分析人事檔案信息化管理面臨的挑戰及應對

滿 莉

（新疆生產建設兵團第六師總工會困難職工幫扶中心，新疆 五家渠 831300）

基于信息化背景下的人事檔案管理理念主要以先進的互聯網技術為依據，通過采取統一的標準對人事檔案管理資源進行有效整合，實現重構與創新現代化管理服務理念的目標。實際上人事檔案信息化建設的根本目的在于依托于科技手段有效整合計算機網絡資源，并借助相關軟硬件設施綜合管理人事檔案信息，在提高檔案管理工作質量與水平的基礎上，實現人事檔案資源的實時傳遞與共享目標，進一步推動人事檔案信息趨于數據化與格式化。

1 人事檔案信息化管理面臨的挑戰

1.1 人事檔案管理信息化制度尚不完善

目前人事檔案管理信息化的工作流程尚不完善，人事檔案管理信息化制度的建立也缺乏科學有效的理論依據。在傳統人事檔案管理模式的引導下，其在信息化建設過程中普遍缺乏規范的要求準則與制度化標準。但人事檔案管理信息化建設立足于互聯網之上，其大部分文件載體形式磁介質，與傳統人事檔案管理模式之間存在明顯差異性，并且人事檔案管理在信息化建設過程中涉及的實行方法與標準細則兼容性也較為薄弱，必須依賴于完善的信息化制度予以保障和支持。

1.2 缺乏軟硬件配套設施的支持

相比于傳統人事檔案管理，檔案管理信息化的建設更依賴于軟件與硬件等基礎設施的支持，但傳統軟硬件設備已無法適應新時代人事檔案信息化需要，相關檔案管理平臺也不滿足現代化辦公環境應有的硬性要求，并且在軟硬件管理人才的培養方面也有所欠缺，無形中對人事檔案管理信息化的可持續發展造成一定的阻礙。

1.3 檔案管理信息化建設及其安全意識不足

當前大部分人事檔案管理人員仍未及時轉變傳統理念，片面性地沿用傳統檔案管理模式，致使人事檔案管理信息化建設缺乏內在動力。與此同時，盡管部分企業已充分認識到人事檔案管理信息化建設的重要性，但其工作人員的專業化素養普遍不高，對人事檔案信息的安全管理意識也較為匱乏，甚至存在嚴重的違規行為，也并未及時更新與存儲檔案信息資料，無法從根本上保障檔案信息資料的安全性與可靠性。

2 加強人事檔案信息化管理的應對策略

2.1 構建完善的信息化檔案管理制度

在推動人事檔案管理信息化建設前，應積極構建完善的信息化檔案管理制度，具體可從以下幾方面著手：第一，采取統一的信息化管理標準，不斷優化與完善檔案信息管理流程，為人事檔案信息化管理的再發展奠定良好基礎。第二，明確規定相應的訪問權限，依托于現代化信息技術科學管理檔案數據信息，在統一標準下為用戶提供不同的個人識別碼，以此充分滿足不同用戶的個性化需求。第三，通過規范相關政策法規全面保障信息化檔案數據的真實性與合法性，真正意義上發揮人事檔案數據的時效性價值。第四，建立完善的信息化檔案管理安全機制，從源頭上避免不法分子利用違法手段盜取檔案信息的行為，有效提高檔案管理信息化建設的安全性。

2.2 加大檔案信息化管理系統投入力度

企業在人事檔案管理信息化建設過程中，必須積極配備相應的專業化信息管理軟件，在資金允許的前提下適當加大檔案信息化管理系統投入力度，依托于信息化管理軟件建立系統的檔案數據安全體系，充分發揮信息管理軟件中的個人識別功能，以此提供科學有效的身份驗證服務，積極為用戶提供安全的信息訪問環境，在保障檔案數據信息安全性的同時，還能為檔案信息化系統的有效運行奠定良好基礎，有效降低了企業的經濟損失與安全風險發生概率。

2.3 培養高素質人事檔案管理人員

企業應積極采取有效措施提高檔案管理人員的專業化素養與綜合實踐能力，促使檔案管理人員的業務水平滿足企業經營發展需求。在完善的安全保障體系與登錄系統支持下，企業還應積極構建專業化服務體系。人事檔案管理信息化原本就涵蓋了互聯網應有的基本特點，尤其在數據信息傳遞與共享效率、人力資源成本控制方面的優勢更為顯著，但在人事檔案數據處理過程中必須依托于專業的服務體系予以支持，并及時解決用戶訪問過程中存在的各種問題，以此為用戶及時反饋所需檔案數據信息，充分發揮人事檔案需求服務的最大化作用。另一方面，專業檔案管理人員還應積極對數據信息進行更新與檢測，依據信息的不同等級進行合理劃分，基于整體角度全面把控數據信息的安全性，有效實現人事檔案數據動態管理目標。

3 結語

在現代信息化技術不斷發展與進步的背景下，人事檔案管理信息化建設的需求與日俱增，推動人事檔案管理信息化已成為順應新時代發展趨勢的必然結果。因此，企業應更深層次地研究與分析人事檔案管理信息化的實用性價值與優勢，在滿足社會公眾個性化需求的基礎上提高檔案管理工作效率，并充分利用現有互聯網資源將人事檔案管理信息化與各項先進的技術手段進行有機結合，從而將人事管理信息化建設的最大化作用全面體現出來。