淺談多媒體在檔案信息化建設中的應用

胡 毓

（太原市房地產市場監測和研究中心，山西 太原 030002）

隨著我國全面進入到信息化時代后，信息技術在各行各業中的應用范圍也在日益擴大，其中，檔案管理領域中對于多媒體信息技術的運營就極為頻繁。一般而言，檔案管理工作主要涉及內容整理、信息查閱等內容，但傳統的管理手段下，無論是查閱還是管理中，均易出現損害甚至丟失的問題，阻礙了檔案管理工作順利推進。鑒于此，針對多媒體在檔案信息化建設中的應用這一主題進行深入分析具有重要現實意義。

1 多媒體技術的內涵及其在檔案信息化建設中的積極作用

多媒體技術是指通過計算機對文字、數據、圖形、圖像、動畫、聲音等多種媒體信息進行綜合處理和管理，使用戶可以通過多種感官與計算機進行實時信息交互的技術，又稱為計算機多媒體技術[1]。多媒體技術的發展改變了計算機的使用領域，使計算機由辦公室、實驗室中的專用品變成了信息社會的普通工具，廣泛應用于工業生產管理、學校教育、公共信息咨詢、商業廣告、檔案管理、軍事指揮與訓練，甚至家庭生活與娛樂等領域[2]。

將多媒體技術應用于檔案信息化管理中，其積極作用主要體現在以下幾方面：1）顯著優化工作流程，促使檔案信息化建設的水平及效率均實現進一步地提升，實現檔案信息資源的實時查詢與借閱歸檔的同時，且用戶進行檔案的借閱時，也不會受到時間和空間的限 制[3]。2）在檔案信息化管理工作建設中，多媒體技術主要發揮媒介和技術支持的功能，不僅打破了傳統檔案管理工作的單一性，且在檔案的管理保存、傳輸及管理方面也發揮了積極性的促進作用。

2 多媒體應用于檔案信息化建設的原則及對策

1）多媒體應用于檔案信息化建設的原則。將多媒體技術應用于檔案信息化建設工作中，想要進一步提升信息化建設水平，就必須深入了解相關建設原則，方能夠進一步保障后續的檔案信息化管理工作順利推進。詳細分析而閆妮，應該嚴格遵守以下原則展開：（1）規范性原則。居于檔案管理工作本身的性質而言，其主要目的是能夠實現管理工作能夠更具規范性，從而更好地從宏觀層面上實現對于各類檔案信息的收集、整理、保存及歸檔工作的全程管控[4]。與此同時，將規范性建設原則應用于檔案信息化建設中，對于檔案本身的程序化建設也具有顯著的促進成效。（2）內部協調原則。檔案管理本身屬于一類十分龐大的系統性建設工程，不同環節之間相互分工十分明確，此時想要保障各個環節開展期間能夠實現協調統一目標，就必須做好檔案管理的整合與協調工作，相互之間保持獨立的同時，且整體趨于協調。此外，為了提升管理工作的協調性，還需做好管理人員的意見收集工作，促使管理工作開展質量得到進一步地提升。

2）多媒體應用于檔案信息化建設的對策。（1）增強對于多媒體軟件硬件設施的建設。檔案管理系信息化建設過程中，想要實現多媒體軟件及硬件建設發展目標，就必須做好以下幾項工作內容：①在保障經費足夠的基礎上，定期督促部門配置更先進的多媒體應減少設施，并同步做好設備使用全程的運維保養工作。②在檔案管理部門之內構設一個更為專業的軟件平臺，此平臺可直接用于信息的搜集和處理，從而顯著提升檔案管理信息化建設中軟件建設水平[5]。此外，檔案管理部門還應積極與單位內其他部門之間進行工作性質以及內容方面的配比，提升多媒體軟件的運行及功能開發質量。（2）強化檔案信息數字化處理系統構建。檔案管理工作推進的過程中，不同介質的檔案在面向多媒體檔案轉型時，由于兩者之間存在一定的信息轉存障礙，此時想要解決此障礙，充分做好數字化處理系統建設工作，對于信息轉換效率的提升具有重要促進作用。具體而言，可從以下工作內容著手進行數字化處理系統構建：①在檔案管理部門之內，構建出一套全新的信息數字化檔案處理系統，該系統的設定，能夠統一信息的制作、加工以傳輸等多個管理環節，此時管理通過實現統一性和協調性，進一步預防檔案管理演變為信息孤島現象[6]。②在進行文獻檢索時，應該充分做好相應的檢索程序優化工作，首先在系統中構建一個用于存儲檔案目錄的數據庫，隨后以不同主題進行檔案分類，完成歸檔處理工作，最終為檔案管理效率及信息檢索速度提升起到幫助。（3）構建完善的檔案信息安全保障體系。在當前的信息化時代下，網絡社交已經成為國民與外界交流的重要形式，但此過程中，信息泄露問題也隨之產生，促使信息安全問題受到越來越多人的重視。在背景下，檔案管理工作中，對于信息安全地管理也不能忽視。此時，為了進一步提升檔案信息保障，圍繞其構建一個完善的檔案信息安全保障提示十分有必要：檔案管理部門所屬單位自身應加強對于信息安全管理意識的培養，對于自身能力有限的單位，可面向外界進行信息安全處理技術的引進，部分條件充足的單位，則可自行研發更適用于本單位檔案管理的安全保障體系。保障體系投入運行后，需積極與信息化管理軟件之間做好配合工作，將安全保障技術作為屏障，從而促使后續的信息安全管理能夠有效抵御外界所構成的信息安全隱患。（4）助推多媒體數據庫構建工作。檔案管理者利用多媒體進行管理質量提升時，還可以進一步利用多媒體構建更優良的數據庫建設工作，詳細分析而言，應該做好以下工作內容：①提升多媒體數據庫建設工作開展速度，期間可積極向內引進相應的信息加工、數據組織及整合方案，如自身條件有限，也可通過邀請專業技術團隊的形式為本單位的檔案數據庫建設進行技術強化。②充分做好紙質檔案與多媒體信息檔案之間的技術轉換，構建數據庫及信息化建設的全新信息轉化格局，期間，還需同步做好相應的技術交流及電子檔案轉換，借此促使檔案管理信息化建設實現成熟化。

3 結束語

綜上所述，將多媒體信息處理技術引進到檔案管理工作中，不僅能夠助推檔案管理工作面向信息化方向發展，同時還可為更多檔案用戶提供豐富的檔案服務。在此認知基礎上，將多媒體融入到檔案管理環節中，不僅需要工作人員自身加深對于應用原則的掌握，同時在數字化系統建設以及數據庫的構建方面也不能掉以輕心，而是應該投入更多管理精力，唯有如此，方能夠真正為我國整體檔案管理工作質量實現階段性的提升奠定堅實的基礎。