事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策探討

胡翠蓮

（承德市磬錘峰國家森林公園管理中心，河北 承德 067000）

對于事業(yè)單位來說，檔案管理既基礎(chǔ)又復(fù)雜，也就是說檔案管理是內(nèi)部管理當(dāng)中的基礎(chǔ)工作任務(wù)，由于要處理的檔案信息復(fù)雜繁瑣，類別多樣，所以增加了檔案管理的難度。事業(yè)單位檔案不僅有著極強(qiáng)的服務(wù)效能，還記錄了單位的發(fā)展過程，可以為單位制定科學(xué)決策提供依據(jù)，當(dāng)然也可以通過檔案管理內(nèi)容的分析，發(fā)現(xiàn)單位發(fā)展中的實(shí)際問題為當(dāng)前的事業(yè)單位改革發(fā)展提供突破口。所以事業(yè)單位高度重視檔案管理，也在當(dāng)前的環(huán)境當(dāng)中探究改進(jìn)檔案管理的方法，不過其中仍然存在一定的問題和不足，需要單位立足實(shí)際找到問題并提出對策，以便為單位檔案管理提供借鑒。

1 事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

事業(yè)單位的發(fā)展建設(shè)水平和群眾的生產(chǎn)生活活動有著非常密切的關(guān)系，這也是當(dāng)前要求事業(yè)單位積極履職，發(fā)揮服務(wù)職能，滿足群眾要求的原因。由于檔案資料的真實(shí)與全面性，影響著單位發(fā)展決策的制定以及單位整體的運(yùn)轉(zhuǎn)，所以提高檔案管理工作是單位發(fā)展與時(shí)代發(fā)展的要求，必須要得到重視。事業(yè)單位首先應(yīng)該客觀分析檔案管理的現(xiàn)狀，明確實(shí)際管理工作中存在的問題和不足之處，以便在進(jìn)一步改進(jìn)當(dāng)中提出針對性的措施。一是檔案管理制度建設(shè)不足。檔案管理是專業(yè)化和嚴(yán)謹(jǐn)性的工作，所以想要解決好檔案管理運(yùn)行當(dāng)中的問題，首先應(yīng)該從制度建設(shè)方面著手。不過如今事業(yè)單位并未在檔案管理制度以及具體的工作細(xì)節(jié)準(zhǔn)則方面做好研究與分析，從而出現(xiàn)了檔案管理不規(guī)范和不科學(xué)的問題，也因此增加了信息泄露等不良問題的發(fā)生率，從而讓單位蒙受巨大損失。二是信息化管理水平不高。時(shí)代發(fā)展和技術(shù)進(jìn)步要求在檔案管理當(dāng)中引入信息化策略，但是當(dāng)前事業(yè)單位并沒有在信息化建設(shè)方面做好充分研究和落實(shí)，只是簡單錄入電子檔案不能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)信息的共享和利用，影響到信息化管理作用的發(fā)揮。三是檔案管理理念落后。事業(yè)單位對檔案管理重要性的認(rèn)知相對較低，沒有確立其在內(nèi)部管理當(dāng)中的地位，在實(shí)際工作中也沒有引入現(xiàn)代化的管理思想，從而給實(shí)際行動的改進(jìn)與落實(shí)帶來了問題。四是檔案管理人才培養(yǎng)有待加強(qiáng)。事業(yè)單位檔案管理要求高且非常專業(yè)與復(fù)雜，給工作人員提出了很高要求。但是由于單位缺少專業(yè)的話和綜合素質(zhì)高的管理人才，所以不能夠高質(zhì)量處理各項(xiàng)工作任務(wù)。

2 事業(yè)單位檔案管理的對策

1）推動檔案管理的信息化建設(shè)。科技的發(fā)展帶動了生產(chǎn)生活面貌的轉(zhuǎn)變，當(dāng)然也給當(dāng)前的事業(yè)單位改革建設(shè)提出了新要求?，F(xiàn)如今各種先進(jìn)的技術(shù)手段開始在不同的行業(yè)領(lǐng)域落實(shí)，當(dāng)然在單位的檔案管理當(dāng)中也可以對這種計(jì)數(shù)方法進(jìn)行運(yùn)用，從而助推檔案管理邁向信息化建設(shè)新階段。信息化檔案管理的顯著優(yōu)勢是可以確保管理質(zhì)量和效率，滿足信息迅速準(zhǔn)確查找利用的要求，當(dāng)然也能夠在很大程度上迎合時(shí)代要求。事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)方面，首先應(yīng)該注意運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)，根據(jù)單位檔案管理的實(shí)際要求建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)，把檔案資料納入系統(tǒng)管理體系當(dāng)中，基于微縮、光盤等技術(shù)進(jìn)行信息存儲，并根據(jù)信息利用需要基于信息化平臺進(jìn)行相應(yīng)處理。如果是單位內(nèi)部要使用檔案資料的話，應(yīng)該運(yùn)用該平臺進(jìn)行信息的溝通共享，保證信息利用的便利性。在信息化管理當(dāng)中，單位需要著重關(guān)注的問題就是解決好檔案管理當(dāng)中的安全問題，也就是通過一系列的安全技術(shù)、防病毒技術(shù)等等維護(hù)信息的完整性以及真實(shí)性，通過設(shè)置訪問權(quán)限的方式避免內(nèi)部信息泄露。

