淺談如何做好區縣城鄉居民養老保險業務檔案管理工作

劉玉梅

（云南省麗江市永勝縣檔案局，云南 麗江 674200）

城鄉居民養老保險是一項基本的社會養老保障制度，是社會安定的重要保證，也是社會文明進步的重要標志。實現“老有所養”是廣大人民群眾的熱切期盼。根據黨的十七大和十七屆三中全會做出的決策部署，2009年下半年，國務院決定開展新型農村社會養老保險試點，2011年啟動了城鎮居民社會養老保險試點。2012年，國務院在全國所有縣級行政區全面開展新型農村社會養老保險和城鎮居民社會養老保險工作。至此，我國基本實現了社會養老保險制度全覆蓋。

城鄉居民基本養老保險檔案是業務辦理中形成的原始依據，其重要性越來越受到管理部門和經辦機構的重視和關注。筆者根據近幾年來指導城鄉居民養老保險檔案建設的工作經驗，現就如何做好城鄉居民基本養老保險業務檔案管理工作，談幾點體會。

1 提高認識，把城鄉居民基本養老保險業務檔案管理工作擺在首要位置

各級城鄉居民養老保險業務經辦機構要以對現實負責、對歷史負責、對參保群眾負責的高度責任感，切實把城鄉居民基本養老保險工作業務檔案管理工作納入養老保險工作的重要內容，納入長遠規劃和目標管理之中。一是加強組織領導，成立檔案管理領導小組，設立專門的檔案室，配備專兼職檔案人員，完善檔案管理責任體系，為檔案管理工作的順利開展提供強有力的組織保證。二是層層落實目標責任制，將檔案管理和養老保險業務工作同部署、同實施、同檢查、同考核。一把手親自抓，分管領導重點抓，科室領導直接抓，形成一級抓一級，層層抓落實的良好格局。三是完善各項規章制度，規范管理。管理制度是促進依法治檔和做好日常檔案管理工作的依據和保證。力求制度細化、具有可操作性和指導性，具有明確的約束性，促進檔案管理工作的規范化、制度化。

2 加強管理，夯實基礎，嚴把城鄉居民基本養老保險工作業務檔案質量關

城鄉居民基本養老保險工作業務檔案形成于日常的社會保險業務經辦工作中，能否做好檔案管理工作，關鍵在于能否抓住日常工作這個重點環節，打好城鄉居民基本養老保險工作業務檔案管理的基礎。為此，要從社會保險檔案的源頭抓起：一是抓好業務經辦關。做好參保登記、繳費申報、基金征繳、賬戶管理、待遇核發和稽核等具體業務經辦過程中形成的各種資料，做到一月一整理，一月一立卷。基金管理過程中形成的財務管理憑證和各科室具體負責的統計報表、統計分析材料的收集、整理、立卷工作，做到及時整理、隨時立卷，按時歸檔。二是嚴把資料收集關。一要明確歸什么。城鄉居民基本養老保險工作業務檔案涉及的內容多，涉及的人員廣，因此要把經辦機構在辦理養老保險業務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄作為歸檔的內容。在業務經辦中重點要把握好登記環節、征繳環節、轉移環節、個人賬戶一次性支付環節、待遇核定環節、待遇支付環節、基本信息變更環節、個人賬戶對賬環節、催繳欠費環節、稽核審計環節、基金管理環節等各個環節形成的檔案資料。二要明確誰來歸。要做到責任到人，每一個業務環節的具體經辦人員要負責該環節材料的收集、整理、裝訂工作，經專職檔案管理人員審核合格后移交檔案室，再由檔案員確定保管期限、編號后歸檔。三要明確怎么歸。可通過兩個步驟來完成，即檔案收集、檔案整理。檔案收集時注意把有查考利用價值的材料收集完整，發現有缺失的及時補齊，做到真實完整。檔案整理時要使用檔案部門規定的統一制作的專用卷皮、卷盒和裝訂材料，每本卷都制作《案卷全引目錄》和《卷內備考表》，在各項簽字完整的基礎上做好收集、利用等情況記載，認真填寫卷皮內容，做到清晰、明確。三是把好養老保險檔案整理關。在檔案整理過程中，要始終堅持科學分類、合理組卷的原則。制定科學、清晰的工作流程和方法，對業務資料的鑒別、分類、排序、編目、裝訂等工作做詳細的規范，做到認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。同時實行層層檢查制度，嚴格把關，對原有養老保險業務資料分類不清的，由各科室業務經辦人員進行重新分類，對內容重復的進行剔除，對頁面殘缺的進行粘貼修復。對一些不符合要求的檔案資料，如資料破損不堪，字跡不清無法辨認，表冊簽字、蓋章不全等要想方設法進行補救。對缺失的材料，及時要求業務經辦人員，進行查實、補漏。對大小不一的材料，嚴格按照規定的尺寸進行整理、折疊、剪裁、修補、裱糊，力求確保歸檔文件材料完整、準確、系統、完整。

3 加強硬件建設，完善檔案庫房基礎設施

檔案基礎設施是檔案管理的物質條件。為了創造良好的管理條件，要重視檔案工作的投入，加強基礎設施建設，做到庫房與查閱、辦公三分開。檔案室要安裝防盜門窗，配置空調和符合國家統一標準的密集架及卷皮、卷盒等。檔案庫房配置吸塵器、加濕器、滅火器、裝訂機、溫濕度計等設施，達到防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防磁的“九防”要求。同時，根據工作需要配備微機、復印機、打印機、掃描儀等現代化辦公設備。為檔案管理工作的長期發展打下牢固的基礎。

4 加強檔案隊伍建設，提高檔案管理人員的技能和素質

檔案人員擔負著對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、利用等基本工作，加強檔案管理工作人員隊伍建設也是搞好檔案工作的首要前提。一是挑選合格的工作人員擔任檔案管理員，檔案人員必須在思想上具有高度的責任心、政治警惕性和嚴格的紀律性，在業務上要求做到熟、精、勤。檔案工作人員要轉變觀念，消除等待調卷利用檔案的思想，要積極思考如何更好的開發利用檔案信息資源，提高檔案利用效率。二是加強培訓，提高檔案管理人員的專業理論知識和實際工作能力。使檔案人員具有較強的業務能力，了解和掌握檔案基礎知識，掌握檔案整理工作的技能、流程和方法，做到政策熟、業務精。三是充分發揮網絡體系作用，專職檔案員一方面主動收集散存在科室和個人手中的檔案資料，做到不缺不漏；另一方面，經常與業務部門負責檔案工作人員加強聯系，不僅在業務上給予指導，而且在具體操作上積極參與，使科室檔案和參保人員綜合檔案同時進行規范化管理。四是開展經驗交流，提高檔案管理水平，互相取長補短，開闊視野，學習經驗，探討研究檔案知識，總結教訓，改進工作不足，提高工作效率。

5 結束語

總之，隨著城鄉居民基本養老保險工作的不斷發展，相應的檔案管理工作今后應更好地服從和服務于城鄉居民基本養老保險工作的大局，各級經辦機構要從城鄉居民基本養老保險工作業務檔案管理的實際情況出發，以實現檔案制度化、規范化、信息化、專業化管理為目標，以實行檔案綜合管理為手段，才能進一步提高城鄉居民基本養老保險工作業務檔案的管理水平，不斷推動社會保險事業健康、協調、可持續發展。