關(guān)于信息化背景下檔案管理技術(shù)創(chuàng)新問題的探討

郭海濤 張曉東

（承德市社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理局，河北 承德 067000）

本文主要分析信息化背景下的檔案管理技術(shù)改革的方向，以及將先進(jìn)信息技術(shù)引入檔案管理工作可行性，針對(duì)檔案管理技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)，提高檔案信息技術(shù)的應(yīng)用效率，提高檔案運(yùn)轉(zhuǎn)的效率，消除傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端，更好地發(fā)揮檔案信息服務(wù)價(jià)值，滿足服務(wù)對(duì)象檔案使用需求。

1 檔案管理技術(shù)創(chuàng)新的重要意義

1）云計(jì)算技術(shù)。云計(jì)算技術(shù)可以提高檔案信息共享的有效性，有助于充分發(fā)揮分布式存儲(chǔ)方式的檔案管理價(jià)值，建立起相互聯(lián)系的檔案管理系統(tǒng)，達(dá)到對(duì)檔案高效控制目標(biāo)。云計(jì)算保證了檔案信息處置安全，提高了檔案使用的效率，促進(jìn)檔案信息管理的深化開展。云計(jì)算依托大型服務(wù)器構(gòu)建了集成型的檔案管理環(huán)境，可以更好地發(fā)揮數(shù)據(jù)處理中心、檔案交互中心的作用。云計(jì)算是虛擬化的檔案管理技術(shù)，作為分散式的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式，可以同時(shí)為多個(gè)服務(wù)對(duì)象提供檔案資料。而且，它不受硬件容量的限制，進(jìn)一步擴(kuò)展了檔案存儲(chǔ)的容量，可以支持多種操作系統(tǒng)的訪問。

2）物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。檔案管理信息系統(tǒng)需要不斷提高檔案服務(wù)效率，創(chuàng)新檔案資源的應(yīng)用方式，滿足不同情況下的檔案使用需要。傳統(tǒng)的檔案管理方式僅能通過人工查找方式進(jìn)行檔案服務(wù)，檔案的安全性得不到充分的保障，查找檔案浪費(fèi)了大量的時(shí)間。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)融入到檔案管理體系工作當(dāng)中可以提高檔案信息查找的效率，借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案的實(shí)時(shí)傳遞。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)具有射頻識(shí)別功能，應(yīng)用了全球定位系統(tǒng)，可以按照約定的協(xié)議把任何檔案與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行緊密聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)了檔案的智能化識(shí)別、跟蹤、監(jiān)控。一方面，依托物聯(lián)網(wǎng)建立了檔案管理部門與檔案服務(wù)對(duì)象的廣泛聯(lián)系，可以提高檔案服務(wù)穩(wěn)定性，滿足用戶日益多元化的檔案資料使用需要。另一方面，基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以給每份檔案安裝電子標(biāo)簽，所有相關(guān)管理人員都可以看到該檔案的流轉(zhuǎn)狀況，知道檔案的具體不放位置，提高了檔案流通管理水平，達(dá)到實(shí)時(shí)管理的效果。

3）移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速普及，移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到了快速發(fā)展，檔案信息的使用不再受到時(shí)空的限制，人們可以根據(jù)需要隨時(shí)向檔案管理系統(tǒng)發(fā)出請(qǐng)求。通過移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)還可以建立各個(gè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)之間的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)了檔案信息在多平臺(tái)的實(shí)時(shí)傳遞，這樣有助于達(dá)到快速調(diào)取檔案的目標(biāo)。移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)避免了檔案丟失的問題，檔案管理人員可以隨時(shí)在移動(dòng)設(shè)備上了解檔案使用的情況，避免了檔案資料丟失的現(xiàn)象。隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)普及率的提高，各種檔案管理APP的快速發(fā)展，還要研究移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的技術(shù)，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)信息的備份工作，避免數(shù)據(jù)庫(kù)使用異常的情況出發(fā)，防止因?yàn)槎嘣L問造成的數(shù)據(jù)丟失等問題。

2 檔案管理技術(shù)創(chuàng)新的應(yīng)用選擇

1）檔案管理工作客觀需要。檔案管理工作已經(jīng)發(fā)生了根本的面化。傳統(tǒng)的檔案管理方式僅適合信息量有限，檔案數(shù)據(jù)數(shù)量不多的時(shí)代。隨著檔案文件范圍的擴(kuò)大，檔案資料形式的日漸多樣，檔案數(shù)據(jù)信息使用需求的不斷增加，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)不符合時(shí)代的發(fā)展需要。為了有效應(yīng)對(duì)檔案呈現(xiàn)指數(shù)增長(zhǎng)的趨勢(shì)，檔案管理的模式必須深化變革。目前，有限的檔案存儲(chǔ)空間已經(jīng)不滿足紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)需要，為了突破檔案服務(wù)的瓶頸，必須依托現(xiàn)代信息技術(shù)提高檔案管理的效率，提升檔案數(shù)據(jù)信息處理的能力，基于大容量的存儲(chǔ)設(shè)備，科學(xué)的數(shù)據(jù)分析技術(shù)提高檔案管理的科學(xué)性，解決檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)問題，推動(dòng)檔案管理向著高效、快速、全面的方向發(fā)展。

