檔案管理的法制化建設研究

魏 華

（濟南市萊蕪區口鎮街道農業綜合服務中心，山東 濟南 271100）

隨著社會的進步和市場經濟的發展，檔案管理面臨了許多新的問題。在網絡信息時代，許多舊的勞動制度和法規已經不能滿足新時代的工作需要。互聯網以強大的信息處理能力和便捷的遠程服務模式吸引著越來越多的用戶同時，各種侵權行為使人們在檔案管理過程中逐漸增強法律意識和法律觀念，對依法行政的要求也越來越高。在這種社會背景下，如何推進檔案工作的網絡化、信息化、法制化，如何提高檔案管理人員的素質，成為檔案管理工作的重要內容。

1 檔案管理中所存在的問題

在目前的文件管理中，查詢文件目錄速度慢，準確性差，歸檔條件差。檔案信息的收集、掌握和傳播主要通過圖書出版，周期長、成本高、傳播渠道窄。檔案種類和形式少，占用檔案空間大，受害蟲、高溫等自然條件限制。檔案管理人員素質參差不齊。文件主要用于存儲，文件信息開發利用不足。

2 加強檔案管理的信息化建設和法治化建設

1）加強法治化建設。作為一種信息類型，檔案的潛在價值廣泛存在于所有領域。除了很好地利用它外，我們還認識到它必須以產權的一種形式受到法律的保護。檔案管理是依法管理檔案的有效方法。為了加強檔案的收集、組織、保護、使用、完整性和安全，并妥善開發檔案信息資源，國家于1988年1月頒布了《檔案法》和1990年10月實施措施。這兩部法律提供了檔案管理、制度責任、使用和開發及法律形式的法律責任原則。這樣，法律監督和行政經濟手段的組合為保管事業提供了法律保障。那么，如何提高檔案管理的合法化速度呢？作者認為，下面幾點是非常重要的。

統一理解，加強領導，加強宣傳，提高對保管行政執法的認識。加強保管工作的合法化，不僅是對檔案管理人員，而且對整個單位、整個社會、各階層、甚至所有市民都是重要的要求。為了真正實現檔案管理的法制化和更好的服務檔案改革、開放性和經濟建設，首先要以法律理論為基礎進行研究，提高對依法管理檔案的法律認識，學會依法武裝自己的心，在法律上指導自己的工作和行為。第二，提高宣傳和教育。我們可以使用各種宣傳手段，就與檔案工作和保管相關的各種法律條款的目的和重要性，向所有員工進行教育，使所有員工都能意識到依法管理檔案。第三，為了維持檔案法的嚴重性，有必要依靠標準化的保管法執行，保障檔案的嚴重性，在規范的限制和監督下正確行使治理。四是加強司法當局的責任意識，了解保管行政執法的基本情況，明確范圍和權限，以可靠的政治、熟練的商業、嚴格的紀律和優秀的風格培養執法隊伍，實現文明執法。五是加強執法監督，消除單一控制手段，有機結合法律監督和行政控制，相互依靠，共同維持，最終實現依法管理檔案的目的，使檔案事業得以發展。

2）充分利用信息化優勢。社會對文件的需求很大。傳統的管理方法只能滿足少數人的一般需求，不能快速、準確、全面、系統地提供必要的文件和資料。網絡檔案信息使我們能夠在線查詢和查閱，利用越來越快的傳輸速率、簡潔生動的圖像和強大的視覺沖擊力，在幾分鐘和幾十分鐘內完全找到我們需要的檔案信息。檔案信息與社會直接相連，為科研、管理和生產決策服務，允許用戶直接提取有用的信息。一方面為決策提供了很好的依據，另一方面也可以利用計算機網絡及時查詢文檔而不丟失。比如可以在校園內設置一個校園局域網，整理校園內產生的各業務部門的指導性文件、各種業務文件、管理規定等。

