會計云檔案在財務共享中心的實踐與運用

梁 艷

（江蘇省淮安市旅游信息中心，江蘇 淮安 223000）

作為企業的重要部門之一，財務部門從企業的采購到銷售，對于科學合理的管理企業的資金，具有非常重要的意義。過去財務部門總結企業資金運行和收益狀況，主要是借助于人力和計算。而隨著不斷發展的科學技術，傳統的工作方式對于新時期企業發展需求已經無法提供滿足。而通過財務共享中心的構建，能提高財務部門的工作效率，對于企業健康發展，發揮有效的促進作用。在財政部印發的《國家檔案局關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》中，對會計憑證的法律效力進行了明確，并明確規定了具體操作層面的規范性問題。包括如何實施電子化報銷入賬歸檔等，提出電子會計憑證電子化單軌制，即企業不允許出現只存紙不存電子版的情況。《通知》提供了政策指引，并從政策上保障了智慧財務和數字財務的實施。

1 傳統的檔案管理存在的問題

首先，具有較高的生產成本和處理成本。因為需要打印，使紙質憑證具有較高的管理成本和處理成本。同時因為占據較大的空間，所以不容易進行查閱，導致實體紙質檔案具有較低的搜索效率，具有繁多的重復性工作，降低了使用效率。其次，與數字化和信息化要求無法適應。由于財務系統沒有密切關聯紙質檔案，造成紙質檔“信息孤島”案。

2 電子會計檔案在財務管理中的優勢

首先，利用云端能夠隨時訪問電子檔案信息。遠程訪問將空間感突破，借助于云技術和大數據等，可進行高效的使用。在高效查閱的同時，能夠實現高效的電子會計檔案管理。其次，利用數據挖掘技術進行有效信息挖掘，能夠將契合企業價值管理的信息尋找出來。通過有效使用電子會計檔案資料，以準確下達各項決策。再次，會計檔案管理平臺通過實時更新數據，能使電子會計檔案的實效性增強，并對信息的準確性提供保障。最后，節省成本支出。利用電子會計檔案能夠將紙質成本減少，通過系統自動完成大多數會計電子檔案，在優化人力資源管理的同時，還能達到高效管理。為此，可將會計電子檔案納入財務共享中心建設中，以促進企業數字化水平的不斷提升。

3 會計云檔案在財務共享中心的運用

3.1 對于數字化和標準化的云端檔案平臺進行構建

借助于財務共享中心的信息技術平臺，能夠實現一體化查詢、傳遞和接受檔案信息。通過充分利用檔案信息，以高效共享各類資源。

1）檔案采集方面。通過對接不同的業務系統，實現自動化數據采集。運用電子歸檔的方式，管理原始憑證和記賬憑證，建立并實現數據共享一體化，將企業內部各個系統之間的數據壁壘打破。在財務報賬流程方面，通過NC系統進行存檔，并生成憑證。為了更好地進行后續的管理審批，需要保存每一個電子影像文件。通過相關流程的完善，將人為調閱紙質憑證的頻率減少。利用系統，會計人員可進行財務處理和分析。為了實現財務全流程數字，可通過影像操作的引入，不斷改造紙質會計檔案管理模式。

2）檔案管理方案。檔案管理的一系列操作，如歸檔、查詢、保存等，可嚴格遵循檔案總局和財務部的相關規定。利用會計檔案平臺和影像系統，科學存儲會計檔案，并一一對應紙質會計檔案和電子信息，最終實現流程化信息管理。立足于當前實際情況，為了便于匹配和檢索，在歸檔處理紙質憑證時，可利用原始憑證條形碼。同時通過會計檔案管理系統的利用，對完整的電子信息進行保管，能夠真正實現全流程數字化管理會計檔案。

3）檔案查詢方面。為了提高企業財務自動化水平，實現財務的查檔復核，可開展更加靈活和便捷的財務工作，支持在系統中多維度查詢各類會計憑證。同時，利用會計檔案管理平臺，對于物理位置準確鎖定，實現精準定位。通過高度匹配電子和實物資料，能夠對會計檔案進行高效與科學的管理。在降低成本的同時，真正提高工作效率，為會計檔案的安全性提供保障。

3.2 建立完善的會計信息質量控制方式

財務共享中心運用會計檔案管理平臺管理會計檔案的重點，就是高度關注會計檔案的形成過程。通過完備的會計檔案管理制度的構建，對于技術設計進行革新，由此更加高效的跟蹤、搜集和處理信息。通過對內部質量管理職能的不斷強化，使失誤率最大限度地 減少。

1）設立校驗復核機制。首先，為了對信息的安全性和檔案數據的完整性提供保障，就需要對完備的校驗復核機制進行構建，實現各業務管理系統的標準化數據交換。其次，提取財會有用信息。將通過業務系統進行歸集的財會信息的類型設計好，并確定好形成時間點。通過嚴格把控節點，審核業務流程，最終形成檔案的時間節點。

2）嵌入區塊鏈技術的不可修改性。檔案數據必須是業務流程和業務系統提供的會計檔案管理系統收集的財務檔案信息內容，經過確認和審核，并且不可變更。之后可在后續業務中進行加工。為了加以集成應用，需要將區塊鏈技術中的不可篡改性嵌入其中。

3.3 加強云檔案重點環節的風險控制

為了避免出現偏差，對財務共享服務的整體質量提供保障，需要增加或提取財務共享中心的云檔案生成、流轉環節。

1）流轉環節風險。在共享中心中集中了各家單位的數據，因為有過多的環節，容易導致單據流轉不暢通。所以，目前非常重要的一點，就是進行嚴謹和完備的單據流轉流程。以時間為單位進行劃分，對其實效性進行分析，并對其正確性進行審核。同時，為了保證數據的安全性，還要指派專人定期傳送票據，由此促進會計數據準確性的不斷提升。

2）信息內容差異的風險。在數字化運行會計檔案的過程中，需要并行紙質和電子雙線，因此存在紙質與電子版的憑證信息內容不一致的風險。為了能夠對財務共享模式下會計檔案的質量提供保障，就需要建立邏輯上的一致性。通過實施專業化、標準化和集中化的會計檔案管理工作，對于財務共享服務處理下檔案處理不一致的風險進行有效規避。

3）邏輯不一致的風險。使用會計檔案管理平臺的價值基礎，就是從技術上保障紙質會計憑證與對應的電子會計檔案信息具備邏輯上一致性。概括而言，在會計核算處理流程中，從技術上校驗電子會計檔案和紙質檔案的一致性和真實性，并對電子信息和紙質信息的一致性問題定期進行抽樣檢查和復核。

4 結語

對于財務共享中心實施的會計檔案管理。通過實施科學化的管理流程，能開展更加便捷和方便的會計工作。新的歷史時期，共享模式的發展，提高了社會生產力和企業效率，對于高效運行財務工作，可謂是功不可沒。