大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理創(chuàng)新研究

孟曉鵬

（文水縣委政法委矛盾糾紛排查調(diào)處中心，山西 呂梁 032100）

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)＋以及云計(jì)算技術(shù)的迅猛發(fā)展，推動(dòng)大數(shù)據(jù)走向一個(gè)新的紀(jì)元。而大數(shù)據(jù)也以迅雷不及掩耳之勢(shì)為各行各業(yè)所利用。大數(shù)據(jù)可以快速高效地對(duì)多種數(shù)據(jù)模型進(jìn)行分析。如果將大數(shù)據(jù)引用到人事檔案管理中，將會(huì)大大提高人事檔案管理的效率和速度，為廣大民眾帶來更為便利的服務(wù)。

1 大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理的必要性

1）有助于對(duì)存檔信息進(jìn)行保密。以電子信息形式存儲(chǔ)的檔案有助于對(duì)存檔資料進(jìn)行保密。傳統(tǒng)的存儲(chǔ)方式，每當(dāng)需要調(diào)用檔案時(shí)，需要挨個(gè)翻閱，在這翻閱的過程中可能會(huì)導(dǎo)致泄密。同時(shí)在檔案進(jìn)行信息化和網(wǎng)絡(luò)化處理過程中，必須確保采取先進(jìn)的信息安全防護(hù)技術(shù)保護(hù)檔案，以免遭泄密（石冬梅，2014）。而以電子信息的方式存儲(chǔ)檔案，當(dāng)需要查找時(shí)，只需在搜索引擎輸入關(guān)鍵字，就可以調(diào)出想要的檔案，減少中間人員與檔案的接觸，提升檔案的保密性[1]。

2）有助于提升檔案管理工作人員的工作效率。李明華（2016）提出信息化背景下，檔案管理的理念和方法產(chǎn)生了變化，出現(xiàn)了數(shù)字化的檔案資源，不僅使以前的歸檔和保存方法發(fā)生了改變，作為憑證，也使人們對(duì)社會(huì)活動(dòng)的記錄和讀取方式發(fā)生了變化[2]。大數(shù)據(jù)時(shí)代，利用電子信息存檔的方式，工作人員只需在搜索引擎中輸入關(guān)鍵字，就能瞬時(shí)調(diào)出想要的檔案信息，從而提升工作效率，省時(shí)省力。而傳統(tǒng)的存儲(chǔ)方式，需要先找目錄，然后找索引，一項(xiàng)一項(xiàng)的找，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

3）有助于對(duì)存檔信息及時(shí)補(bǔ)充。在大數(shù)據(jù)、云共享以及互聯(lián)網(wǎng)+等信息技術(shù)爆炸的背景下，應(yīng)當(dāng)注意檔案原件保存，構(gòu)建全文數(shù)據(jù)庫(kù)，在保證信息安全的前提下實(shí)現(xiàn)在全國(guó)范圍內(nèi)共享[3]。電子信息檔案在全國(guó)范圍內(nèi)共享后，便于及時(shí)對(duì)檔案查漏補(bǔ)缺，完善檔案信息，及時(shí)對(duì)公民檔案盒里添加文件。而傳統(tǒng)的檔案管理需要手工先將原來的檔案拆開，再將新補(bǔ)充的文件放入。費(fèi)時(shí)不方便，工作效率低。而電子信息檔案，直接將有關(guān)的系統(tǒng)稍作修改即可，大大提高了工作效率，減少工作人員的工作量。

2 大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理的現(xiàn)狀

1）電子信息檔案管理工作人員素質(zhì)參差不齊。雖然我們已經(jīng)進(jìn)入數(shù)據(jù)大時(shí)代，在某些方面享受到大數(shù)據(jù)帶給我們的福利。但是，在電子信息檔案管理工作中，一些工作人員的電子信息管理的業(yè)務(wù)水平尚未達(dá)到要求，缺少?gòu)氖麓隧?xiàng)工作擁有專業(yè)技能的專職人員。這就導(dǎo)致一些理論知識(shí)落后、技術(shù)不過關(guān)的工作人員無法勝任電子信息管理的工作。而這些工作人員年齡普遍偏大，即使從現(xiàn)在開始學(xué)習(xí)，也會(huì)因?yàn)槟昙o(jì)、學(xué)歷、精力等原因?qū)W習(xí)效率低，學(xué)習(xí)效果差。這很難適應(yīng)電子信息檔案管理工作升級(jí)與創(chuàng)新的要求。這些管理人員無法利用信息化手段對(duì)大數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，也無法做好電子信息檔案管理工作，不符合時(shí)代的要求[4]。

