關于機關事業單位推進業務檔案信息化管理

劉 偉

（故城縣人力資源和社會保障局，河北 衡水 253811）

對于機關事業單位來說，檔案管理既是一個難點，又是一個重點。在近20年里，我國機關事業單位的檔案管理模式在不斷地轉變，檔案管理離不開信息化的建設和發展。優化信息化建設是提高機關事業單位業務檔案信息化管理的前提，也對機關事業單位推進業務檔案信息化管理提供了有利保障。

1 檔案信息化的發展趨勢

21世紀是科技、信息飛速發展的時代，以網絡為載體的信息化技術正在逐步進入人們的生活、工作、學習當中。使用計算機設備連接互聯網，方便了人們的生活、工作和學習，提高了人們的各種效率，既省時又省力。檔案管理是應用信息化技術的一個領域，檔案管理是一項較為復雜的工作，當機關事業單位與員工的檔案非常多時，存儲檔案成為一個難點，也是一個大的工程。信息化技術的不斷發展使得人們利用信息化技術進行檔案管理成為一個常態，檔案管理可以利用信息化技術建設檔案和管理檔案，方便了檔案的存儲和查找。利用信息化檔案管理方式不僅可以不斷提高和完善信息管理方式，還可以降低檔案管理成本，實現平臺資源共享，為機關事業單位和用戶之間建設良好的聯系和溝通。機關事業單位進行檔案信息化管理成為必然之路，也是推進機關事業單位員工工作方式的基石。

2 機關事業單位業務檔案信息化管理建設中存在的問題

機關事業單位業務檔案信息化管理在建設過程中會遇到各種困難和問題，阻礙了檔案管理信息化的進程。從古至今，每一個新事物的產生與發展都會遇到各種問題，阻礙了新事物的發展。但人們利用其聰明的智慧解決了新事物遇到的障礙，沖破阻礙，使其健康發展。因此，機關事業單位業務檔案信息化管理在建設和發展進程中也受到了諸多阻礙，對信息化技術提出了嚴峻的挑戰，同時也對機關事業單位業務檔案的管理人員提出了新的要求。

1）管理人員意識薄弱。機關事業單位的業務檔案信息化管理是現在社會發展的一個必然趨勢，但是許多機關事業單位的業務檔案管理人員沒有完全意識到這個趨勢，依然采用傳統的手工管理和操作方法，對業務檔案信息化管理的進程和技術沒有明確的認識，意識相對薄弱，尤其是經濟、信息技術相對薄弱的地區。一些業務檔案管理人員覺得自己只是一個負責保管的工作人員，并非多么重要的一個工作，只要做好業務檔案管理工作即可，不必對一些信息化管理方式重視。這些顯然是一個錯誤的想法，對于對信息化管理認識相對落后的地區和管理人員，政府和社會機構也正在逐漸對其進行宣傳，完善當地的硬件設備和軟件設備，為管理人員宣傳和輸入信息化管理方式的重要性和優勢，培養他們進行信息化管理的技能。

2）業務檔案信息化管理體系不完善。機關事業單位的業務檔案管理人員的水平參差不齊，有些人甚至沒有經過專業的業務檔案知識培訓，沒有經歷過業務檔案信息化發展的進程。另外，也有一些管理人員身兼數職，沒有足夠的時間和精力去學習業務檔案管理，使得業務檔案管理雜亂無章。機關事業單位的一些檔案也因時間久遠而出現資料不真實、不規范、不準確的現象。這些都是業務檔案管理方式落后及機制不完善所造成的。面對這些現象，各機關事業單位要因地制宜，建設相符的業務檔案信息化管理體系。

3）業務檔案信息化管理安全的忽視。機關事業單位業務檔案信息化管理主要是以信息化技術為依托，信息安全成為重點。業務檔案管理與信息技術緊密相聯，一旦信息技術受到不法分子破壞，如黑客利用病毒入侵計算機，造成計算機業務檔案數據丟失或修改，會給機關事業單位帶來無法彌補的損失。因此，強加和管控信息化安全成為各機關事業單位在業務檔案信息化管理中的主抓問題，提高管理人員的信息安全防范意識。

3 機關事業單位業務檔案信息化管理建設中的措施

機關事業單位在推進業務檔案信息化管理進程中，其領導和普通員工都要不斷學習和強化檔案信息化管理，從主觀思想上轉換為業務檔案信息化管理的重要性。在一般情況下，可以從以下幾個方面推進機關事業單位業務檔案信息化管理建設。

1）機關事業單位要完善業務檔案信息化管理體系。機關事業單位完善業務檔案信息化管理體系可以從以下兩個方面入手。第一，機關事業單位要制定業務檔案管理體系的總體規劃。機關事業單位在進行業務檔案信息化管理時，要提前制定業務檔案信息化管理體系的總體規劃，從服務于機關事業單位發展的全局戰略角度出發，制定符合本機關單位長遠的發展規劃，從而使機關事業單位的業務檔案管理形成一個完善的信息化管理體系，以便機關事業單位推進業務檔案信息化管理的進程。第二，機關事業單位根據自身情況制定與之相符的內部管理標準體系。機關事業單位在建設業務檔案信息化管理時，不僅要為其制定總體規劃，還要不斷優化內部業務檔案管理體系，結合機關事業單位自身的發展，按照國家標準制定內部業務檔案信息化管理體系，更加健康、穩固的發展與完善業務檔案信息化建設。

2）機關事業單位要不斷強化業務檔案信息化管理的安全。機關事業單位業務檔案管理與信息技術緊密相連，如果信息技術遭受黑客等網絡不法分子攻擊，將計算機病毒傳播到機關事業單位的計算機上，破了計算機上的數據，就會導致業務檔案的泄露和篡改，直接威脅機關事業單位業務檔案的安全性。因此，機關事業單位要加強這方面的安全保障體系建設，聘請計算機網絡安全專家不斷強化網絡安全，時刻對網絡安全保持高度警惕，做到早發現早處理。一般，機關事業單位可以從以下兩個方面強化業務檔案管理的信息安全。第一，機關事業單位要強化業務檔案信息安全管理制度的建設，嚴密地保護電子檔案，禁止非本規定計算機接入或訪問電子檔案網絡服務器，禁止非本機關事業單位移動電子設備對電子檔案進行輸入與輸出，禁止一切非業務檔案管理人員接觸電子檔案，使用一系列制度管理電子檔案，強化電子檔案的信息安全。第二，機關事業單位要定期維護業務檔案信息管理系統。一般來說，機關事業單位業務檔案信息管理的安全與否直接決定著檔案的信息安全。因此，機關事業單位應該加強力度，定期維護業務檔案信息管理系統。例如，某機關事業單位每周日進行計算機病毒檢測和查殺，不斷進行數字化掃描，通過各種維護方式來保護業務檔案信息管理系統。另外，機關事業單位還可以聘用一名計算機工程師，對本單位的業務檔案信息管理系統及網絡服務器進行檢查和防病毒軟件升級。

3）機關事業單位要提高管理人員對業務檔案管理信息的安全意識，加強學習，提高自身信息管理意識和專業素養，更好地服務于本職工作。

4 結束語

綜上所述，機關事業單位針對業務檔案信息化管理面臨著諸多的機遇和挑戰，機關事業單位要在其中找到適合的方法，不斷推進業務檔案信息化管理。