新時代下國有企業(yè)檔案優(yōu)化利用探究

張玉群

（攀鋼大酒店，四川 攀枝花 610000）

1 引言

檔案工作在國有企業(yè)日常管理工作體系中占有不容忽視的地位并發(fā)揮出重要作用。在我國檔案事業(yè)發(fā)展新時期內(nèi)，國有企業(yè)必須緊跟國家檔案事業(yè)發(fā)展的大趨勢，充分運用檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件，找準檔案工作中的薄弱環(huán)節(jié)，積極探索檔案利用的新方法新策略，推動國有企業(yè)檔案管理高質(zhì)量發(fā)展。

2 國有企業(yè)檔案管理的重要性

國有企業(yè)發(fā)展歷程長，企業(yè)規(guī)模大，業(yè)務(wù)類型多，這些特點決定了國有企業(yè)檔案管理的事項和內(nèi)容比一般企業(yè)更多。另一方面，國有企業(yè)檔案管理無論對企業(yè)、行業(yè)、國家都有著重要意義。國有企業(yè)檔案是反映國有企業(yè)發(fā)展歷程的客觀資料，久遠的發(fā)展歷程是國有企業(yè)文化和價值觀的客觀呈現(xiàn)，通過國有企業(yè)檔案管理尤其是檔案資源共享利用，能夠使企業(yè)內(nèi)部和外部人員更客觀全面地了解國有企業(yè)的歷史發(fā)展路程。以國有企業(yè)檔案為載體能夠更好地繼承和發(fā)揚國有企業(yè)文化和價值觀。另一方面，國有企業(yè)是鞏固國家政黨執(zhí)政基礎(chǔ)政治地位的重要力量，在國家發(fā)展過程中肩負著發(fā)展社會經(jīng)濟、壯大綜合國力、保障改善民生的重要使命。國有企業(yè)檔案中包含著重要企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)的重要信息，這些信息資源的開發(fā)利用對于促進企業(yè)發(fā)展、推動行業(yè)進步、壯大國家綜合實力無疑有著巨大的潛在推動作用。

3 國有企業(yè)檔案工作中存在的問題

首先，企業(yè)人員對檔案缺乏應(yīng)有的認識。檔案管理模式已經(jīng)發(fā)生了巨大變化，信息化管理模式已經(jīng)成為當下及未來國有企業(yè)檔案管理的主要模式。而企業(yè)內(nèi)部很多人員對檔案管理尤其是信息化檔案管理缺乏必要的認識。部分人員認為檔案工作與自身的實際利益關(guān)系不大，因此對檔案工作配合度不高，積極性不夠，造成國有企業(yè)檔案工作開展過程中受到阻力。

其次，信息化檔案共享程度不足。信息化技術(shù)手段提升了檔案管理的效率和準確率。但是在檔案信息化建設(shè)進程中，很多電子檔案存在信息孤島的問題。電子檔案大多是關(guān)于企業(yè)科技方面的資料，但是企業(yè)經(jīng)營管理方面的檔案較少。國有企業(yè)各個分公司、各個部門之間雖然建立了一定的檔案對接機制，但是在檔案共享方面還缺乏更加明確的工作機制，阻礙了國有企業(yè)檔案資源的高效利用。

其三，檔案管理隊伍中存在部分人員因循守舊，學(xué)習(xí)能力不強，學(xué)習(xí)主動性不夠的情況，造成檔案管理人員的素質(zhì)與國有企業(yè)檔案管理工作的新標準和新要求產(chǎn)生矛盾。檔案管理必須與國家檔案事業(yè)的發(fā)展以及國有企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展狀況相統(tǒng)一，必須以創(chuàng)新式的思維來對待工作。尤其是信息化檔案建設(shè)進程的加快，傳統(tǒng)檔案工作中的知識和經(jīng)驗有很多已經(jīng)不再適應(yīng)當下和未來檔案管理需求。在硬件設(shè)備使用維護方面，在電子檔案的安全性方面都存在知識和技能的欠缺，這些都是國有企業(yè)檔案管理人員需要強化的地方。此外，在檔案利用方面，如何對檔案進行篩選、對檔案進行加工和提煉、提高檔案開發(fā)和利用效率也是現(xiàn)階段國有企業(yè)檔案工作人員需要重點提升的能力素質(zhì)。

