辦公室文秘工作與檔案管理工作一體化路徑探析

羅逍遙

（安徽省交通控股集團蕪湖高速公路管理中心，安徽 蕪湖 241000）

1 辦公室文秘工作與檔案管理工作一體化概述

信息化已成為社會發展的一個重要標志。對于企業而言，更精確的信息過濾能力能更精準地為企業服務，為文秘工作、檔案文書管理工作一體化提供了大力支持。辦公室文秘工作與檔案管理工作一體化又被稱為文檔一體化，企業需要充分利用計算機技術、行政辦公管理系統，將文秘工作、檔案管理工作進行有效融合，確保文秘工作、檔案管理工作的一體化、智能化、先進性，將信息技術滲透到資料檔案編制、審核、簽發、歸檔全過程中，并對其進行監督、管理，保證文書檔案管理工作呈現出一體化、標準化、規范化特點。

2 辦公室檔案收集整理要遵循的工作原則

檔案信息需要服務單位的各個部門，而辦公室因為負責檔案收集與整理工作，要想體現出檔案資料的服務價值，就必須加強收集管理的科學性和創新性，使得檔案資料的應用價值得到有效體現。辦公室在對檔案進行收集整理時必須遵循科學化的工作原則，以便提高檔案管理的效率和質量，為提出針對性的應對方案打下基礎。第一，遵循嚴謹性原則。新階段辦公室承擔的工作任務朝著復雜化的方向發展，除了要同步各項檔案信息，做好信息提取記錄等工作之外，還必須協調并確保管理任務完成達標。面對日益復雜的要求，辦公室在檔案收集整理當中必須貫徹嚴謹性原則，使得檔案工作人員始終以嚴謹認真與負責的態度投入檔案收集整理當中，并將這樣的態度帶入到不同的管理階段，維護檔案的安全和保密性。第二，遵循溝通性原則。辦公室要做好檔案的收集整理工作除了要接收保存部門信息之外，還需要主動和部門進行溝通交流，在這一過程當中主動獲取相關檔案資料，并在資料整合后加強分類管理，為后期的檔案利用創造良好條件，所以整個過程必須要遵循正確的溝通性原則，保證溝通順暢，促進信息的完整獲取。第三，遵循內容準確原則。檔案內容是對單位各部門發展史與工作內容的記錄，只有保證內容準確才可以體現檔案信息的服務作用，為單位制定決策和開展其他各項工作提供資料。在信息收集整理過程中，辦公室要嚴格遵循內容準確原則，提高檔案工作人員的責任意識，做好信息真實性和準確性的把控。

3 加強辦公室文秘工作與檔案管理工作一體化的策略

3.1 提高文檔一體化意識

文秘工作與檔案管理工作的任務存在很大差異，具有一定的獨立性，文書是檔案的來源，檔案為文書提供了保障，兩者是文檔工作中息息相關的環節。在企業中，雖然文書、檔案管理和信息化都位于辦公室之下，但在生產和工作中，文件和檔案工作實際上并沒有太大的聯系，信息化還沒有完全融入。基本上，它們仍處于單方面作業的狀態。企業雖然有統一的對外文件收發接口，但業務部門在生產過程中產生的業務文件基本上是自己負責的，包括文件流轉、控制分發、歸檔管理等。因此，為了加強辦公室文秘工作與檔案管理工作一體化，相關管理部門必須樹立系統思維意識，樹立文檔一體化意識，提高檔案管理工作的整體水平。在文書檔案管理過程中，相關管理部門必須掌握文書處理規范化內容，有效地開展檔案管理工作規范化基礎工作。同時，相關管理人員需要認識到文秘工作與文書檔案管理工作一體化的重要性，既要為當前工作提供服務，又要為過去的工作負責，明確文秘工作是“文檔一體化”的基礎工作，根據“文檔一體化”需求，確保各項公文辦理的規范性。

3.2 規范文書立卷工作

在文書檔案管理過程中，文書立卷工作發揮著十分重要的作用，它不僅能保證文件、檔案的系統化、規范化，而且在文秘工作與檔案管理的銜接中發揮著重要作用。文件立卷是文秘工作的最后一個環節，是文件檔案管理的初始內容，管理人員必須認識到文秘工作、文書檔案管理工作銜接的重要性。為了加大文書立卷工作力度，相關人員必須做好以下工作：首先，定期針對工作人員開展專業培訓活動，培訓的內容可以是公文、檔案相關法律法規，引導員工認識文書立卷的重要性，提高檔案意識，為工作的實施提供基本保障。二是檔案文件的規范化、智能化和日常化管理。在現代社會的發展中，許多管理部門逐步采用了電子檔案管理系統。工作人員需要對紙質文件進行收集、整理、裝訂和整理，對電子文件進行整理和歸檔，確保電子文件和紙質文件的完整性和準確性。最后，要全面落實工作人員的崗位職責，文秘人員和檔案管理人員必須協調配合，明確每個工作人員的職責和分工，在文書立卷過程中嚴格遵守工作程序，確保文件的真實性和準確性并為后續檔案管理的有效性提供保證。

3.3 全面整合文書檔案資源

文書檔案資料與各項工作的有效進行息息相關，會涉及很多機密資料，為了確保企業快速發展，相關管理部門必須認識到文書檔案管理資料的重要性，提升文秘工作的整體水平，強化文書檔案管理工作，可以為工作人員提供高準確性的文件信息。例如，在文件登記過程中，相關管理部門必須做好文件資料分類工作，還需要強化相應的摘抄工作，準確記錄負責人、標題、時間等，為后續資料的篩選、查閱工作的有效性提供支持，有效地開展文書檔案管理工作和文秘 工作。

4 結束語

在辦公自動化水平日益提升的大背景下，文秘工作和檔案管理工作一體化趨勢日益明顯，并對兩項工作提出了更加嚴格的要求。基于此，文章介紹了文秘工作與文書檔案管理工作一體化的相關內容，總結了加強辦公室文秘工作與檔案管理工作一體化的策略。