醫院檔案室智慧化服務構建的探析

梁 霞

（山東省濟寧市濟寧醫學院附屬醫院，山東 濟寧 272100）

1 醫院檔案室智慧化服務構建的背景與現狀

在社會經濟不斷發展過程中，我國醫療事業也在不斷創新與發展，檔案室作為就診人員和醫療人員共同維護民眾健康的寶貴財富，更是醫療事業、醫療健康、民生生活等各個方面的重要財富，其建設也隨著科技信息技術的發展不斷完善和成熟。不僅如此，在現代化的醫療事業發展過程中，信息技術的推進也督促著醫院治療與服務模式的改變與創新，愈來愈多的就醫人員使得原本的病例資料不堪重負，醫院自身發展過程中隨著各項管理服務活動改革豐富的檔案信息資料也逐日增多，我國對于檔案資料的重視，使得傳統的醫院檔案管理模式必須要尋求新的發展與突破，其由于已經難以適應醫院智慧化管理服務模式的根本需要，更加促使醫院加強檔案室智慧化建設，這樣對于保護與保存醫院各項活動及工作中形成的文檔文件、圖片影像資料等歷史與信息載體，保護醫院眾多醫務人員、管理人員的勞動成果與結晶有著重要的作用，還能維護醫院發展的歷史，使得醫院的管理力度不斷增強，在新的社會發展和醫療水平進步、民眾健康意識提升的大背景下得到長足、健康且可持續的發展。

目前，針對醫院檔案管理工作現狀，主要可以從以下四個方面展開描述：

其一，檔案管理工作投入力度不足，管理水平較為落后。盡管日常且普遍的檔案管理工作難以對醫院的生產帶來直接的經濟產出與效益，但是合理且規范的檔案管理能夠提升醫院人員的管理與合作水平的，使得醫院實現規范化管理，并使得醫院的生產與管理資金能夠被使用于更加有效的項目中。而較為混亂的資金使用容易造成短期內資金無法運用在檔案管理中，無法有效促進檔案管理的專業化、規范化與科學化。而隨著計算機信息科技水平的不斷提升，使得醫院的檔案管理在硬件設備和環境上得到一定的改善，部分醫院的現代化管理水平較低，如果不予以重視，破舊、潮濕與簡陋的檔案儲存室和相關設備容易造成有效檔案的破損和老化，從而對醫院的檔案管理工作帶來負面影響。

其二，檔案管理工作的效率過低。由于傳統的醫院工作往往更加重視醫務人員的醫療水平和人員的流動與管理，對于醫院的檔案管理工作認知不足、重視程度較低，也往往在醫院檔案管理人員的招聘和選擇上要求較低，使得檔案管理者自身的綜合素質較低，視野較為狹隘，更多地還是集中在老舊的檔案管理工作方式上，難以根據具體的工作環境、遇到的實際問題、醫院發展的實際需要的，來對自己的管理能力與管理方法進行學習更新與創新，這樣就會導致醫院檔案的管理工作長時間地陷入停滯。

其三，多數醫院對于檔案管理工作重視程度不夠，沒有意識到檔案管理工作的重要性與具體價值，這往往表現在人員與工作方式上。前后往往會忽視對于管理員工自身的素養培訓，使得人員跟不上醫療事業等發展，后者則容易在各項醫院檔案管理工作中，難以很好且有效地匹配檔案管理設備、投入精力與相關配置，使得醫院的檔案管理水平沒有辦法匹配上快速發展中的醫院與醫療事業。