2）電子信息檔案管理技術(shù)以及設(shè)施比較落后。大數(shù)據(jù)是科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展的產(chǎn)物，是近幾年剛剛興起的。但是，我國(guó)企事業(yè)單位的檔案管理已經(jīng)用傳統(tǒng)的方法發(fā)展了幾十年，所以傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)基礎(chǔ)和配套設(shè)施都比較落后，無法適應(yīng)電子信息檔案管理的發(fā)展。檔案雖然很重要，但是我國(guó)的一些企事業(yè)單位在這方面并沒有足夠的認(rèn)識(shí)。有些企事業(yè)單位雖然有專門的電子信息檔案管理的部門和工作人員，但形同虛設(shè)，并沒有發(fā)揮真正的價(jià)值。因?yàn)椴粔蛑匾暎詫?duì)電子信息檔案管理資金和技術(shù)的投入非常有限。有的企事業(yè)單位壓根就沒有電子信息檔案管理的部門。由此可見，電子信息檔案管理的設(shè)備和技術(shù)沒有與大數(shù)據(jù)協(xié)同發(fā)展。若要從根本上改變此問題，首先，需要培養(yǎng)電子信息檔案管理專門技術(shù)人員，實(shí)現(xiàn)專人專職的目標(biāo)。其次，企事業(yè)單位需加大資金和技術(shù)投入，購(gòu)買先進(jìn)的設(shè)備，并聘請(qǐng)相關(guān)的專家教授本單位專職人員相關(guān)理論和實(shí)踐技術(shù)知識(shí)。最后，保障好這些工作人員的工資收入，以免出現(xiàn)人才流失的情況。

3）缺少健全的人事檔案管理制度。人管人或人管事，并不能長(zhǎng)久，還會(huì)引起諸多禍端。所以，若想促進(jìn)大數(shù)據(jù)時(shí)代下，電子信息檔案管理工作的開展，必須給其以制度方面的保障。規(guī)范和完善檔案收集、檔案整理、檔案存儲(chǔ)程序，使工作人員在工作時(shí)明確下一步具體該做什么怎么做，增強(qiáng)工作人員工作的目標(biāo)感、方向感。避免因?yàn)槌绦虿磺逶斐傻臋n案丟失、檔案分類不清、存儲(chǔ)不全等問題。任何制度，缺少評(píng)估，都不利于該事項(xiàng)向好發(fā)展。電子信息檔案管理工作就缺少評(píng)估，導(dǎo)致工作混亂。工作人員只知道按照要求做了工作，但是做得怎么樣，好不好，有沒有需要補(bǔ)充的，補(bǔ)充哪些內(nèi)容……這就容易導(dǎo)致工作混亂，檔案的真正效能也無法合理有效地發(fā)揮。

3 促進(jìn)大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理創(chuàng)新的建議

1）培訓(xùn)電子信息檔案管理工作人員，提升工作人員綜合素質(zhì)。電子信息檔案管理工作人員是整個(gè)行業(yè)進(jìn)步和發(fā)展的基石。所以應(yīng)把培訓(xùn)電子信息檔案管理工作人員的工作，放在首要位置。提高電子信息檔案工作人員綜合素質(zhì)可以從以下幾個(gè)方面入手：第一，首先要幫助工作人員樹立時(shí)代意識(shí)，認(rèn)識(shí)到電子信息檔案管理工作的重要性，明確時(shí)代發(fā)展對(duì)電子信息檔案管理的要求，進(jìn)而不斷提升工作人員自身的業(yè)務(wù)水平。第二，傳授電子信息檔案管理的理論知識(shí)，用理論知識(shí)指導(dǎo)實(shí)踐。第三，提供大量的實(shí)際操作機(jī)會(huì)，使工作人員掌握技術(shù)，提升能力，為更好地做好電子信息檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2）為電子信息檔案管理工作提供技術(shù)支持和資金投入。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，企事業(yè)單位要想解決好電子信息檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，既要加大電子信息檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施方面的投資力度，又要增加軟件建設(shè)方面的資金投入。提升電子信息檔案管理工作的效率，既需要高素質(zhì)的人才的軟實(shí)力，也需要電子設(shè)備方面的硬實(shí)力，左膀右臂共同發(fā)力。資金投入到位，技術(shù)有了良好的物質(zhì)保障才會(huì)發(fā)展得更好，技術(shù)發(fā)展的好，才會(huì)創(chuàng)造源源不斷的資金流入。

3）完善電子信息檔案管理制度。電子信息檔案的收集、整理、存儲(chǔ)需要有一套完整、流暢的程序來保障。程序不清，工作人員在工作中處于模糊的狀態(tài)，會(huì)導(dǎo)致電子信息檔案文件的缺失或遺漏。所以，有必要有一套完整的規(guī)章制度來規(guī)范每一個(gè)步驟，并且在每一個(gè)步驟都需要進(jìn)行考核。這個(gè)考核，能夠督促電子信息檔案管理的工作人員不斷更新自己的時(shí)代視野，豐富自己的理論知識(shí)，提升自己專業(yè)技能，以達(dá)到與時(shí)俱進(jìn)的目的?？己私Y(jié)果還能督促電子信息檔案管理工作人員認(rèn)真工作，刺激工作人員的勞動(dòng)積極性。

4 結(jié)語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)＋逐漸滲透到各行各業(yè)，既是對(duì)傳統(tǒng)工作方法的顛覆，又是一場(chǎng)提升效率的革命。在此背景下，電子信息檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)不斷更新自己的時(shí)代意識(shí)，明確如何用時(shí)代意識(shí)指導(dǎo)自己學(xué)習(xí)哪些理論知識(shí)，獲得哪些實(shí)踐 技能，不斷提高自身的工作效率，由此帶動(dòng)整個(gè)行業(yè)的發(fā)展。