加強工會文書檔案管理 提升工會工作水平

翟榮蘭

（內蒙古根河市阿龍山林業局有限公司工會，內蒙古 根河 022362）

工會文書檔案記錄的是工會工作的開展進度、職工表彰以及職工資料信息內容，是我國檔案管理的重要組成部分，對于切實保障工會工作的有效開展具有至關重要的作用。因此工會領導人員應當加強對工會文書檔案管理工作的重視程度，從制度建設、信息化管理、檔案管理制度建設以及開發檔案價值等角度著手分析，全面提升工會文書檔案管理工作的質量，切實保障職工基本權益，不斷提升工會工作質量和水平。

1 工會檔案的重要意義

工會文書檔案管理工作是對工會開展活動中一些重要信息的記錄，是珍貴的信息資源，是我國工會工作在不同階段發展歷程的重要展示，為工會領導人員制定決策提供真實而全面的信息。更為重要的是，工會文書檔案管理工作能夠在一定程度上保障職工的切身利益音，因此工會文書檔案管理工作具有較強的政治性和服務性特點。根據工作所需對工會文書檔案原始資料進行查找與歸納，能夠確定未來一段時間工會工作方向，為科學決策提供真實的信息資料，便于加強工會各級組織之間的信息分享和交流，極大地促進了我國工會工作水平的提升，實現工會創新發展。

2 工會文書檔案管理存在的問題

2.1 文件資料收集不完整

現階段我國部分工會組織在開展文書檔案管理工作時由于很多因素影響導致很多部門為了查閱資料方便并未將所有的資料信息和文件等上交至檔案管理部門進行歸納和留檔，長此以往導致很多完整的文書檔案文件被分成了不同的部分，影響了后期資料的查找與借閱。并且由于工會組織歷時長久，重要資料數量較多，由于某些工作人員對文書檔案工作缺少足夠的認識，便會擅自留存檔案資料，因此檔案管理工作一直無法得到有效地提升。除此之外，文書檔案管理工作人員自身并不具備較強的責任意識，對文書檔案相關資料的收集與留檔工作并不重視，導致某些涉及經濟利益以及人員獎懲等相關資料無法及時入檔，應先文書檔案管理工作的質量。

2.2 文書檔案管理工作過于繁瑣，常常出現紕漏

文書檔案主要以紙質文件為主，整理、收集、存檔的任務量較大，相關工作人員的工作壓力也與日俱增。并且在人工留檔工作中，相關工作人員可能無法嚴格遵守文書檔案管理規則對文件進行分類和留檔，并且由于每個工作人員自身對文書檔案的理解存在較大的差異性，因此對性質相同的文件也會出現幾種不同的分類方式，在一定程度上影響了文書檔案管理工作的規范性和有效性，另外以人工為主的文書檔案管理工作耗時較長，也常常由于人力因素出現不同程度的錯誤現象。

3 加強工會文書檔案管理工作質量的具體措施分析

3.1 構建綜合素質高、責任意識強的工會文書檔案管理隊伍

構建綜合素質高、責任意識強的工會文書檔案管理隊伍對提升工會文書檔案管理工作質量具有十分重要的作用。到人才市場中招聘專業人才，加入工會文書檔案管理工作隊伍當中，提升隊伍整體素質，或者是邀請具有豐富經驗的檔案管理人員深入工會開展講座活動，不斷提升文書檔案管理人員的綜合素質，幫助相關人員掌握先進的管理方法，創新管理理念，不斷提升企業工會工作水平。除此之外，工會領導人員要以身作則，讓文書檔案管理人員充分認識到文書檔案管理工作的重要性以及特殊性，形成較強的保密意識和管理意識，并結合實際情況構建完善的績效考核制度，對相關工作人員進行全面的監督與考核，激發他們的工作熱情，不斷提升工作質量，為全面提升工會工作水平奠定堅實的基礎[1]。

3.2 開展信息化建設，提升文書檔案管理工作效率

在互聯網+時代背景下，信息化管理方式被廣泛應用于社會各個領域當中并取得了卓越成果。因此，工會文書檔案管理工作應當適應互聯網+發展變化，積極開展信息化管理方式，充分運用信息技術對文書檔案資料進行收集、歸納、綜合和管理，不斷提升文書檔案管理工作的質量和效率，緩解相關人員的工作壓力[2]。文書檔案信息化管理，顧名思義就是借助信息技術將原始資料的文字、圖像以及視頻等形式的資料進行電腦掃描，實施電子化檔案管理。首先，不斷提升相關工作人員對信息技術的應用能力，通過培訓活動的形式提供他們的實踐操作能力，為工會文書檔案管理工作的順利開展奠定基礎。

3.3 完善文書檔案管理制度

工會文書檔案管理工作并不是一成不變的，需要結合時代發展要求對管理內容進行不斷的完善和優化，形成合理的工會文書檔案管理制度，大幅度提升工會工作水平。其一，明文規定工會文書檔案的工作責任以及內容，并結合不同地區工會組織活動的實際情況制定行之有效的工會文書檔案管理制度，將管理內容落實到相關工作人員身上。一般來說，工會文書檔案管理工作主要包含了文書檔案資料的日常收集、整理以及歸檔，因此在制定工會文書檔案管理制度時應當緊緊圍繞以上三方面工作，并對工會以往工會文書檔案管理工作中存在的不同類型的問題和矛盾進行細致分析，制定完善的應對措施，全面提升工會文書檔案管理工作效率和質量。其二，獎懲制度的制定與實施[3]。對工會文書檔案工作人員的日常工作行為進行有效的監督與管理，對責任心強，表現優異的工作人員進行獎勵，反之，對態度敷衍，工作常常出錯的工作人員進行適當的處罰，激發工作人員的工作熱情，讓工會文書檔案工作人員時刻保持嚴謹的工作態度，提升工作質量。其三，對文書檔案的收集、歸檔以及借閱等內容進行明確規定，負責各自的工作內容，并就工會文書檔案管理中出現的問題及時向相關領導進行反饋。除此之外，工會領導人員還要通過績效考核制度對相關人員的責任意識以及工作能力等進行考核并對工作內容進行合理的分配，充分發揮他們的價值，不斷提升工會工作水平。

3.4 積極開發工會文書檔案的重要價值

工會組織經歷了不同階段的發展常常會由于人為以及外力等因素導致工會文書檔案資料出現不同程度的損壞現象，嚴重者還會出現丟失以及遺漏問題，嚴重影響了工會工作水平。針對此種情況，工會文書檔案管理人員應當定期對檔案資料進行調研、查閱以及整理，嚴格遵守工會組織要求對工會文書珍貴資料進行存檔，確保檔案資料的真實性以及完善性，確保工會文書檔案管理工作的完善性以及科學性。除此之外，相關人員還要積極開發文書檔案的衍生價值，切實發揮檔案資料的重要意義，不斷提升工會文書檔案管理工作的效率和質量。

4 結語

綜上所述，工會文書檔案管理工作包含重要的檔案資料，是工會組織在不同階段活動的重要展示，因此在開展工會文書檔案管理工作過程中應當從制度、內容以及人員建設等方面進行著手分析，積極采取措施，不斷提升工會文書檔案管理工作的質量。