2）不斷完善單位檔案管理制度。沒有規(guī)矩不成方圓。制度建設(shè)能夠起到規(guī)范檔案管理行為的作用，對于事業(yè)單位的規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)來說至關(guān)重要。在日益復(fù)雜的發(fā)展環(huán)境和激烈的市場競爭背景下，事業(yè)單位為了尋求發(fā)展和突破需要在制度建設(shè)方面進(jìn)行發(fā)展，建設(shè)構(gòu)建完善的管理制度，使得檔案工作處理的每個環(huán)節(jié)和每項(xiàng)業(yè)務(wù)都有章可循，維護(hù)好事業(yè)單位的有序建設(shè)與長遠(yuǎn)發(fā)展。首先，事業(yè)單位應(yīng)該建立檔案保密管理制度，目的是維護(hù)檔案的安全，并做好對該制度的宣傳工作，讓單位工作人員可以真正意義上把檔案當(dāng)做國家財(cái)富，積極保守機(jī)密。其次，單位應(yīng)該積極完善資料移交以及獎懲制度，要求管理人員在具體的檔案處理方面認(rèn)真負(fù)責(zé)，遵守規(guī)范和規(guī)章制度，做到對各項(xiàng)檔案信息的應(yīng)收盡收，維護(hù)好信息的準(zhǔn)確性與完整性。最后單位需要構(gòu)建監(jiān)督考核制度，并建立專門的工作團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)對檔案管理的具體運(yùn)行情況進(jìn)行全面監(jiān)管考察，確保制度的落實(shí)效果，并做好制度規(guī)章以及行為規(guī)范的動態(tài)優(yōu)化。

3）與時(shí)俱進(jìn)更新檔案管理理念。隨著新時(shí)期的到來，信息的價(jià)值越來越高，用好信息財(cái)富是事業(yè)單位改革發(fā)展中需要重點(diǎn)關(guān)注的問題。檔案信息的開發(fā)利用以及檔案價(jià)值的提高離不開事業(yè)單位對檔案管理的高度重視，而且不管是單位領(lǐng)導(dǎo)還是普通工作人員，都需要對檔案管理建立正確的思想認(rèn)知，以便為單位的變革與信息管理提供關(guān)鍵支撐與有效動力。首先事業(yè)單位需要在單位整體工作體系當(dāng)中，特別突出檔案管理的地位，除將其納入單位發(fā)展規(guī)劃和戰(zhàn)略體系之外，還需要進(jìn)行大范圍宣傳，讓廣大工作人員意識到檔案管理不是可有可無的，只有做好檔案管理才能夠?yàn)閱挝坏拈L足建設(shè)提供保障。為了有效糾正以往工作人員面對檔案管理過于散漫的問題，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該做好示范和指導(dǎo)，在提高思想認(rèn)識的同時(shí)，還需要通過給其他員工做榜樣，來改變當(dāng)前檔案管理當(dāng)中的不良局面。在宣傳工作中，事業(yè)單位應(yīng)該反復(fù)強(qiáng)調(diào)做好檔案管理并不只是檔案管理人員的責(zé)任，還需要廣大工作人員與各個部門的協(xié)調(diào)配合，借此引導(dǎo)全員主動參與，建構(gòu)更加完善的檔案管理負(fù)責(zé)體系。

4）培養(yǎng)管理人才建設(shè)管理隊(duì)伍。事業(yè)單位的發(fā)展建設(shè)以及決策優(yōu)化都離不開檔案管理，而且這項(xiàng)工作專業(yè)而又復(fù)雜，要處理的綜合業(yè)務(wù)非常多，這就需要從業(yè)者擁有完備的知識和熟練的操作技能，同時(shí)還要有良好思想政治素養(yǎng)，在具體的工作當(dāng)中體現(xiàn)出極強(qiáng)的責(zé)任意識，始終保有對本職工作的熱情與耐心，從而做好檔案管理。如今事業(yè)單位當(dāng)中的檔案管理人員還有兼職人員存在，這就需要通過人才建設(shè)的方法解決檔案管理隊(duì)伍建設(shè)當(dāng)中的問題。事業(yè)單位一方面應(yīng)該定期組織開展專門的業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)活動，促進(jìn)廣大管理人員職業(yè)結(jié)構(gòu)的更新與完善，同時(shí)提升對職業(yè)道德建設(shè)的重視程度，保證廣大工作人員嚴(yán)守機(jī)密，提升政治敏銳度。另一方面要在人才引進(jìn)和選拔方面做好，嚴(yán)格把關(guān)，通過專業(yè)人才引進(jìn)的方式，彌補(bǔ)檔案管理中的不足，同時(shí)通過激勵機(jī)制建設(shè)，保證管理人才隊(duì)伍的穩(wěn)定性。

事業(yè)單位作為國家分支機(jī)構(gòu)，其發(fā)展建設(shè)效果影響著各行各業(yè)的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展，也影響著群眾的滿意度和實(shí)際需求的滿足。檔案是事業(yè)單位信息載體，影響著單位的發(fā)展，加強(qiáng)檔案管理，對于完善單位內(nèi)部管理體系來說至關(guān)重要。受到諸多因素影響，如今事業(yè)單位的檔案管理工作并不理想，在檔案管理措施的運(yùn)用方面與時(shí)代要求不一致，所以應(yīng)該提高對檔案管理的重視度，完善檔案管理制度，引入先進(jìn)技術(shù)手段，在吸收新知識技能的過程中落實(shí)檔案管理的全面改革。