事業單位檔案管理創新思路分析

周曉暉

（德州市衛生健康事業發展中心，山東 德州 253000）

筆者長期在衛生健康事業發展中心工作，對檔案工作的重要性深有體會。檔案重要的單位資源，記載了事業單位的重要事項、人事信息等，在信息建設高速發展的今天，檔案管理工作開展的質量和效率應該受到相關工作人員的充分重視。采用科學的方法保護檔案使其免受破壞并對檔案資源進行充分利用才能使檔案管理工作發揮出最大化的作用，才能體現出檔案管理工作的價值所在。創新性開展檔案管理工作要堅持辯證的態度，既要摒棄傳統低效工作方式又要繼承與發揚好的做法，在此基礎上進行檔案管理工作創新方能實現科學管理和 利用。

1 檔案管理存在的問題

1）數字檔案載體存在的問題。在衛生健康事業發展中心任職的這段時間內，筆者見證了檔案管理工作由紙質載體到電子載體的變化過程。筆者在工作時發現采用數字化載體進行事業單位檔案管理，雖然有很多優勢，但同時也存在一些弊端。數字化檔案管理需要事業單位抽調人力對數字化載體進行維護，也要分出管理精力維護數字檔案管理系統。由于數字檔案管理發展水平仍然不高，導致人們在調用檔案時比較繁瑣。尤其是一些記載復雜圖紙的檔案在進行數字化時需要耗費大量的時間和精力，反而使用紙質載體非常便捷實用。在這種情況下相關部門的工作人員傾向于選擇使用方便快捷的紙質檔案而不會選擇電子檔案，使得電子檔案的利用率不高，電子檔案在某些方面形同虛設。除此之外，部分單位的檔案管理工作還沒有進行數字化改革，仍然以紙質檔案作為主要的信息載體，在進行紙質檔案到數字檔案的轉化時工作量很大，長期以來檔案的錄入和整理都比較困難，效率一直不高。

2）檔案管理制度不完善。現階段，由于事業單位檔案管理工作的制度不完善導致檔案管理工作開展執行力不足，沒有配套的規章制度予以指導和約束。當前，我國事業單位的檔案管理采用的管理制度大體上一致，很多單位都是在照搬照抄現成的管理制度，沒有針對本單位的實際特點制定相應的管理制度。由于事業單位對管理制度沒有充分研究討論，導致一些制度并不適用于本單位的檔案管理工作，就會對檔案管理效率造成直接影響，對檔案管理工作創新造成較大阻礙。與此同時，由于檔案管理制度不完善導致對檔案管理工作的配套監督力度也不夠，檔案的各項審核工作都沒有扎實開展，一些單位甚至暴露出泄露檔案、販賣檔案的嚴重問題，給單位形象造成了惡劣 影響。

3）檔案管理缺乏創新。思想是行動的先導，只有提高檔案管理的重視程度，制定一系列鼓勵措施，對檔案管理優秀的個人進行獎勵表彰，才能激發工作人員的積極性。如果不采取一定的鼓勵措施，就會使工作人員在長期的枯燥檔案管理工作中失去積極性，形成惰性心理和行為，自然也不會對檔案管理工作進行創新。

2 新時期事業單位檔案管理工作的創新

1）載體創新。我國已經全面進入網絡化和信息化時代，雖然數字化檔案管理工作現階段仍然存在一些矛盾問題沒有解決，但信息化仍然是事業單位各項工作創新發展的總體趨勢。網絡給人們生活帶來的變化是觸手可及的，紙質檔案轉變為數字化檔案也僅僅是時間的問題，深入推進檔案管理的數字化、信息化和網絡化建設能使該工作安全性和效率出現明顯提高，也可以滿足用戶對資源共享的需求。為了解決檔案管理工作量巨大的問題，不妨對檔案管理工作進行創新。例如，可以降低檔案管理權限，讓每個工作人員都可以上傳檔案信息，這樣就可以顯著提高檔案錄入效率，及時完成檔案的上傳工作。為實現這個目的，事業單位的檔案管理部門可以建立資源云存儲平臺，實現資源的便捷上傳。除此之外，數字化存儲的載體也具有創新性，相比于紙質載體而言硬盤或者磁盤等存儲載體占用空間比較小，并且對檔案進行拷貝時比較容易，各種檔案信息可以方便地進行存儲也可以快捷的進行備份，因此載體創新不僅能提升檔案傳輸效率也能夠提升檔案管理的安全性。

2）管理創新。筆者事業單位檔案管理的主要對象是工作人員和管理工具，首先要對檔案管理的工作人員進行嚴格管理，成立監督部門對工作人員的檔案管理工作開展績效評價，要把檔案管理責任落實到個人，用嚴格的管理制度約束檔案管理工作人員的行為，從管理上防止檔案泄露。

現在的私人信息保護工作仍然有很多不到位的地方，我們的電話號碼也會以各種形式泄露出去，事業單位的檔案安全管理也面臨著類似的問題，因此一定要加強制度建設以全面提升管理水平。

在檔案管理工具創新問題上，筆者認為可以通過建立關系圖的方式加強檔案管理建設，厘清各類檔案之間的關系，使檔案管理思路更加清晰。還可以采取多種方式提升檔案的檢索能力，在檔案管理系統中新增關鍵字、詞檢索功能，還可以按照時間順序對檔案進行排序，開發按照一定時間范圍對檔案進行檢索等功能。上述創新思路都能夠使檔案管理和使用工作變得更加便捷，使檔案管理工作更加人性化。在檔案調用和使用權限的確定事項中要提高敏感性，一些公開性檔案可以放開查閱權限，允許全體人員查看檔案，對于一些涉密檔案要設置為部分人員可查看，防止隱私檔案泄露。

3）研發創新。科學技術是第一生產力，事業單位的檔案管理工作也是如此。檔案管理的相關軟件系統開發需要各種人才應用各種專業知識進行，在系統研發過程中還應該具有創新性思維，并且要廣泛采納基層工作人員的使用意見，最終實現事業單位檔案的一體化管理模式。進行一體化管理模式探索的核心理念是對檔案信息進行全面編研，通過技術手段將大量碎片化的檔案信息進行整合，查找信息之間的關聯性，以便于用戶在查閱檔案時獲取更加全面的檔案信息，以提升信息挖掘能力，同時為管理者提供更好的決策依據。

事業單位的檔案管理尤其復雜繁瑣，大量的檔案信息涉及基層工作者的根本利益，只有在建立檔案管理系統之初就做好各項基礎性的分類、整合工作，才能為后續檔案管理的良性發展打下堅實基礎。檔案管理的應用研發創新還要考慮到服務模式轉變，要將被動服務的模式轉變為主動服務模式，從根據用戶需求提供檔案服務到主動提供檔案服務的模式轉變，利用好微信公眾號平臺對檔案管理創新成果推廣，提高資源服務范圍。

3 結束語

檔案管理是事業單位最重要的工作之一，檔案管理工作的高效開展對事業單位各項工作正常運行的重要作用不言而喻。現階段我國進入了全新的歷史時期，各個領域都在經歷著深刻變革，檔案管理工作也在這場洪流中發生著巨大變化，在遇到了巨大挑戰的同時也迎來了全新的發展機遇。