做好基層疾控中心檔案管理工作的策略

張 杰

（諸城市疾病預防控制中心，山東 濰坊 262200）

檔案管理是基層疾控中心運行發展中不可缺失的一項工作，它不僅為各級政府決策提供相應的信息依據，同時也為基層醫療衛生提供相應的服務。但就基層疾控中心本身而言，檔案管理工作尚未發揮實質性作用，其沿用的傳統管理服務模式，以及薄弱的管理水平，致使檔案管理運行存在多種制約因素，在此環境下，基層疾病預防事業難以快速發展，現實需求無法得到滿足。因此，目前要改善基層疾控中心檔案管理工作狀況，探究有效實踐策略，以此提升實際管理水平。

1 目前基層疾控中心檔案管理工作表現的缺陷

首先，目前基層疾控中心檔案管理中，不具備完善檔案管理要素是基礎問題之一。檔案管理工作是長期性、系統化以及標準性的工作，因關系疾病預防，還需要擁有一定的專業能力。而基層疾控中心多不具備較好的經濟條件，檔案管理無法及時引入先進的技術設備，包括防潮設備、電子處理設備等。同時，管理機制并不健全，尚未形成規范、嚴謹的參照標準，致使檔案管理工作難以按照標準制度規范整理、分類以及儲存，一些疾控檔案信息不完整，影響了后期的調用效果。其次，缺乏嚴謹性和專業化的管理能力。在基層疾控中心檔案管理隊伍中，人員總體素質參差不齊，一部分人員并不是專業人員，對于復雜檔案處理任務，很難高效、靈活地處理。加之學習培訓機會較少，不能及時掌握新的檔案管理理念和技術，這導致基層疾控中心檔案管理工作發展緩慢，無法深層次地發揮價值。

2 提高基層疾控中心檔案管理工作的策略

2.1 明確工作重點，實行分級管理

內容復雜、程序多樣，在基層疾控中心檔案管理工作是主要表現，做好此項工作，要求對重點活動有清晰的判斷，從而針對加強管理。其中包含了疾控檔案的評估分類、信息收集、篩選管理等，通常來說，檔案在構建后，等待相應的時間規整處理，檔案人員即需要評估其價值，基于重要程度和類型初步篩選，特別要留存和疾病健康相關聯的信息資料，為后期的使用和查閱做好準備。要注意的是，檔案的評估要求人員具備充足的專業知識和敏銳的眼光，使其可以在繁雜眾多的文件中精選具有價值的內容來保存，使得基層疾控中心的處理檔案效率，能夠明顯提升[1]。其次，基層疾控中心檔案管理中，對于信息收集工作，要求達到常態化與規范化。即在日常工作中，要有意識地鑒別所保存檔案文件的價值和完整度，對于沒有及時歸檔或不規范的文件信息要監督完善，在達到規范化整理標準后即可以裝訂歸檔。但在這之中，傳染病檔案管理需要拓展價值，要為今后基層疾控中心的查閱和調用，做好相應服務準備。那么，要有意識地關注疾病檔案的篩選。其中高度責任意識，對于檔案管理人員不可缺失，日常工作中，關于收集基層傳染病檔案，相關人員要規范處理，使其具有完整性和準確性。以科學的分類技術來立卷，從而構建目錄卷宗[2]。同時，還需要針對各種病種的傳染病資料來整理，防止出現缺失或者遺漏問題。最終，形成傳染病檔案管理體系，使其具有系統性、規范性特征，在圖像、文字等形式上，可以達到國家規定標準范疇，根本上為基層疾控中心工作提供高質量服務。

2.2 提升管理能力，給予有效支持

當前基層疾控中心面臨著復雜多變的環境，檔案信息愈加多樣，技術與行業融合，其所面臨的外部環境提出了更高標準的要求。所以，基層疾控中心要提升管理能力，需要在人員這一關鍵要素上進行干預，包括綜合素質的構建、業務能力的提升以及信息化建設方面，都要有所加強，以此在新的環境下給予檔案管理有效的支持。首先，基層疾控中心檔案管理工作中，人員行為驅動各項管理事務，而基層明顯支持力度不足，其體現在人員素質和業務處理能力上，無法靈活性、高效率地處理復雜的管理需求[3]。這要求基層疾控中心創建專業檔案管理隊伍，引入優秀、專業人員，滿足基礎業務管理要求，以確保達到規范性管理條件；同時，培訓教育方面，要加大力度，針對基層檔案管理人員，一方面，優化他們在這一工作方面的認知體系，從細節管理知識上進行強化；另一方面借助培訓教育更新專業管理技術，使基層疾控中心檔案管理人員及時吸收新的信息管理技術和理念。并聘請相關方面的專家，針對當前新的檔案管理環境和問題展開學術交流，從多個方面改善、提升基層疾控中心檔案管理隊伍整體的業務處理能力。

其次，著眼于信息化建設，應用現代信息技術，有效提升部門檔案管理效果。當前針對檔案管理涌入了先進的信息采集、數據分析、信息整理、查詢等高效率的信息技術，這為檔案管理提出了有效支持。所以，當下信息技術的優勢和價值，基層疾控中心要有所意識，并在建設檔案管理信息系統中，投入充足的資金和技術。從檔案管理相關的一系列環節著手，包括檔案收集、整理、儲存、查閱等，結合安全且高效的信息處理技術，并根據客觀環境的變化完善檔案數據庫，將紙質檔案與信息檔案有效銜接，以此為基層疾控中心的發展創建完善、成熟的檔案管理體系，從而提升檔案利用效率[4]。

2.3 完善管理要素，強化工作效率

檔案管理工作，在基層疾控中心中屬于系統化任務，要確保規范運行，現實中產生實質性價值，需要客觀分析現實問題，完善基礎管理要素，從而穩固、規范檔案管理的整體運行程序。一方面，從理念意識上強化檔案管理的重視力度。基層疾控中心人員，在工作責任意識方面，要有所強化，意識到檔案管理工作發揮的價值、在運行中的職能，同時疾控事業發展中，它所扮演的重要角色。從而讓每一位檔案管理人員，在真實操作檔案管理事務時，可以積極主動承擔責任，規范檔案管理行為，從而有效強化檔案管理質量；另一方面，制定健全的檔案管理工作機制。以基層疾控中心為客觀依據，聯合國家檔案局、衛生健康委員會等相關部門，確立統一且可行的疾控檔案管理標準，為各項檔案管理活動提供充分的參照[5]。同時，制定完善的制度，明確檔案管理人員責任，分級管理、層層監督，并且融入考核機制，針對基層疾控中心檔案人員的管理事務，定期展開考核，使其與績效結合，整體上引導檔案管理部門提高業務處理能力，促使基層疾控中心檔案管理工作，能夠在新環境中向前發展。

3 結語

基層疾控中心檔案管理工作面臨著管理能力薄弱、管理要素不足等問題，這使得各項檔案信息出現遺漏、缺失以及處理不規范等現象，從而影響了檔案服務質量。做好此項管理工作，要從理念意識、重視力度上有所改觀，通過培訓學習等方式，整體上提升檔案管理人員業務素質。同時要借助信息化技術，建設信息化檔案管理系統、完善基礎管理要素，確認檔案管理重心，提升基層疾控中心檔案管理水平，以更好地應對疾病預防工作服務要求。