信息化時代機關事業單位檔案管理創新的思考

李國輝

（內蒙古自治區人力資源和社會保障廳機關事務中心，內蒙古 呼和浩特 010000）

數字化技術對于提升機關事業單位檔案管理效能具有重要作用，尤其在資料供給、完善、傳遞以及分享方面具有更大的便捷性，并且也改變了傳統的檔案存儲物理空間。這一管理模式的變革對從業人員的職業技能提出新的要求，因此檔案管理人員應該充分認識到數字化技術在機關事業單位檔案管理中的未來發展趨勢，結合數字化技術的應用價值進行思考分析，通過不斷的改善工作方式和方法，以此提高機關事業單位檔案的數字化技術應用效率[1]。

1 信息化發展對機關事業單位檔案管理的影響

檔案管理是對檔案信息進行收集、整理以及服務利用，而信息化檔案管理則是通過現有的信息化技術以及互聯網技術等對檔案信息資源進行虛擬化的歸納收集整理。同時，信息化建設也需要從多個方面進行考慮，例如信息化基礎設施、信息化人才培養以及信息化設備的維護與更新，等等。隨著我國社會經濟的不斷發展，機關事業單位檔案管理包含的內容繁雜和多元，對檔案管理的標準和要求也在不斷提高。在信息化技術的支撐下，檔案管理工作可以更加有效提高工作效率，同時也能將多元化的檔案信息進行融合，不僅可以有效解決傳統檔案管理運作模式中存在問題，也能夠為檔案的查詢、調取、檢索等工作提供便捷性[2]。

2 信息化技術對機關事業單位檔案管理的價值

傳統的機關事業單位檔案管理多以紙質模式為主，不僅需要使用大量的設備和空間進行保存，同時由于不同階段需要進行資料補充和更新，因此對于檔案管理的保密性和真實性也具有一定的隱患。而數字化的檔案管理更多的依托于現代互聯網技術以及相關數字化產業，改變了傳統的檔案資料管理模式可以通過文字、照片、視頻、音頻等多種模式進行多元化管理，不僅豐富了檔案內容，同時還能對存儲信息進行功能檢索，是機關事業單位管理現代化發展推進的重要技術基礎。傳統機關事業單位檔案管理過程中，如果想要查閱檔案資料需要根據檔案所屬類別逐個尋找，整個工作流程繁瑣且耗費大量人力，同時精準度也無法保證。由于當前互聯網的快速發展，目前的機關事業單位檔案管理數字化技術也突破了時間與空間的屏障，更大程度上減少了檔案管理的經濟成本，可以在任何條件下進行查詢，對于提升機關事業單位檔案管理的綜合水平具有積極意義。數字化的機關事業單位檔案可以對檔案資料進行多維度、立體化的管理，明確了各層級機關事業單位檔案管理人員的工作職責，同時還能對機關事業單位檔案的優化和完善進行不斷的設計規劃，通過建立統一化的數字機關事業單位檔案管理平臺，讓多個部門全程參與，對于檔案管理的系統化發展具有重要意義[3]。

3 當前機關事業單位檔案信息化管理存在的問題

我國的數字化機關事業單位檔案管理仍處于探索階段，在不同地區以及不同單位采取了不同的資料分類方式，但是由于機關事業單位檔案管理具有流動性，因此各地區各單位必須統一標準才能讓機關事業單位檔案信息實現共享，提高檔案管理效能，如果標準沒有統一，那么可能反而增加工作量。實行數字化的檔案工作管理模式就需要工作人員，不僅要具備檔案管理的專業知識，同時還要熟悉數字化的系統操作以及相關的信息設備維護，這樣可以增加檔案管理的安全性和時效性，但是目前很多單位或部門人員還缺乏相關的計算機專業知識，這也給數字化建設提出了難題。由于數字化檔案管理需要通過系統和網絡完成，但是由于互聯網是一個開放性的平臺，其中也不乏有病毒或木馬，如果機關事業單位檔案被病毒或木馬侵入將可能造成無法挽回的損失，因此在數字化機關事業單位檔案管理平臺建設過程中，應充分考慮其安全性的管控措施[4]。

4 機關事業單位檔案管理信息化建設的思考

檔案管理是我國現代化建設的重要環節，同時檔案管理也需跟著社會技術發展形勢進行更新，計算機已經與當前人們的生產生活以及學習深度融合，同時也為檔案信息化管理指明了方向，信息化建設可以提高檔案管理的工作效能，同時也減少了傳統檔案的占地空間，在信息檢索方面也更加便捷快速使未來檔案管理的重要發展方向。

1）加強檔案數字化資源建設。加強機關事業單位檔案信息化管理需要從軟件和硬件兩方面入手。首先，在硬件方面需要注重檔案管理、設備更新以及原有設備的外接拓展，未來的數字化發展具有較大潛力，因此檔案管理在設計之初，硬件就不能匡定在具體范圍內，而是要注重技術的革新以及拓展，同時由于當前檔案信息的多元化，因此要注重多樣性多媒體信息技術與3D技術的結合，這樣有利于將傳統的檔案信息進行轉換，同時也能豐富檔案管理的綜合效能。其次在軟件方面應該注重相應檔案管理的應用程序開發，根據實際需求結合智能化技術將查詢方式、調檔方式以及存儲方式以更加多元化的形式開展，促進機關事業單位數字化檔案建設快速發展。

2）建立多功能檔案室建設。多功能檔案室是機關事業單位檔案管理的重要組成部分，隨著信息化檔案管理建設的逐步開展，多功能檔案室不僅可以提供便捷舒適的檔案調取環境，同時也能加快信息的傳播與共享。建立多功能檔案室時要針對工作需求以及檔案管理工作特征進行分析，注重網絡咨詢以及檔案檢索等服務，加快自身的服務效能，打破時間與空間的限制，為機關事業單位工作提供更多便利，同時也要注重傳統檔案的電子轉化，讓多功能檔案室資源更加豐富，以滿足機關事業單位工作需求。

3）提高檔案管理人員的綜合能力。隨著當前互聯網技術不斷的向上發展，在機關事業單位相關部門中的檔案管理工作必須提升相關人員的綜合素養，以適應現代技術的快速應用。首先，建議檔案管理部要注重自身新鮮血液的引進，例如與各大高校的計算機專業簽訂就業協議，以專項培養的方式為部門做好人才儲備，年輕人也能為檔案管理帶來更多的創新型思想，對于檔案管理的未來發展具有重要意義。其次，機關事業單位檔案管理部門要注重原有職工的綜合能力提升，可以采用定期培訓的方式促進業務能力成長，學習有關信息化的技術，尤其在設備維修應用檢查等方面要結合工作實際進行自我能力提升。

5 結語

綜上所述，隨著科技的快速發展，機關事業單位檔案管理信息化建設是未來的必然發展趨勢，相關工作人員應充分認識到信息化建設的重要性，從硬件和軟件兩個方面進行資源建設，提高檔案管理人員的綜合素質，使檔案管理信息化水平提升到一個全新高度，促進機關事業單位檔案管理的全面發展。