新時期綜合檔案室的建設之我見

宋 莉

（山西省陽泉市廣播電視臺，山西 陽泉 045000）

1 做好檔案管理工作的重要性

提及檔案管理，大多認為檔案管理就是一些文字性東西的收納存放保管，是一個簡單易上手的工作。但真正的檔案管理，是一個較為復雜、系統的工作，而且是持之以恒、循序漸進的，檔案管理包括了管理檔案、人事檔案、物資檔案、經營活動檔案，是一個單位的歷史積淀和行為記錄的重要手段。在現代企事業單位管理和經濟運行中，檔案工作決定了一個單位的整體管理水平。

1.1 可作為工作的重要參考依據

通過檔案的歷史記錄，可以有線條的分析過去發生的事件和行為，結合現階段的實際情況，整理歸納出更適應當今發展需求的管理手段和經營策略，明確目前工作的重點和中心，為進一步完善和改進工作有較強的參考意義和借鑒作用，保證了企事業單位內部的良好發展和穩定運行。

1.2 可完善和提升管理手段

一個企事業單位在市場競爭中不斷發展壯大，管理是必要的前提和重要的基礎。有效的檔案管理，可助力完善提升管理手段，充分激發和調動工作人員的積極性和創造性，提升工作的執行力，不斷優化和提升管理水平。也有助于發掘和激發員工的動能和潛力，使之以更加飽滿的熱情和狀態投入到本職工作中。

2 新時期檔案室建設的要求

在科技和信息化發展的時代，檔案管理也應與時俱進，適應社會發展需求，新時期檔案室的建設要遵循歷史、適應當下、考慮長遠，從檔案的安全、管理、便捷、增值等諸多方面充分考慮，建設優質的檔案管理環境，確保檔案管理工作提升到一個新高度。

2.1 檔案室硬件設施的規范性

做到檔案的標準化管理，檔案室的建設必須按照檔案存放要求的標準進行建設。檔案室的選址要包裝安全、便捷，防火防潮防水等需求，一般不建在大樓的頂層或地下室。隨著科技的發展，檔案室要滿足信息化和數字化的要求。檔案實體保管要滿足“資源為先、確保安全”的要求，檔案柜的安放要便捷，目錄要細化，并且檔案室的空間要留有足夠冗余，保證未來檔案實體的積累和保管。數字化檔案要針對不同檔案載體進行數字化處理，將文書、圖片、視音頻等載體文件，按照統一的標準格式進行采集、壓縮、分類、編碼、存儲。檔案管理要實現系統化的業務流程，針對不同品目、不同類別、不同密級的檔案，進行統一管理分發，既要保證檔案管理的完整性、安全性，又要考慮實際工作中檔案調閱分發的便捷性和保密性。要滿足檔案存儲、管理過程的自動化和網絡化，實現檔案的有效采集和完善存儲。

2.2 檔案室的管理系統的安全性

實現檔案的數字化存儲和信息化管理，要配備必要的管理系統，信息化管理的軟硬件的安全性，是做好檔案管理工作的基礎。檔案室的服務器，是不間斷工作的設備，既要保證服務器的可靠性，又要留有足夠的擴展空間和冗余需求，有條件的企事業單位，可以使用多機備份的方式來進行系統管理。同時要滿足防靜電、防水、防火、防磁的環境，電源要具備防雷、穩壓、恒流的條件，網絡系統要有防火墻，防止外來攻擊和各類病毒，系統軟件要有CA或者加密狗，來實現分級管理權限，通過人防、技防，保證檔案管理系統的安全可靠性。

2.3 檔案室管理的制度化

做好檔案管理工作，要制訂嚴格的檔案管理制度，對檔案管理的行為進行規范和約束。檔案的存檔、借閱、調用的審批制度，檔案的歸檔登記制度，檔案的定期巡檢制度、作廢檔案的銷毀制度、設備的巡更和維護制度，都要有明確規定，并有專人負責落實實施。定期對檔案室進行檢查，包括存放環境、系統運行規范、設備維護情況，都要有明確的責任人和負責人，對每次行為進行記錄，對隱患及時上報或排查，通過建立健全管理制度，確保檔案室的運行處于最佳狀態。

3 檔案價值的開發和利用

完整有效的檔案管理工作，對企事業單位的經營管理可以提供巨大幫助，做好檔案管理工作對于提升企事業檔位的經濟效益作用非常明顯。檔案作為無形資產，有效的開發利用可以提高生產力、提升企事業單位的經營創收能力。檔案的利用價值是與企業文化密切相關的，能完整呈現企事業單位的歷史沿革，發展過程中的成長歷程和遇到的困境或問題，可以為經營管理提供決策，提高員工的歸屬感和自豪感。人力資源檔案也可以作為人員培訓、晉升、調整崗位的重要依據，為企事業單位發掘人才、積累人才提供重要的依據和支撐。

4 結語

數字化、信息化的發展，對新時期檔案室的建設和管理提出了更高的于鏊求，各類企事業單位應充分認識到提升檔案管理水平帶來的歷史價值、社會價值和經濟效益，檔案管理工作雖然是無形的，對提升企事業單位的軟實力是特別有幫助的，加強檔案工作的管理，提升企事業單位競爭力，需要每一個管理人員和檔案從業人員認真深思、共同探討。