其四，電子檔案管理方式利用率低，電子檔案缺少相關系統，存在一定的缺失。在目前很多醫院中，檔案管理仍多用傳統的、單一的紙質化方式進行保存，而這種方式跟天氣、環境條件、空氣濕度、存儲設備等要求息息相關，也會受到后者的諸多影響，因而，電子檔案能夠在一定程度上規避此類風險，但目前很多醫院缺少一套適用于內部發展與構建的電子檔案建設系統，甚至有的醫院建立了自己的、簡單的電子檔案系統，但是對各個工作人員缺乏相應的培訓，使得各個環節填寫的諸如音視頻、圖片、文書格式的檔案資料格式與樣式都較為混亂，沒有符合統一的、標準的電子檔案認證，使得后續的檔案管理反而更加復雜和麻煩。另外，醫院也暫未制定一些有關電子檔案的使用要求與規范，使得工作人員容易出現隨意更改系統上的文件資料，導致電子檔案損失、遺漏或者真實性不足等問題的，另外部分醫院沒有做好電子檔案光盤與硬件的保護工作，容易造成電子檔損毀和遺失的風險。

2 醫院檔案室智慧化服務構建的優點

隨著現代信息技術的快速發展，醫院服務模式更多地也開始引進智慧化和信息技術等模式的，且醫療技術等各個方面的嬗變，使得醫院的檔案資料類別和數量在短時間內呈現激增的情況，而傳統的醫院檔案管理模式難以應對資料和文件、管理新需求等方方面面爆炸式的增長，難以應對增長和傳統檔案管理中逐漸浮現的各種難題，使得建設智慧檔案室，進行智慧化檔案管理的路徑成為發展的必然。而現代化信息技術與各項資金支持都成為建設智慧化檔案室的重要保障與支持，也為檔案室的規范化、科學化與現代化提供了諸多便利條件，建立智慧化檔案室的優點主要可以分為以下幾個方面：

第一，能夠方便醫院工作人員和管理人員進行高效且便捷信息管理與檢索，信息技術在醫院檔案管理中的應用能夠通過一系列檔案信息檢索系統的建立與完善，進行人員和就診人員的信息智能檢索與查閱，提升了就診效率也提升了檔案的利用率，將人員的歷史檔案與工作內容、就診新需求結合起來，更加高效提升了醫療服務的完整度。第二，能夠方便工作人員進行檔案的分類、加工、信息提取、分析與保存，這不僅有利于幫助醫院構建人事部分與工作人員結構，更能有效地描摹出來院就診各個人群的畫像，并對我國公民的身體健康與疾病進行大數據上的總結與預估，能夠針對性發力，對高發、高頻的疾病進行重點研究與治療。第三，智慧檔案室能夠方便相關工作人員進行信息的修改、查詢與保存，也有利于各個科室與部分之間的信息共享，既降低了檔案使用難度，也降低了檔案利用與管理的成本的，減少在檔案上面的重復人力。最后，隨著信息化時代的不斷發展，檔案室與相關服務已經開始利用的互聯網技術進行輔助性管理，既節約了醫院工作的人力，也逐漸使得醫院的數字化管理進程得到進一步發展，使得醫院管理流程更加科學化、程序化、標準化與規范化，使得醫院各個環節運轉效率更加高效，也間接減少了人力成本和資源成本，提升了醫院的經營效益，

3 醫院檔案室智慧化服務構建的可行路徑

3.1 優化醫院檔案管理的服務條件

醫院檔案管理的服務條件改善，主要是指的檔案利用、儲存和查閱的管理環境和平臺。其中，檔案的查閱條件，應該按照查閱等級和私密等級，分為密級較高檔案，應有封閉空間或者專人服務，普通人事檔案或者病例檔案的查詢，可以設置為密級別較低檔案，可以設置公共區域，或者設置自主電腦設備，方便工作人員或者就診人員自主查閱，另外，還可以專門設置一些休息區和等候區。另外，在檔案管理設備上面，首先需要做好的服務平臺的建設，這個檔案服務平臺需要與智慧化的檔案室內有機聯系在一起，除了查閱與管理權限外，還需要的配備相應的網絡計算機、物品自主儲備柜和權限管理平臺等，將這些統一整合在一起，打造一個高質量、全面性的醫院智慧化服務平臺。