4 新時代下國有企業(yè)檔案優(yōu)化利用策略

1）強化對檔案的正確認識。國有企業(yè)在國家和行業(yè)發(fā)展中的特殊地位決定了國有企業(yè)檔案及檔案工作十分重要。為此，必須強化企業(yè)內(nèi)部人員對檔案的正確認識，從個人利益的視角中走出來，能夠以集體利益、國家利益和社會利益來正確認識檔案工作，從而在行動上積極配合和參與到國有企業(yè)檔案工作中。通過企業(yè)網(wǎng)站進行檔案知識宣傳，在員工培訓(xùn)中滲透檔案工作意義，增強企業(yè)員工對國有企業(yè)檔案工作的思想認識。檔案部門人員及時了解和學(xué)習(xí)國家檔案事業(yè)的發(fā)展動向，結(jié)合國有企業(yè)檔案工作狀況，做好檔案資訊和檔案工作規(guī)劃的宣傳教育。

2）加快檔案信息化建設(shè)。國有企業(yè)檔案資源的開發(fā)利用效果在很大程度上取決于時間和空間的覆蓋率，因此檔案資源開發(fā)利用必須依靠信息化技術(shù)手段。圍繞國家檔案事業(yè)規(guī)劃要求，認真貫徹落實國家檔案部門制定的方針策略，加快推進國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)。一方面，從硬件設(shè)備設(shè)施方面進行完善和升級，另一方面加強對信息化檔案的過程管控，完善檔案信息化管理的標準和規(guī)范。結(jié)合當前的新媒體技術(shù)，對企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)的架構(gòu)進行優(yōu)化，完善硬件設(shè)施連接標準，對檔案管理對象的分類編碼、數(shù)據(jù)交換、安全技術(shù)、授權(quán)訪問等內(nèi)容制定具體的標準和作業(yè)流程，使企業(yè)信息化檔案管理的硬件和軟件資源優(yōu)化匹配，為檔案資源開發(fā)利用打好基礎(chǔ)條件。

3）加強人員的管理與教育。針對當前國有企業(yè)檔案工作人員在業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)方面薄弱或欠缺的方面采取針對性的提升。一方面，對信息化檔案管理的知識、操作技術(shù)，如硬件軟件使用和維護、電子檔案安全管理技術(shù)等內(nèi)容加強崗位培訓(xùn)。另一方面，從長期的檔案管理目標出發(fā)，優(yōu)化國有企業(yè)檔案管理隊伍結(jié)構(gòu)。檔案管理人員的學(xué)歷層次、管理人員的年齡結(jié)構(gòu)等都需要進行細致考慮，通過外部招聘的方式以及內(nèi)部培養(yǎng)的方式，構(gòu)建起穩(wěn)健的國有企業(yè)檔案管理隊伍，形成梯度式發(fā)展，使國有企業(yè)檔案管理隊伍適應(yīng)企業(yè)檔案管理的新環(huán)境，滿足檔案管理的長遠需求。

4）完善制度建設(shè)。檔案信息化管理模式下，檔案管理尤其是檔案利用制度也要做出適應(yīng)性調(diào)整。檔案開發(fā)利用首要條件是豐富檔案資源，為此進一步完善檔案收集制度。通過加大檔案收集力度、拓寬檔案收集范圍、延長檔案收集周期，豐富國有企業(yè)檔案資源，為檔案開發(fā)利用奠定基礎(chǔ)條件。檔案收集制度中，對檔案接收、檔案征集制定具體的條例和內(nèi)容，更有針對性地對不同載體類型的檔案進行收集。完善檔案資源整合制度。加快國有企業(yè)歷史紙質(zhì)檔案的信息化進程，完善檔案資源庫。此外，制定檔案服務(wù)制度，增強檔案工作人員服務(wù)意識，提升檔案資源服務(wù)水平。

5）創(chuàng)新檔案利用方式。在信息技術(shù)的支持下，檔案利用也逐漸向著信息化、智能化的方向發(fā)展。為了更好地發(fā)揮出檔案資源的效果，國有企業(yè)檔案部門應(yīng)加強數(shù)據(jù)收集和數(shù)據(jù)挖掘。通過各種技術(shù)軟件對用戶數(shù)據(jù)進行分析，科學(xué)把握用戶需求，提升檔案資源供給的精確性和實效性。另一方面，利用新媒體技術(shù)創(chuàng)新檔案服務(wù)方式。圍繞不同需求或不同的用戶群體，以更加適應(yīng)用戶的檔案資源分享利用方式滿足用戶體驗，在優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)水平下為用戶提供更加主動、更加個性化的檔案資源服務(wù)。

5 結(jié)語

如今，我國檔案事業(yè)已經(jīng)邁入到十四五規(guī)劃發(fā)展的新階段。為了推動國家檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，國有企業(yè)檔案管理部門及工作人員必須認真貫徹落實國家檔案法和檔案事業(yè)十四五規(guī)劃的方針思路，在工作中常做常新，善于發(fā)現(xiàn)問題，積極探索方法和策略，加快彌補檔案管理中的短板和弱項，在檔案利用方面加大工作力度，全面推進檔案利用體系建設(shè)進程。