試論大數據思維與檔案信息化建設路徑

趙延紅

（內蒙古赤峰市紅山區衛生健康綜合行政執法局，內蒙古 赤峰 024000）

1 大數據思維與檔案信息化建設的重要性

1.1 有利于更好地提升檔案管理效能

大數據環境下，檔案信息化建設意味著檔案管理由傳統的線下管理、實體管理朝著系統控制、數據管理的方向發展。同時，檔案以多種數據化的格式、存儲結構呈現出來，能夠為檔案管理人員提供更良好的技術應用環境以及檔案管理環境，降低了檔案管理工作的難度。除此之外，隨著社會生產生活中形成的電子文件增多，傳統實體檔案管理模式已經難以適應管理趨勢。單位只有不斷深入推進檔案信息化建設工作，才能更好地促使檔案事務走向規范化和數字化。

1.2 有利于檔案資源長久保管

對于單位而言，衛生許可檔案以及公文檔案都具有重要的價值，而要發揮檔案價值，首先就必須要確保檔案資源能夠長久保管以及反復利用。傳統以實物檔案為核心的管理模式下，由于不同單位保管條件不易、技術應用能力不易、紙質質量不易，加之隨著時間的推移和多次反復的利用，導致檔案資源容易出現損毀和丟失的情況。與此相比，檔案信息化建設則能夠解決這一問題。典型表現在，數字檔案可以在云儲存空間、硬盤等介質中長期保管，能夠實現檔案利用與檔案保管之間的平衡，滿足未來檔案信息資源開發利用的需求。

2 大數據思維與檔案信息化建設中存在的問題

2.1 檔案信息化基礎設施不完善

大數據時代，要推進檔案信息化建設，首先就需要完善相應的基礎設施。然而，部分單位檔案信息化基礎設施不完善，影響了工作推進，不利于檔案管理工作創新。一是網絡基礎設施不完善，導致衛生許可檔案與公文檔案在傳輸過程中容易受阻，也不利于后期的檔案利用與檔案開發[1]。二是網絡數據庫建設滯后。在缺乏相關軟硬件設施的情況下，檔案管理人員難以建立相應的衛生許可檔案數據庫以及公文檔案數據庫，不利于保證衛生許可檔案與公文檔案的完整性。

2.2 檔案信息化建設制度不健全

一是電子檔案的概念和范圍不明確。部分單位沒有從制度層面對電子檔案進行明確界定，影響相關資料的收集、整理以及利用。尤其是在大數據環境下，許多電子檔案以不同的數據格式呈現，如果制度內容缺失，將會影響檔案信息化建設的質量[2]。二是電子檔案管理的職責分工不明確，業務部門、檔案管理部門以及計算機技術部門之間缺乏有效的配合，難以最大限度地利用各項資源，不利于提升檔案信息化建設的效率。三是沒有制定完善的績效考核機制以及責任落實機制，單位整體的重視程度不足。四是沒有分別就紙質類衛生許可檔案與公文檔案數字化以及電子文件數字化進行明確。

2.3 檔案安全管理滯后

一是事后防控工作不科學。主要表現在部分單位沒有充分應用云儲存技術對現有的檔案資源進行備份處理，檔案管理系統的抗風險能力較差。一旦出現檔案系統崩潰、病毒入侵、非法程序入侵等安全事件，就會影響單位日常的衛生許可檔案以及公文檔案管理工作[3]。二是沒有進一步將現代化的數字安全技術應用到衛生許可檔案以及公文檔案管理的各個環節，檔案存在竊取、遺失、損毀的風險。

3 大數據思維與檔案信息化建設的基本路徑

3.1 完善檔案信息化基礎設施，夯實管理基礎

一是要完善網絡基礎設施。一方面，單位應配備相應的終端計算機、配線柜、交換機、網絡布線、路由器、電源、服務器、輸入輸出和存儲編輯等設備，確保網絡安全暢通，實現檔案傳遞高效便捷。另一方面，單位要配備因特網節點控制系統、服務器數據管理系統、IP地址管理系統、檔案管理軟件系統、防火墻系統等軟件系統，為檔案管理人員的管理工作提供便利。二是要完善網絡數據庫系統。單位要采用現代信息技術，對檔案資源進行信息化處理及存儲。一方面，要建立電子檔案規則體系，主要包括標準規范、安全管理、開發利用等內容。另一方面，要進一步將硬盤、磁帶、磁盤、光盤、U盤等介質的內容與數據庫的內容進行關聯，確保衛生許可檔案與公文檔案的完整性。

3.2 完善檔案信息化建設制度，強化制度引領

一是要明確電子檔案的概念及范圍。通常而言，在衛生許可與公文處理中形成的以數碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤、電子文件等載體，具有參考利用價值和憑證價值額度信息資料都屬于電子檔案，應當歸檔整理。二是要厘清檔案管理的職責分工。由檔案管理部門進行集中統一管理，具體負責電子檔案歸檔指導、驗收以及接收后的編目、保管和提供利用等工作；具體業務部門對形成的相關電子類文件資料進行統一整理和報送；計算機技術部門則負責為網絡運行、安全管理等技術事項提供服務與支持。三是要將電子類衛生許可檔案與公文檔案的收集、整理、歸檔、安全、管理、開發、利用工作納入相關人員的崗位責職，并配套以相關的績效考核機制。四是要明確物理歸檔與邏輯歸檔等兩種具體的歸檔方式。一方面，物理歸檔主要是指對紙質類的衛生許可檔案與公文檔案進行掃描后歸檔；另一方面，邏輯歸檔則主要是指不改變原存儲方式和位置，直接對計算機網絡終端產生的檔案資料進行歸檔。四是要明確相關電子類文件資料的移交歸檔期限。對于一般性的衛生許可文件與公文資料，單位可以按照季度、年度為單位，要求業務部門統一報送。對于重大活動、重要會議、重大許可事項中形成的電子文件，則應當要求業務部門及時報送，避免遺失。

3.3 完善檔案安全管理，注重數字化建設質量

大數據環境下，電子檔案中的各項數據時刻都在面臨著種種潛在的威脅，如計算機硬件故障、病毒風險、非法程序入侵風險、人為操作故障等等。為防止計算機終端檔案數據的破壞，確保檔案數據的安全、有效，必須有組織、有計劃地做好衛生許可檔案與公文檔案安全管理工作。一是要依托于云儲存技術對衛生許可檔案與公文檔案進行網絡備份，保證數據的安全，實現異地存儲，進行災難恢復等。二是要通過數字證書、數字水印、系統訪問權限、防火墻等方式，對衛生許可檔案與公文檔案及其管理系統進行加密處理，強化事前防控，滿足新時期檔案安全管理的要求。

4 結束語

新時期，如何在借鑒相關經驗的基礎上，運用信息技術手段提高檔案工作的現代化水平，進一步推動檔案信息化建設，是檔案管理人員需要關注并思考的課題。為此，單位檔案管理人員必須要樹立大數據思維，強調數據化管理。具體而言，一是要完善檔案信息化基礎設施，夯實管理基礎；二是要完善檔案信息化建設制度，強化制度引領；三是要完善檔案安全管理，注重數字化建設質量。只有切實推進檔案信息化建設，才能努力實現衛生許可檔案與公文檔案管理工作的跨越式發展，真正發揮出檔案應有的價值。