其次，除了平臺管理的優化外，還需要重視檔案管理的服務與工作方式改善與優化，這部分主要是工作意識與服務意識。在公共區域的普通檔案查詢，可以是開放式的、公益性的，醫院部分服務人員的工作量與這部分檔案查詢不直接掛鉤，因此，醫院往往也會出現就診人員與工作人員爭吵的情況，甚至工作人員私自不開放查閱權限的情況。對此，首先要對醫院的全體工作人員進行相關的培訓，由于信息技術在檔案管理中的引用使得這一份工作也需要更加了解電子檔案的形式、檔案保存路徑和使用的方式等，這就對于工作人員的綜合素質提出了更高的要求，需要他們不斷創新，用更新更先進的觀念加強工作技能的儲備，從而打破并突破傳統檔案儲存與管理工作的束縛，也能不斷提升其服務意識和服務水平。其次，需要從醫院的整體管理體制上著手，尋找一些工作方式與工作收益掛鉤的方式，促使檔案管理工作人員能夠主動地改善和優化自身的服務。最后，需要對員工的檔案管理與平臺建設服務方式進行改善，從而為員工和就診人員提供查閱指導、修改和提取等工作。

3.2 建設不同層次和內容的專題數據庫

醫院智慧化檔案室儲存的資料與數據應不僅僅局限于某一類型或者某一專題，而是多個類型、多個專題數據庫的集合，各種各樣的數據以不同的方式結合并儲存在一起，能夠使得數據庫能夠為多個用戶共享但也可以獨立存在。而專題數據庫的意義在于建立側重于某一個類型或者內容的數據庫，使得在同一數據庫內的數據類型比較統一，在內容上也相近，能夠方便工作人員和就診人員進行檢索與查閱。比如，醫院智慧化檔案庫可以先大致按照醫務工作人員與就診人員進行區分，還可以按照人事檔案與醫院發展史料檔案等類型進行區分，在其中某個大類下，則可以細分數據類型，比如將醫務工作人員的數據按照不同部門、不同職稱與級別進行劃分與科學管理，從而使得數據能夠保持高度統一，減少數據重復，也讓數據管理更加方便，能便于檔案管理工作人員進行及時的查詢、核對與修改，能夠與服務平臺進行有效銜接，并達到便捷利用服務的目的。

3.3 加強相關人員的培訓，拓寬檔案管理服務范圍

隨著信息的廣泛傳播與使用，信息技術在檔案管理中的作用也非常重要。醫院不能僅僅將檔案管理工作作為一項附加的工作，而是需要給予足夠多的重視，并設置專門人員的進行檔案管理的監督工作，從檔案收集與整理的基礎工作，檔案審核與修正等進階性工作，醫院需要對每個部門與科室都進行相關且全面的培訓教學，使得檔案工作能夠真正落實到每個工作人員身上，也使得檔案管理人員不僅是檔案資料的保存者，更是資料庫和檔案智慧化室內的建設者，能夠幫助醫院宣傳信息化管理和智慧化檔案管理的關鍵人員，因此，醫院應當在初始構建智慧化檔案建設的時候，就能夠對各個科室和檔案管理人員進行專門的培訓，不斷提升其創新能力，并強化管理者對于整個信息化系統的把握能力，從而提升其綜合素養，建立起一支健全且完善的智慧化檔案管理隊伍。

另外，檔案管理不僅僅是資料收集與保存那樣基礎與簡單，智慧化的醫院檔案室是一個能全面儲存各類信息并使得信息能被需要的人員高效且充分利用的信息空間，要做到高效率、可利用的檔案信息資源，還需要主動地整合醫院各個科室的檔案資源，實現整個檔案系統與檔案服務平臺有效對接。其次，重視醫院檔案管理工作，可以針對醫院電子檔案管理，建設專門的局域網，使得全院的信息能夠在一個安全且可靠的內部網絡系統中得到有效共享。再次，拓寬檔案管理的服務范圍，在充分發揮醫院檔案工作價值的前提基礎上，需要不斷促進其轉變為社會經濟效益，在人員與技術支持上，不斷通過不同的途徑、不同的渠道對醫院檔案信息資源進行開發和利用，考慮醫院檔案對于公眾的價值，可以依托社會需求與具體發展形勢，從而從多層次、多角度、多主體地為社會公眾、就診患者與醫院各科室的醫務工作人員來提供幫扶與信息支持，也使得檔案信息與使用效率不斷提升。