2）數(shù)字檔案建設(shè)的需要。隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的快速普及發(fā)展，多元化信息獲取模式的出現(xiàn)，越來(lái)越多的用戶習(xí)慣使用電子信息檔案。國(guó)家高度重視興建數(shù)字檔案館，持續(xù)更新數(shù)字檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)與建設(shè)發(fā)展規(guī)劃。加上云技術(shù)有力地提高了檔案數(shù)據(jù)共享功能，需要將全國(guó)各地的檔案館聯(lián)接成更完善的體系。檔案信息檢索利用是檔案館的主要功能，應(yīng)當(dāng)在引入云計(jì)算的基礎(chǔ)上開辟檔案管理工作的新途徑，從而提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率，有效應(yīng)對(duì)檔案管理與服務(wù)工作存在的各種風(fēng)險(xiǎn)因素。

3）提升服務(wù)質(zhì)量需要。檔案服務(wù)對(duì)象對(duì)檔案資源的個(gè)性化使用需要不斷提高，傳統(tǒng)的檔案管理與服務(wù)方式已經(jīng)不滿足用戶的個(gè)性化檔案使用需要。檔案服務(wù)應(yīng)當(dāng)由以往的單一查詢服務(wù)向著智能化、個(gè)性化、專門化供給的方向轉(zhuǎn)型。在大數(shù)據(jù)分析的背景下滿足用戶的信息挖掘需要，充分的提高檔案服務(wù)的質(zhì)量。只有不斷進(jìn)行檔案管理技術(shù)更新，提高檔案挖掘質(zhì)量，才能滿足新時(shí)代的檔案使用需求。

3 檔案管理技術(shù)創(chuàng)新的優(yōu)化措施

1）創(chuàng)新電子文檔歸檔方式。新時(shí)代還要?jiǎng)?chuàng)新電子文檔的歸檔方式，注重節(jié)省檔案存儲(chǔ)的空間，進(jìn)一步明確檔案管理工作的目標(biāo)，在采用統(tǒng)一檔案管理方法的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)提高檔案管理的效率，強(qiáng)調(diào)依托智能化的設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化存儲(chǔ)，有效防止檔案數(shù)據(jù)信息丟失和被篡改的現(xiàn)象。檔案存儲(chǔ)管理需要大云計(jì)算與移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持下進(jìn)行，構(gòu)建一個(gè)穩(wěn)定的檔案存取平臺(tái)，這樣不僅有助于快速訪問檔案，而且提高檔案管理的效率，解決檔案運(yùn)轉(zhuǎn)中的風(fēng)險(xiǎn)，滿足用戶的個(gè)性化使用需要。

2）完善電子檔案共享方式。檔案資源共享是檔案服務(wù)的重要任務(wù)，檔案管理技術(shù)創(chuàng)新的關(guān)鍵在于提高檔案共享的水平，提高檔案資源的利用率。首先，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理的宣傳力度，檔案管理人員著力做好基礎(chǔ)工作，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)信息的校對(duì)，為檔案共享奠定基礎(chǔ)。其次，提高數(shù)據(jù)信息來(lái)源的監(jiān)控能力，保證電子檔案按照規(guī)范要求上傳。第三，主動(dòng)實(shí)現(xiàn)檔案管理技術(shù)創(chuàng)新，創(chuàng)新檔案信息共享的服務(wù)模式，保證信息共享中的安全性，達(dá)到全面提高檔案利用效率，滿足用戶個(gè)性化需要目標(biāo)。

3）創(chuàng)新實(shí)物檔案管理方式。信息化時(shí)代還要?jiǎng)?chuàng)新實(shí)物檔案管理方式，進(jìn)一步高度重視保證紙檔案安全性，同時(shí)避免紙檔案擠占更多物理空間。首先，提高實(shí)物檔案管理的規(guī)范化水平，對(duì)實(shí)物檔案資源進(jìn)行科學(xué)的編號(hào)，基于信息化的手段對(duì)實(shí)物檔案的編號(hào)進(jìn)行檢索，從而達(dá)到準(zhǔn)確、高效、全面進(jìn)行實(shí)物檔案目標(biāo)。其次，發(fā)揮物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的重要作用，基于傳感器設(shè)備對(duì)實(shí)物檔案室環(huán)境進(jìn)行全面監(jiān)控，及時(shí)把握實(shí)物檔案室的溫濕度情況，同時(shí)避免實(shí)物檔案遭受陽(yáng)光直射，以免出現(xiàn)檔案褪色的情況。第三，還要采用條形碼或二維碼對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行管理，對(duì)每次實(shí)物檔案的使用做好詳細(xì)記錄，以免實(shí)物檔案在使用過程中出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)一步減少實(shí)物檔案使用過程中的各種問題。

4 結(jié)論

新興電子信息技術(shù)有助于推動(dòng)檔案管理方式的創(chuàng)新，將現(xiàn)代信息技術(shù)引入檔案管理系統(tǒng)有助于提高檔案的科學(xué)性，降低檔案運(yùn)轉(zhuǎn)中的風(fēng)險(xiǎn)。新時(shí)代還要在云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)與移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持下提高檔案管理的效率，促進(jìn)檔案管理模式的改革，為檔案管理信息化提供發(fā)展動(dòng)力。