊魯石化公司檔案管理部門聯合公司工程建設管理部門就資料收集要求以及系統應用組織專門的培訓說明會，說明項目資料收集的相關要求、標準規范以及系統的應用操作。

2）項目過程階段。在項目建設過程階段，與項目建設相關的設計、施工、監理等各相關參建單位均可通過文檔數字化交付系統進行資料的起草、流轉、簽章/簽名和定稿等相關工作。其中：資料的起草及分發工作：可在文檔數字化交付系統過程資料中心模塊中新建起草相關文件，并進行流轉分發到其他相關單位對應人員進行簽章/簽字。資料的簽章/簽名工作：在接收到項目外部參建單位的資料并完成檢查和確認工作后，可通過系統功能進行在線的簽章/簽名，并再流轉至下一個參建單位進行確認。資料的定稿環節：在完成了資料的起草、流轉和簽章/簽名后，各參建單位資料員可通過系統進行最終的定稿并將終稿文件移交終版資料中心待預歸檔。

3）項目驗收階段。在項目驗收階段（含階段/專業驗收）階段，各參建單位的資料員可通過本系統完整、全面的梳理項目資料并進行組卷、移交清單生成及打印等相關工作，并對項目資料進行檢查和查漏補缺。其中：資料組卷工作：在項目驗收階段，對于系統內的資料可以進行組卷操作，系統會根據內置的規則自動生成案卷和卷內目錄的公共元數據信息（如：分類編碼、階段號等）。線下資料上傳工作：在實際項目中，還存在部分資料在線下形成和流轉的情況。針對這種情況，系統設定了線下資料的批量導入和檢查功能，通過該功能可以把線下資料的電子版批量導入到系統中并通過系統的檢查（如：元數據填寫完整度的檢查，電子原文對應檢查等）以確保資料收集的完整性和準確性。移交預歸檔工作：通過本系統可向檔案部門進行移交并在線等待檔案部門人員的檢查反饋消息，一旦有信息反饋可在系統中及時查看并根據反饋意見進行拆卷、重新組卷以及重新整編移交。

3 項目建設亮點

目前油品質量升級碳四資源綜合利用技術改造、科魯爾26萬噸/年丙烯腈生產及配套項目二期工程利用該系統收集、整編、歸檔項目文件，提升了齊魯石化建設工程項目資料收集的管理水平和執行效率，取得了良好的成效，主要體現以下幾個特點：

一是，前置項目資料收集，保證資料的收集和項目的建設進度同步。通過項目系統作為平臺前置了工程建設項目資料收集管理，使得在公司工程建設項目伊始各參建方就可以將相關資料提交至系統中，確保了資料的完整性、準確性和及時性，并實現了資料收集進度和項目建設進度的一致。

二是，實現項目資料的在線歸檔，實現了項目資料全過程管理。通過項目資料的在線歸檔并結合系統過程資料、終版資料的收集整編，實現了建設工程項目資料全過程數字化管理。

三是，加強了資料收集的質量管控。通過系統的項目資料收集模板、數據檢查、關鍵信息和移交報表自動生成等功能，實現了對系統內資料的規范性約束，提升了項目資料的規范性。

四是，增加了在線簽章功能，實現了項目資料在線流轉、簽章等功能，進一步提升了電子資料的平整性。

4 總結

通過建設工程項目文檔數字化交付系統的建設，大幅度提升了齊魯石化在建設工程項目資料收集和檔案管理的信息化水平和管理水平，為后續全面實現無紙化管理,“單套制”模式推行奠定基礎。