3.4 開發基于檔案資源的APP應用與語音自助服務

目前，隨著互聯網移動設備的使用率逐漸增高，在移動設備上運用的各種軟件也成為行業風潮，各行各業都開始創設自己獨有的APP軟件，在諸如平板電腦、移動手機和其他移動設備上的運行程序，這種方式更有利于用戶進行信息共享與傳播，也更加符合現代社會人們的信息傳播與交流溝通方式，因此，建設一個基于檔案資源管理的移動APP能夠進行最即時、最有效的信息傳播，這種方式能夠使得用戶超越時間與空間的限制，對于個人的檔案進行查詢與管理。比如我國遼寧省檔案局研究并開發了基于安卓系統的APP項目，使得APP與檔案管理工作首次產生了有效鏈接，并開啟了公共服務領域的先河，這個APP的目的就是使得各個使用者，尤其是高校教育者能及時把握學生動態。另外，教師還可以充分借鑒其它國家、其它行業、公司企業開發并應用的APP軟件，結合醫院發展特色與服務需求，開發出具檔案服務特色的APP，還可以根據用戶類別的不同設置不同的檔案使用者權限，開發內部工作者使用版本和就診人員使用版本，分別實現檔案宣傳、信息自主查閱、信息互動交流、信息更新等功能，便于這些信息得以在不同的移動終端上進行使用推廣，從而拓寬服務渠道。

另外，除了在移動終端上開發與建設醫院檔案管理APP，還可以引入雙向語音自助服務。一方面是線下的語音自主服務，比如在普通、對外的檔案查閱設備上加入語音自主服務功能，就如銀行大廳中的語音自助服務一樣，能夠展開智慧且高效的自助服務。另外，還可以在軟件中設置一些單向的語音自助服務，引導使用者根據自身的需求，匹配一些操作按鍵，針對需求來提供服務。同時，在醫院檔案APP的使用群體中，存在各種各樣的人，同時也需要考慮一些特殊的群體，比如盲人、肢體殘缺或者難以使用APP的人，針對這些情況的，醫院檔案管理APP中可以引入身份識別后，讓用戶用語音對話的方式進行相關內容的查閱，并將所需的檔案信息用語音的方式播報和傳達給使用者。另外，還可以借助手機相關信息展開檔案的管理與利用工作，比如可以依托手機短信、彩信等展開檔案的各種信息查詢與咨詢服務，還可以依托相關彩信、郵件業務，在相關的APP上傳送圖片、彩信與聲音等檔案信息，使得用戶能夠多維度、更高效地感知與之相關的檔案信息與資源，還可以在APP上開辟專門的渠道與平臺來接受用戶反饋和意見，從而促進醫院檔案工作不斷發展。

4 結語

隨著智慧化與信息技術的不斷發展，智慧檔案館的建設與發展也成為必然，這對于信息的儲存、利用與管理來說都是非常重要的。檔案管理工作不僅僅是簡單的資料保存與保護，更是醫院發展歷史的有效記錄，也是醫院各項工作開展的基本前提和各個部分工作人員正常溝通與事務工作的鏈接紐帶。需要醫院提升對于檔案管理工作的重要性，培養與加強檔案管理相關工作、記錄格式等的相關培訓，使得全醫院人員都能建立起正確且全面的對于檔案管理工作的認知，并能在信息技術的發展背景下，積極創新檔案管理工作的新方法、新技術，使得檔案管工作充滿科技化、現代化與智慧化特征，從而為醫院醫療事業實現我國民眾的健康、達成更高的社會效應而提供保障。