大數據背景下教育檔案規范化策略探析

劉海蛟

（廣饒縣教育局，山東 東營 257300）

大數據背景下人們思維與生活模式有了很大改變，將更加高效與便捷的獲取信息。在傳統教育檔案管理模式下，主要為紙質文件，而現在教育檔案也涉及光盤、圖片以及影音等類型，檔案信息越來越豐富，存儲方式呈現出多樣化特點。大數據為教育檔案管理帶來了強烈沖擊，尤其是資源共享和數據交流等要求更加嚴格，必須做好檔案管理安全工作。基于此檔案管理部門要結合教育檔案管理現狀，適時引入大數據技術，推動工作模式的變革，讓教育檔案管理工作能夠規范化開展，從而真正發揮教育檔案的作用與價值。

1 大數據背景下教育檔案面臨的機遇

在教育檔案管理中應用大數據技術，可以為檔案工作帶來便利，讓服務更加高效。第一，大數據將促使教育檔案管理更加便利與效率。大數據具備即時性、交互性等特征，在教育檔案管理中應用能夠保證檔案的真實性與可靠性，管理工作也能及時、規范開展，顯著減輕檔案管理人員的工作壓力；第二，大數據讓檔案服務更加便捷，用戶體驗顯著增加。通過共享教育檔案，能夠實現異地查檔、跨館服務等，對用戶需求與使用歷史進行分析后，能夠提供個性化和社群化服務；第三，大數據有利于深挖教育檔案價值，增強其影響力。借助大數據技術，能夠在海量檔案中快速挖掘出有價值的內容，達到借鑒經驗、汲取教訓和提高工作效率的目的。

2 大數據背景下教育檔案面臨的挑戰

大數據將促使教育檔案管理模式的創新，但也存在很多不足：第一，技術瓶頸的限制。隨著教育檔案數據呈海量增長趨勢，也增加了檔案存儲、保管等工作難度，安全風險問題也頻繁發生，相比于紙質檔案，更容易發生檔案數據丟失、泄露以及被篡改等問題；第二，大數據技術的應用為管理隊伍造成了巨大挑戰。很多檔案管理人員個人素質與能力有待提升，掌握的專業技術較少，難以發揮大數據技術在教育檔案管理中的最大作用；第三，相關法制有待進一步完善[1]。大數據檔案屬于新生事物，在管理方式與傳統檔案的法律法規存在較大差異，也缺少可以遵循的法規，從而為檔案的穩定性、安全性帶來了更嚴格的要求，在監督、準入等環節極易發生問題。

3 大數據背景下教育檔案規范化策略

3.1 樹立新的思維模式

進入大數據時代后，檔案管理人員需要轉變思想觀念，主動提供檔案服務，跟上時代發展的腳步，在大數據技術的支持下，實現教育檔案管理方式的創新。檔案管理人員要加大對教育檔案數據資源價值的挖掘力度，提高檔案信息資源收集能力、分析能力和整理能力。檔案管理部門領導也要盡快樹立新的觀念，為教育檔案工作提供更多支持，要增加資金投入，配置計算機、打印機、復印件、掃描儀和除濕柜等現代化設備，保證大數據的優勢得到充分體現[2]。在此背景下，才能推動教育檔案管理數字化建設步伐，并以收集數據、分析量化、解析關系、提出方案和優化方案為基礎，真正建立起現代化檔案管理模式，提高教育檔案工作的規范化和科學化水平。

3.2 創新檔案管理方法

隨著我國教育事業的快速發展，教育檔案數據資源也越來越多，類型也更加豐富，除了包含紙質檔案以外，也涉及很多圖片資料、音頻視頻等。在教育檔案信息收集過程中，需要發揮云平臺的作用，實現對檔案數據的自動化收集，保證教育檔案的收集、整理等工作更加高效。教育檔案管理中也要借助云平臺的信息處理與計算功能，讓各項檔案數據資源得到科學的分析與計算，并妥善儲存下來。在大數據技術應用中，檔案管理人員工作壓力也將大大減輕，工作效率將顯著提升，為教育檔案的規范化管理創造有利條件。檔案管理人員也要熟練、正確操作云平臺，讓已有檔案數據資源得到有效分析，并從分析結果出發，及時查漏補缺，最大限度提高檔案數據資源信息的利 用率。

3.3 建立大數據檔案資源平臺

當前教育檔案信息資源可以用“海量”一詞形容，如果忽視對檔案的利用工作，將造成資源被浪費的問題。對此我們要應用大數據檔案資源平臺，針對教育檔案信息資源實現共建共享的目的[3]。目前我國建立有全國開放的檔案信息資源共享平臺，通過與各級檔案館開放平臺完成直連，確保各地教育檔案管理資源可以高度的共建共享。為了提升教育檔案管理規范化水平，需要將大數據技術與檔案信息資源共享平臺加大整合力度，讓各自的優勢充分發揮出來，促使平臺功能與服務更加完善。對于實現數字化轉化的教育檔案，若是未納入信息資源共享平臺中，也必須重點關注這項工作，為大數據檔案資源平臺發展奠定扎實基礎。

3.4 增強主動服務意識

檔案管理人員要以大數據技術為基礎，深入、全面分析獲得的檔案資源，確定教育事業發展方向，制定科學的發展規劃。要主動對檔案資源工作定位進行擴展，轉變以往落后的檔案管理理念，切實增強檔案資源服務意識。第一，檔案管理人員應該具備較強的歸檔意識。由于每天都會產生大量的教育檔案，必須對其中有價值的檔案進行篩選與歸檔，才能為今后檔案利用創造條件；第二，檔案管理部門之間要加強合作，共享教育檔案資源，這是教育事業發展的主要方向，避免教育檔案被長時間閑置在檔案庫中；第三，檔案管理人員也要具備主動服務的意識，及時向檔案利用者提供優質的檔案資源，滿足其工作要求。

3.5 加強檔案安全管理

將大數據技術應用到教育檔案管理中，因為網絡具備開放性特征，極易發生檔案安全風險，從而增加了教育檔案工作難度。對檔案管理人員來說，必須增強自身的安全防范意識，從教育檔案管理工作現狀出發，將各項安全管理措施落實到位[4]。為了達到規范化管理教育檔案的目的，要采取身份認證的方式，為檔案數據資源提供可靠保護，尤其是要采取單點登錄的方式，防止出現異地登錄的情況，這些解決教育檔案資源泄漏的有效手段。檔案管理人員需要將數據加密工作做到位，對訪問權限作出科學合理的設置，部分重要的教育檔案也需要備份，在分類處理后保存好操作日志，實現教育檔案資源的充分利用，達到安全、規范管理的要求。

4 結語

總之，隨著我國教育事業的飛速發展，教育檔案數量也日益增加，檔案部門承擔著更多的工作任務。為了減輕壓力，在教育檔案管理中可以應用大數據技術，保證海量信息數據實現高效的處理，讓教育檔案管理達到規范化要求。在大數據背景下，我們需要充分考慮到教育檔案管理中面臨的各種機遇與挑戰，主動通過大數據完成檔案的分析與處理工作，并建立完善的規章制度，促使教育檔案收集、整理、存儲和利用等工作高效開展。