新形勢下對城建檔案征集編研工作創(chuàng)新一體化的思考

吳士強

（蘭陵縣檔案館，山東 臨沂 276000）

隨著我國城市建設規(guī)模的擴大，對城市建設過程中存在的檔案進行管理也成為重要的工作內容。在這個背景下，對檔案的征集和編研工作進行研究，是為了探索出更加高效和創(chuàng)新化的一體化發(fā)展模式，以此來提升檔案管理工作的效率。以下將從不同機構存在溝通困難和反饋不及時兩個角度說明一體化中存在的問題，并提出有效開展一體化活動的策略。

1 當前城建檔案征集編研工作一體化中存在的問題

1.1 不同機構之間缺乏溝通

在當前的城建檔案管理工作中，征集和編研分別屬于不同的部門，它們由不同的機構負責，所以在目前的一體化建設中，就出現(xiàn)了部門之間的不協(xié)調發(fā)展，它們沒有建立起有效的互動溝通機制。具體就表現(xiàn)在以下的兩個問題：首先，在檔案編研工作中，需要獲取大量的信息，但是征集部門很難提供給編研工作者對等的信息量，這就導致編研工作者認為征集工作不到位，而征集人員又認為編研者所需信息指向模糊，使得二者的協(xié)調發(fā)展出現(xiàn)了阻礙；其次，征集和編輯部門沒有實現(xiàn)有效的對接，他們僅僅負責本部門的有限工作，而沒有深入了解對方的工作性質和特征，這就導致在檔案的收集和編研一體化出現(xiàn)了嚴重的缺口[1]。

1.2 征集與編研工作反饋不及時

檔案的征集和編研工作需要互相之間的密切配合和及時反饋，才能構建起完善的一體化機制，但是從當前的一體化建設中不難看出，檔案的征集和編研部門之間沒有建立起及時地反饋聯(lián)系，導致最終的檔案歸檔工作被迫延緩。首先，編研部門在進行編研工作的時候，沒有將具體的消息傳達給征集部門，這就使得征集部門失去了最佳的工作時間；其次，在一些縣級城建檔案機構中，由于人才隊伍建設不健全等因素的影響，導致其缺乏編研工作者，而引入的臨時兼職人員不夠專業(yè)，所以他們對征集部門反饋的信息很容易出現(xiàn)重復、缺漏等情況；最后，除以上問題外，征集部門也存在表面形式化的問題，導致他們征集來的檔案信息，無法促進編研工作的有序進行，這也是無效工作的一種表現(xiàn)。

2 新形勢下城建檔案征集編研工作創(chuàng)新一體化的有效策略

2.1 完善統(tǒng)籌規(guī)劃工作，促進征集與編研部門的協(xié)調溝通

為了進一步促進城建檔案的征集和編研一體化進程的發(fā)展，有關上級管理部門應該秉承著統(tǒng)籌規(guī)劃的原則，對二者的工作進行統(tǒng)一管理和規(guī)劃，促進它們的協(xié)調一致發(fā)展，從而在根源上避免出現(xiàn)溝通不順暢、反饋不及時的尷尬問題。首先，可以對城建檔案的整體館藏進行逐一的整理和歸納，第一時間明確檔案編研的方向和需求，以此來制定具體的征集計劃和編研方案，使得二者之間形成清晰的分工，互相明確自己的職責，實現(xiàn)二者的協(xié)調統(tǒng)一[2]。具體說來，可以召集兩個部門進行交流會議，在會議中商議工作方向和工作計劃，避免出現(xiàn)因溝通不暢出現(xiàn)的低效、錯誤問題；其次，可以依據(jù)具體的情況以及實際條件，建立起征集和編研的統(tǒng)一部門，將兩種工作由同一部門負責，這樣既有利于一體化的建設，也能實現(xiàn)及時的溝通和交流，還能夠節(jié)省時間和人力資源；最后，兩個部門都可以與上級管理結構建立長期穩(wěn)定的聯(lián)系，使主管部門成為二者的有效溝通平臺，同時也可以在工作初始階段就明確檔案的接收范圍，讓征集和編研部門共同商議出檔案工作的主題，并匯集到上級部門，由其進行統(tǒng)一的發(fā)布和整理，從而提升檔案工作的效率。

2.2 積極組織培訓工作，培養(yǎng)征集與編研的綜合素質人才

在進行城建檔案的征集和編研工作一體化建設的過程中，人才發(fā)揮出了絕無僅有的作用，如果能夠擁有征集和編研雙重素質的綜合性人才，那就能促進一體化進程的發(fā)展和進步，推動我國的城建檔案管理工作長期穩(wěn)定的發(fā)展。而在目前的工作中，具有單一素質的工作人員數(shù)量較多，但是同時具備征集和編研能力的人才卻不多見，這就對一體化的發(fā)展造成了一定的阻礙，因此，有關部門應該積極地組織人才培訓，增強他們的職業(yè)精神和責任感，提高他們的專業(yè)能力和素質，使他們掌握系統(tǒng)豐富的檔案工作知識，并能將其應用在工作時間中。同時，也應該注重人才培養(yǎng)與時代發(fā)展的契合性，不斷提升人才運用信息技術的能力，以此來達到提高檔案征集和編研工作質量和效率的目的，促進二者一體化進程的發(fā)展和進步。

2.3 搭建信息工作平臺，提升征集與編研工作質量和效率

現(xiàn)如今是信息技術和互聯(lián)網(wǎng)模式迅速發(fā)展的時代，它為檔案工作帶來了充足的便利條件，如果有關部門能夠認識到信息技術對檔案征集和編研工作的促進作用，并將其有效地融入到實際的工作過程中，那么就能促進一體化的建設和發(fā)展，也能不斷提升其工作質量和效率。因此，城建檔案的管理部門可以順應時代發(fā)展的要求，搭建起信息技術工作平臺，以協(xié)調雙方工作和一體化建設為原則，以提升工作質量和效率為目標，創(chuàng)設一個高效的互聯(lián)網(wǎng)檔案征集和編研工作機制，使得二者能夠通過開放的信息平臺，了解到對方的工作進度和具體工作內容，并采取與對方相對應的手段和方式，實現(xiàn)二者的協(xié)調發(fā)展[3]。具體而言，可以將兩個部門同時引入信息平臺上，建設兩個工作版塊，可以互相查閱對方的工作進度，也能夠在平臺上實現(xiàn)信息的互通交流，并進行實時的線上溝通，以便及時改善自己工作內容中的不足，同時通過這個平臺，也可以將征集工作和編研工作的成果實現(xiàn)開放性展示，以便上級部門能夠進行統(tǒng)一的管理和監(jiān)督。通過這樣的方式，不僅可以發(fā)揮出信息技術對檔案征集和編研工作的促進作用，還有利于一體化建設和對檔案工作的監(jiān)督。

3 結束語

綜上所述，在當前的新形勢下，在我國城建檔案的征集和編研工作中實行一體化模式，是順應時代發(fā)展的一種表現(xiàn)。因此，檔案管理部門應該做好協(xié)調工作，使征集和編研機構能夠實現(xiàn)有效的互動和溝通，正視當前存在的問題，并通過有效策略解決問題，實現(xiàn)征集和編研機構的協(xié)同發(fā)展，為一體化進程做出自己的努力，促進城建檔案形成新的工作模式。