如果教職工有需求，可以隨時在線查詢，將教務公開，讓教職工對國家和學院的相關政策有更清晰地了解，更好地開展工作。相反，如果員工有好的建議，可以隨時反饋，不僅方便員工，還可以加強領導與群眾的溝通，為高校領導的正確決策提供準確的依據。另外，如果條件允許，可以聯系業務主管部門直接進行業務咨詢，節省往返時間和運輸費用。此外，由于多人可以同時查詢，因此可以大大提高文件搜索的速度和準確性，節省用戶時間，提高文件搜索質量，擴大文件操作的收集、組織、評估、分析、處理空間和溝通渠道。同時，網絡信息的使用需要良好的英語基礎和較強的分析總結能力，這對檔案工作者的綜合素質提出了新的要求。

3）加強檔案管理人員的工作素養。改善保管者整體質量的方法有很多種。第一，檔案館不僅要在檔案中取得深刻成就，還要加強黨的精神教育和政治思想研究。通過研究，不僅具有專業的專業知識，還具有強大的政治品質，可以提高識別、導航和選擇的能力，區分嚴格管理和有效利用之間的關系，用思想對文件管理現代化有正確的理解。第二，記錄保管人以計劃的方式進行網絡信息知識教育和技術運營，擁有相關的計算機和網絡信息知識，在實際操作中熟練地操作各種現代辦公設備，使用現代管理手段管理歸檔。第三，互聯網橫跨地區，不越過邊界，所以很多關于互聯網的信息都用英語表示。這就要求記錄保管者加強英語學習，用英語有堅實的基礎，能用英語熟練溝通。第四，讓文檔管理者參與各種學術交流活動，不斷吸收相關產業的高級經驗和方法，詳細了解各種信息知識，拓展工作視野。改善文檔管理器的綜合質量，可以有效地開發和利用文檔信息，從簡單的管理到新的高度改善文檔管理。

3 檔案的法制化保管和利用

1）檔案的法制化保管。文件存檔是整個文件檔案操作的基本任務，包括文件保護技術、倉庫管理、安全檢查、安全保密等。文件存檔操作中缺少一部分會對文件實體造成不同程度的損壞。部分損失的后果非常嚴重，給黨和國家造成不可彌補和無法估量的損失。因此，文件管理規定使用大量規定來執行文件保留規定。強制規范是相當于任意性規范的一種法律規范，規定了強制性規范和禁止性規范，即文件管理機關及其工作人員在文件保管中應該做什么、不應該做什么，并對違反強制性規范的行為規定了處罰措施。確保這些強制性規范的順利實施。因此，為了得到切實全面的保護，保管文件的行政法規必須滲透到刑法中。因此，在立法過程中應適用價值法，區分兩種違法行為的范圍，將文件行政法和刑事法規有機結合，相互滲透，發揮行政處罰的威懾力，保障文件管理的順利進行。打擊文件破壞罪是新時期完善文件法制的要求。

2）檔案的法制化利用。存檔信息的輸出是通過信息傳輸渠道和媒體向用戶傳輸存檔信息的過程，這是整個存檔管理任務的最終目標。為了最大限度地發揮檔案的價值，提供社會主義建設服務，對如何高效、快速、科學、合理地向用戶提供檔案信息作出了行政規定。檔案法規定了機關、團體、企業、機關和公民在使用文件時享有的權利和義務。這些法律和規定是否合理和完善，對文件的社會價值起著決定性的作用。它還決定了這些規定的價值。目前，中國的文件行政法規對文件的綜合利用、文件信息共享、信息傳輸速度和文件貸款保護手段作出了具體規定。但是，隨著經濟的發展和科學水平的提高，為了確保這些法律和規定的充分實施，有必要進一步完善和建立完善的檢查和監督措施。

4 總結

隨著社會的發展，檔案的種類和數量迅速增加，給檔案的存儲和利用帶來了一系列問題。要求在短時間內提供大量新鮮有效的歸檔信息。因此，改革落后的管理手段已成為當務之急。只有適應現代技術，才能把先進的科學技術轉化為生產力，實現檔案工作的網絡化和法制化；只有在法制環境下，充分利用現代管理手段和方法管理和利用檔案信息，我國檔案事業才能進一步發展。