企業檔案管理信息化建設的障礙及優化

孫 婷

（天津鐵路疾病預防控制中心，天津 300140）

檔案管理工作對于企業的長遠發展具有重要意義，在技術的推動下，傳統的檔案管理模式正在發生變化。就傳統檔案管理模式而言，不僅占用大量存儲空間，而且整理起來耗費巨大人力和財力，最主要的問題是對當前工作模式的開展存在一定阻礙，不利于工作的開展。因此需要做好檔案的信息化管理，從而提升企業檔案管理的效率。

1 企業檔案管理信息化建設的重要性

1）提升檔案管理效率。企業檔案管理工作的順利開展，不僅利于企業人員的管理，更方便企業其他工作的開展。實際上，我國檔案管理工作依賴人工，造成檔案管理人員工作強度增加，但工作效率卻一直得不到提升。而開展企業檔案管理信息化建設，主要是通過建立電子檔案的模式，利用網絡平臺完成檔案整理分類，顯著提升工作效率。傳統檔案管理模式需要大量人員參與，管理成本較高，直接造成員工工作強度增加，影響到檔案管理效率。強化檔案信息化建設，保證信息安全。另一方面，由于紙質文件的大量存在，印刷費用也是管理成本的重要組成部分，這種消耗品的存在也不利于節約型管理模式的形成。而利用現代信息技術進行檔案管理和整理，不僅節約時間，提升效率，還能以電子版的方式代替紙質載體，有效節約了成本。

2）增加檔案管理安全性。長期以來，檔案管理是一項嚴肅工作，由于在有限的空間內存放著大量的紙質文件資料，一旦由于管理不慎出現火災等問題，將會造成重大損失。同時當前部分檔案管理工作量巨大，因此需要多人同時對檔案進行管理，這種非專人負責的管理模式不利于形成有效的監督管理機制，甚至存在泄漏信息的情況，嚴重危害名譽以及社會的穩定性。通過檔案管理信息化建設實現網絡平臺管理檔案信息，降低人員使用數量，提高檔案管理質量與效率，從而有力降低信息泄露情況的發生概率。

3）提高檔案資源利用率。檔案管理工作內容較多，利用信息化建設構建相應的數據庫，統一整理與收集信息資源，實現分類處理信息資源的目的。相關的部門在檔案管理負責人的授權下，可以對制定的信息文件進行網絡訪問，從而提升信息共享的效率，這種共享模式安全性較好，還能更好地發揮信息資源的價值，推動進一步發展。

2 現代企業檔案管理中存在的主要問題

1）企業對檔案管理工作的重視程度不足。因為檔案管理工作不僅內容繁雜，而且要投入一定的資金和人力，但當前部分企業過分重視經濟效益，因此對于成本控制的相對嚴格，就忽視了對于檔案管理的重視，從而對企業長遠發展造成不利影響。

2）檔案管理模式落后。當前，部分企業在進行檔案管理時，依然采用傳統的紙質檔案管理模式，這種管理模式不僅消耗大量的面積，并且保存起來也存在一定的風險。計算機信息時代的來臨，信息化的檔案管理模式可以很好地解決這種問題，因此企業需要加快模式的調整。但由于區域發展不平衡等因素的影響，導致我國在企業檔案管理信息化建設方面一直處于低級階段。

3）檔案管理的安全問題。由于信息技術的發展，人們對網絡和智能設備的依賴性不斷增加，因此網絡安全也成為人們關注的重點內容。作為企業的核心資源，檔案管理工作的開展對企業發展具有決定性影響。網絡安全系數不高也是企業決策者開展信息化建設緩慢的重要原因。

3 針對企業檔案信息化建設的解決措施

1）建立信息化檔案管理的系統。在大中型的企業中，為進一步提升檔案管理工作的效率，需要重視對檔案管理系統的建設，充分利用信息技術的優勢，充分享受技術紅利，從而助力企業更好的發展。就當前而言，在建立信息化系統的過程中，需要重視紙質化辦公向電子化辦公的轉變，并保證銜接效果，從而更好地對相關的電子信息進行記錄。另一方面需要保證系統的可拓展性，由于技術的不斷發展變化，需要在今后為系統賦予更多的功能，從而方便人們的工作。盡管電子信息數據的使用率不斷提升，部分企業也開始進行檔案管理的信息化建設，但在實際上，部分電子文檔的管理依然不夠嚴謹，一方面體現在網絡安全問題方面，另一方面與從業人員的習慣也有很大的關聯。因此企業需要重視對工作人員的能力培訓，借助電子檔案對相關數據進行及時存儲，同時通過設置防火墻、局域網、專人專用以及使用密碼限制訪問的方式保證電子文件和檔案的安全性。

2）加強對檔案管理信息化建設的關注程度。檔案管理在企業的發展中具有非常重要的現實意義，管理人員應該客觀對待，并采取有效的措施提升檔案管理的效率。管理人員需要充分認識到時代發展以及科技的重要性，加強信息化建設力度，根據企業發展需求全面投入。并在完善的過程中，不斷發現檔案管理中存在的問題，采取有效的措施進行解決，讓數據的價值能夠更好地發揮出來。企業需要結合實際情況，重視對制度的完善，只有通過對相關流程的完善和管理，才能保證數據的有效性。另一方面，在實際運營過程中，企業還需加強對云端第三方的重視和利用，及時將有關的協議落到實處，全面考察數據使用過程中的安全問題，保證信息運用過程的安全性。此外，企業的管理需要借助大數據平臺，因此在實際建設過程中盡可能對相關板塊和結構進行完善，從而充分利用計算機信息系統，提升信息交流的安全性和速度。

3）加強培養檔案管理方面的專業型人才。從事檔案管理的工作人員的綜合能力和素質也在一定程度上影響著檔案信息化建設的進程。因此企業應該重視對專業人才的培養，并不斷完善人才的培養制度，從實際工作出發，通過培訓的方式，提升從業人員的專業操作水平。另一方面，由于時代發展變化較快，應該重視及時吸納新型的綜合性人才，為企業人才儲備做好準備，從而為企業發展提供源源不斷的人才支持。企業需要結合實際情況，重視對制度的完善，只有通過對相關流程的完善和管理，才能保證數據的有效性。另一方面，在運營過程中通過關注云端第三方的信息，及時將有關的協議落到實處，全面考察數據使用過程中的安全問題，保證信息運用過程的安全性。同時在大數據平臺的基礎上，利用相關組織、模塊等及時對企業內部系統進行建設和完善，從而充分利用計算機信息系統，提升信息交流的安全性和速度。為加快大數據時代管理模式的轉型，企業需要做好以下幾個方面的工作：第一，加強硬件的建設，傳統的管理模式在效率上表現出明顯的滯后性，在大數據時代應該充分借助計算機技術和網絡信息技術為管理提供便利。因此需要做好計算機的配置、網絡的安裝以及內網保密處理工作。第二，應該積極對現有的檔案資源進行轉化，借助電腦對相應的數據資源進行保存。第三，還應該協調相關的部門積極配合，確保檔案管理系統的完整性。從而不斷完善制度的建設，為數據檔案管理提供標準化流程。

4 結語

綜上所述，在新的形勢下，企業的管理人員應該充分認識到檔案管理信息化建設的必要性，以自身存在的問題為基礎，從硬件層面、系統的建設以及制度的優化方面著手，積極創造條件推動檔案信息化建設的進程，促進企業的進一步發展。