業務檔案智能管理的特點與智能服務模式分析

朱新宇

（內蒙古赤峰市敖漢旗政務服務中心，內蒙古 赤峰 024300）

旗縣各部門的業務檔案在政務服務過程發揮著越來越重要的作用，如基建工程、不動產登記檔案等記錄了工程建設和不動產登記的全過程，是工程項目管理過程、工程實體現實面貌和房屋買賣的真實反映，其本身具有比業務實體更長久的壽命，對各部門業務檔案資料進行控制管理，就是對整個工作流程產生的所有文件的控制過程。建立、健全規范、準確的業務檔案是后期工作開展的重要憑據。因此對于為政務服務提供保障的業務檔案的建立、完善與管理提出了更高的要求。

1 檔案移動服務的特點

由于檔案移動服務不拘泥于場地、空間的限制，不需要用戶親臨檔案館，而是通過移動智能終端就能夠自主選擇服務，因此檔案移動服務的靈活性較高。檔案用戶通過微信公眾號、檔案館微博訂閱推送，或是閱覽檔案館APP發布的檔案在線雜志、館內公告，或是瀏覽檔案網站，均可以獲取全媒體形式的檔案信息。隨著信息網絡技術的快速發展，手機已經成為個人生活的必備品，公眾幾乎每時每刻都在使用手機，因此通過手機提供的檔案移動服務，已經不再受到時空的限制，也不再受到人工的限制。只要用戶對檔案有需求，就可以通過手機及時獲取。移動智能終端能夠在無線通信網絡的協助下進行高效的信息傳播，實現平臺與用戶在時間上的無縫對接，能夠最大化地發揮檔案的社會價值。

2 檔案管理工作的不足之處

1）流程意識不強，程序控制不到位。部分單位在業務工作開展過程中，沒有將檔案管理工作放在高位，納入工作計劃和工作程序中，沒有在辦理業務過程中將檔案管理落于實處，不能緊扣業務流程各個環節，重工作實施與進度，輕視業務檔案搜集與管理，無法及時按照程序參與、監控業務全過程的實施，在業務后期被動地接收移交相關資料，導致業務檔案管理與業務實施過程脫節。

2）管理意識淡薄，工作進程滯后。檔案管理現代化不僅僅體現工作載體的先進性，同時，對管理人員的管理意識、責任意識也提出了嚴格標準。但是，受到傳統思想觀念的影響，部分檔案管理人員認為檔案工作無關緊要，既不會產生經濟效益，也不會給單位造成經濟損失，因此，在這種心理的驅使下，常常將個人負面情緒帶到實際工作當中，使檔案管理工作進程嚴重滯后，給各項工作的順暢銜接造成惡劣影響。另外，雖然各單位建立了檔案信息管理系統，但是，一些管理人員依然沿用過去的工作模式，以至于檔案信息管理系統的升級速度緩慢，進而埋下了重大的安全隱患，檔案信息的丟失現象屢屢發生。

3 智能服務模式

1）短信服務。短信是最早出現的公共移動服務的模式，是在手機普及之初的基本信息傳輸方式，在早期受到各信息服務機構的青睞。隨著移動互聯技術的進一步發展及移動網絡的速度進一步提升，許多應用都相繼推出能夠替代短信的功能模塊，但時至今日短信依然無法被替代，因其本身是每部手機的內置功能，且應用范圍更廣，技術手段要求更低，并且短信的接收方式決定了它不受到設備狀態的影響，即便關機或欠費，在設備狀態正常后都能收到短信，能夠保證重要服務信息的接收及存儲。檔案移動服務的短信模式最早源于數字檔案館的建設過程之中，檔案短信服務主要有信息定制與推送兩種形式，分別采取交互式和下行式服務。信息定制是指檔案用戶基于移動智能終端以既定的信息指令號碼向檔案館發送服務請求，服務內容完全取決于用戶信息偏好和需要。

2）創新服務模式，彰顯檔案價值。檔案現代化管理模式的建立給檔案需求人員與管理人員提供諸多便捷服務，基于現代化管理理念，檔案管理人員應當在工作當中不斷創新服務模式，借助于先進的信息技術為檔案需求者提供更加優質高效的服務。比如可以利用QQ、微信等社交軟件，為檔案需求者講解檔案信息管理系統的操作功能，介紹操作界面的相關內容，傳授檢索檔案資料的快捷方式，使檔案需求者對檔案信息管理系統產生更加深刻的認知與了解。另外，為了體現檔案資料的實際利用價值，檔案管理人員應當及時對紙質檔案資料進行整理、歸類、錄入、處理，制作成信息系統能夠識別的文字檔案或者圖片檔案，這樣，檔案需求者能夠第一時間瀏覽到所需的資料信息，為各項工作的正常開展提供精準的第一手參考資料。

3）加強檔案管理與動態同步。調整動態檔案管理的方法，做到檔案管理與動態同步，注重檔案管理的服務。從業務開展的動態性來看，雖然給檔案管理帶來了很大的困難，但也帶來了一定的機遇。檔案管理的過程中，必須要時刻關注內、外部變化，及時調整管理思路和管理對角，實現檔案管理與動態同步。要加強檔案管理專業人員的培養與吸收，使工作人員能夠從專業的角度進行重點業務檔案管理。要強調業務資料的追蹤和收集，根據每項業務開展過程中的變化，以及業務的最終結果進行科學管理，確保歸檔資料的完整、系統。

4）建設檔案移動服務平臺。在進行檔案移動服務平臺建設過程中，要注重資源共享功能的建設，首先是部門檔案資源共享通道的打造，部門資源共享能夠擴充檔案資源，更好滿足用戶在檔案移動服務平臺中利用檔案資源的體驗；還能夠通過不同部門資源共享，滿足偏遠或貧困地區檔案機構的用檔需求，從一定程度上解決區域間檔案數字資源分配不均的問題，縮小“數字鴻溝”。其次是個人及第三方提供的檔案資源，傳統的方式包括捐贈、購買等，如通過移動服務平臺開通的共享功能進行捐贈和購買，將進一步提升檔案資源整合的效率，打破區域時間的限制，降低資源整合的成本。除功能建設之外，還要創新檔案移動服務的理念，使得檔案移動服務更加開放，將協同合作的理念引入檔案移動服務平臺的建設之中，為政務服務提供切實便利。在場館建設方面，圖書館和博物館在移動技術和場館服務理念方面，超前于檔案館，因此在檔案移動服務平臺的建設過程中，應當吸取其他公共文化機構的經驗，如聚合內容服務、增強實境服務在場館展覽等領域的應用。同博物館、圖書館、美術館等公共文化機構開展移動服務的合作交流，共同建設服務平臺；與此同時，還可以與社會第三方的文化機構開展合作，拓展和優化檔案移動服務平臺建設，實現檔案移動服務的多元化和社會化。

4 結束語

目前檔案移動服務較為單一，多為傳統業務的延伸。因此，需要加強新一代信息網絡技術與檔案移動服務的綜合應用研究，分析檔案移動服務的特點，拓展檔案移動服務的模式，創新檔案移動服務的思路，提升檔案移動服務水平，滿足檔案用戶尤其是政務服務對象多元化的信息需求。